Confier votre billetterie à Mapado implique que nous réalisions un ensemble d’opérations comptables afin de pouvoir commercialiser les billets de votre événement. Nous avons adapté l’ensemble de notre infrastructure pour être compatible avec le fonctionnement des organismes liés à la “comptabilité publique” française.

L’objet de ce document est de faciliter votre compréhension des différentes étapes, mais également servir de socle dans vos échanges avec votre recette principale.

Pour la billetterie en ligne (web/mobile), nous proposons aux structures rattachées à une comptabilité publique de fonctionner selon les règles d’un contrat de commission à la vente (L.132-1 du Code du Commerce).

Schématiquement, nous sommes des revendeurs de vos billets et opérons en notre nom, y compris en cas d’intégration sur votre site web.

Comptablement, Mapado est donc un client de votre structure, tandis que les spectateurs sont des clients de Mapado (dans le cadre de l’achat des billets) et des visiteurs / spectateurs pour l’organisateur le jour de l’évenement, comme cela est le cas si vous confiez une partie de votre quota de billets à Francebillet (Fnac, Carrefour, …) ou Ticketmaster (Auchan, Cultura, …) pour ne citer que ces deux revendeurs les plus connus.

Vous n’avez pas ainsi à comptabiliser les transactions une à une de chaque spectateur mais une transaction périodique vers Mapado lors du reversement.

Vous n’avez pas non plus à vous soucier de devoir signer des contrats avec des intermédiaires de paiement pour bénéficier de tous les moyens de paiement modernes (du type m-payment, e-wallets, …) à partir du moment où ceux ci sont disponible sur Mapado.

Dans la plupart des cas, vous n’avez même pas besoin de nous enregistrer comme “Fournisseur” mais seulement en “Client”. Cela ne sera nécessaire que si nous sommes amenés à vous facturer des services complémentaires (équipement, frais de remboursements en cas d’annulation d’un spectacle, ...)

Pour la billetterie sur place et manuelle (guichet / bornes automatiques / groupes et revendeurs), nous devons en revanche être considéré comme un simple “logiciel” : c’est vous qui encaissez directement les transactions une à une avec vos moyens de paiement habituels (espèce, CB, chèque, …) et nous mettons à votre disposition les documents nécessaires pour votre recette publique pour qu’elle puisse réaliser un rapprochement avec les encaissements.

Billetterie en Ligne

Sauf exception, nous agissons dans le cadre d’un contrat de commission à la vente (L.132-1 du Code du Commerce) complété d’un mandat d’auto facturation.

Cela revient à dire que Mapado est au centre de la relation commerciale puisqu’il agit en son nom pour le compte de l’organisateur :

Mapado commande des places à l’organisateur à un tarif donné
Mapado vend ces places aux spectateurs à un prix égal au tarif augmenté de frais de location
Mapado règle les places à l’organisateur après leur commercialisation effective

En pratique, pour un billet au tarif de 9 € et des frais de location qui s’élèvent à 0,49 € :

Mapado reçoit une facture de l’organisateur pour la place d’un montant de 9 €
Mapado revend cette place au spectateur à 9,49 €
Mapado procède à un virement de 9 € vers le compte bancaire de l’organisateur

S’il le souhaite, l’organisateur peut appliquer un tarif unique en prenant les frais de location à sa charge en diminuant de fait le montant auquel il commercialise les billets à Mapado. Pour appliquer ce choix à l’exemple précédent, cela donne :

Mapado reçoit une facture de l’organisateur pour la place d’un montant de 8,51 €
Mapado revend cette place au spectateur à 9 €
Mapado procède à un virement de 8,51 € vers le compte bancaire de l’organisateur

En cas de remboursement (annulation d’un spectacle par exemple), c’est à Mapado de procéder au règlement des spectateurs du montant payé (c’est à dire de la somme du tarif et des frais de location) après remboursement de l’organisateur:

Mapado reçoit un avoir de l’organisateur des places à rembourser
Mapado émet une facture à l’organisateur de frais de remboursement dont le montant TTC est égal au montant TTC des frais de location initiaux
Mapado rembourse le spectateur du montant payé (somme du tarif et des frais de location) par crédit sur sa carte bancaire

En pratique, pour rembourser un billet au tarif de 9 € vendu avec des frais de location de 0,49 € (soit 9,49 € payés par le spectateur) :

Mapado reçoit un avoir de 9 € de la part de l’organisateur
Mapado émet une facture de frais de remboursement à l’organisateur de 0,49 € TTC
Mapado rembourse le spectateur de 9,49 €

Au terme de l’opération, l’organisateur avait reçu un virement de 9 €, a fait un avoir de 9 € et a payé des frais de remboursement de 0,49 €. L’opération de remboursement lui aura donc coûté 0,49 €.

Ces exemples illustrent un fonctionnement unitaire mais pour vous simplifier les opérations comptables, les opérations entre Mapado et l’organisateur sont réalisées de façon périodique (par exemple, à la fin du mois, Mapado achète les 100 billets à l’organisateur qu’il a vendu à 9,49 € l’un pendant le mois écoulé, et réalise un règlement de 900 € par virement bancaire sur le compte de l’organisateur)

Comptablement cela se traduit par :

Un appel à factures et avoirs périodique

Il s’agit de la liste des billets que Mapado a vendu aux spectateurs que l’organisateur doit lui facturer. Il s’agit également de l’ensemble des places que Mapado a remboursé aux spectateurs et pour lesquelles l’organisateur doit lui comptabiliser des avoirs.

Nous n’attendons pas en retour la production de documents (factures ou avoirs) puisque notre mandat d’auto facturation vous en exempt. Mais votre comptable aura à saisir ces informations de son côté en comptabilité pour créer ces factures et avoirs dans votre comptabilité, notamment pour vos déclarations de TVA.

Éventuellement une facture de frais de billetterie (en cas de remboursement)

Celle ci rassemble l’ensemble des frais de remboursement. Elle est généralement réglée par mandat administratif (option la plus souvent retenue par les organismes publics) mais elle peut aussi l’être par compensation sur les créances (factures des billets à régler) si le solde est suffisant (option la plus souvent retenue par les organismes privés).

Ces documents sont créés et associés à chaque règlement qui peut être au choix de l’organisateur :
soit périodique (hebdomadaire, mensuel, …)
soit correspondre à la fin d’un événement organisé

Bon à noter : les sommes dûes aux organisateurs sont conservées sur des comptes bancaires distincts de ceux utilisés par Mapado pour ses encaissements habituels, et ce dès l’enregistrement de la transaction entre le spectateur et Mapado. C’est un fonctionnement que l’on pourrait rapprocher d’un “compte séquestre”. Ces comptes distincts de monnaie électroniques sont sécurisés auprès d’un opérateur bancaire agréé ACPR.

Enfin, il est aussi possible de vendre non pas directement des billets mais des contremarques à échanger contre des billets. Comptablement, cela revient au même dans la relation avec Mapado, mais cela peut s’avérer utile si vous souhaitez continuer de centraliser toutes les ventes sur un autre logiciel de billetterie en parallèle (qui serait par exemple utilisé en vente au guichet), notamment si vous avez des obligations particulières liées à votre activité (déclaration CNC par exemple).

Billetterie sur Place et Manuelle

Cette section est consacrée aux ventes réalisées avec :

notre backoffice de ventes manuelles (groupes et revendeurs)
notre solution de vente aux guichets ou en bornes automatiques

Les ventes manuelles sont constituées de “sorties de stock” (produisant une série de billets valides lors de l’événement) mais dont la vente est comptabilisée par ailleurs, via un logiciel de facturation tiers ou d’autres réseaux de distribution par exemple. Elles n’engendrent pas de frais de la part de Mapado.

Les ventes aux guichets ou en bornes automatiques sont comptabilisées précisément dans notre solution de billetterie. Elles engendrent des frais d’utilisation en fonction de l’usage.

Comptablement cela se traduit donc par :

Des sorties de caisse pour les ventes aux guichets / bornes automatiques

Pour chaque session de caisse (ouverture et fermeture d’une caisse par un opérateur), nous produisons un document détaillé par mode de paiement (espèces, chèques, carte bancaire, bons d’échange, …).
Il comporte l’ensemble des montants encaissés (ventes) et décaissés (remboursements).

Le journal des recettes

L’ensemble des ventes est accessible à l’aide de rapports paramétrables et téléchargeables sur l'espace Mapado Pro (choisir l'option "**Journal des Recettes**"). Les ventes sont ventilées par origine (guichet, ventes manuelles, billetterie online, …) avec pour chaque origine les différents montants de TVA collectées avec les taux correspondants.

Ce récapitulatif peut être produit à la demande, sur une période donnée (période de commercialisation - pour connaître le chiffre d’affaire et le montant de la TVA collectée lors du mois précédent par exemple) ou pour un événement donné (exécution de la prestation - pour connaître le chiffre d’affaire d’un événement par exemple).

Une facture des frais de vente au guichet / sur borne automatique

Elle regroupe l’ensemble des frais découlant de l’utilisation de notre plateforme de vente au guichet ou sur borne automatique. Sauf exception (utilisation exclusive de billetterie sur place par exemple), elle est intégrée au sein de la facture générale de frais de billetterie (et donc émise en même temps que celle des autres frais de billetterie en ligne, lors des opérations de règlement périodique de cette dernière).

Bon à noter : ces différents documents ont été construits après de nombreux échanges avec des recettes publiques dont dépendent plusieurs de nos clients afin d’être les plus pratiques, complets et simples à intégrer par la suite.
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