Confier votre billetterie à Mapado implique que nous réalisions un ensemble d’opérations comptables afin de pouvoir commercialiser les billets de votre événement.

L’objet de ce document est de faciliter votre compréhension des différentes étapes, mais également servir de socle dans vos échanges avec votre comptable.

Pour la billetterie en ligne (web/mobile), nous avons deux modes de fonctionnement possibles qui ont des impacts différents en comptabilité : transparent ou opaque.

Par défaut, nous fonctionnons en billetterie dite opaque.

C'est UNIQUEMENT dans les cas suivants que nous sommes en billetterie dite transparente :
Les événements dont la billetterie est assortie d’une TVA nulle
Les événements dont la réglementation impose un fonctionnement transparent
Les événements se déroulant hors de France

Un même organisateur peut avoir les deux fonctionnements en parallèle (par exemple, une salle en France accueillant d’une part une association ne réalisant qu’une représentation dans l’année et donc dont les billets ont une TVA nulle ... et une troupe à résidence se produisant chaque soir à TVA 5,5%).

La suite de ce document va vous éclairer sur ces deux modes de fonctionnement.

Elle aborde également la gestion comptable de la billetterie sur place et manuelle (guichet / bornes automatiques / groupes et revendeurs)

Billetterie en Ligne - Fonctionnement Opaque

Cela correspond à un contrat de commission à la vente (L.132-1 du Code du Commerce) avec un mandat d’auto facturation et une convention de paiement par compensation pour les frais de billetterie.

Pour schématiser, cela revient à dire que Mapado est au centre de la relation commerciale puisqu’il agit en son nom pour le compte de l’organisateur :

Mapado commande des places à l’organisateur à un tarif donné
Mapado vend ces places aux spectateurs à un prix égal au tarif augmenté de frais de location
Mapado règle les places à l’organisateur après leur commercialisation effective

En pratique, pour un billet au tarif de 9 € et des frais de location qui s’élèvent à 0,49 € :

Mapado reçoit une facture de l’organisateur pour la place d’un montant de 9 €
Mapado revend cette place au spectateur à 9,49 €
Mapado procède à un virement de 9 € vers le compte bancaire de l’organisateur

S’il le souhaite, l’organisateur peut appliquer un tarif unique en prenant les frais de location à sa charge. Pour appliquer ce choix à l’exemple précédent, cela donne :

Mapado reçoit une facture de l’organisateur pour la place d’un montant de 8,51 €
Mapado revend cette place au spectateur à 9 €
Mapado procède à un virement de 8,51 € vers le compte bancaire de l’organisateur

En cas de remboursement, c’est à Mapado de procéder au règlement des spectateurs du montant payé (c’est à dire de la somme du tarif et des frais de location) après remboursement de l’organisateur:

Mapado reçoit un avoir de l’organisateur des places à rembourser
Mapado émet une facture à l’organisateur de frais de remboursement dont le montant TTC est égal au montant TTC des frais de location initiaux
Mapado rembourse le spectateur du montant payé (somme du tarif et des frais de location) par crédit sur sa carte bancaire

En pratique, pour rembourser un billet au tarif de 9 € vendu avec des frais de location de 0,49 € (soit 9,49 € payés par le spectateur) :

Mapado reçoit un avoir de 9 € de la part de l’organisateur
Mapado émet une facture de frais de remboursement de 0,49 € TTC
Mapado rembourse le spectateur de 9,49 €

Au terme de l’opération, l’organisateur avait reçu un virement de 9 €, a fait un avoir de 9 € et a payé des frais de remboursement de 0,49 €. L’opération de remboursement lui aura donc coûté 0,49 €. Si le solde disponible est suffisant, les frais de remboursement sont réglés par compensation sur les créances.

Comptablement cela se traduit donc par :

Un appel à factures et avoirs
Une facture de frais de billetterie
Un récapitulatif de versement

Appel à factures et avoirs
Il s’agit de la liste des billets que Mapado a vendu aux spectateurs que l’organisateur doit lui facturer. Il s’agit également de l’ensemble des places que Mapado a remboursé aux spectateurs et pour lesquelles l’organisateur doit lui comptabiliser des avoirs.

Nous n’attendons pas en retour la production de documents (factures ou avoirs) puisque notre mandat d’auto facturation vous en exempt. Mais votre comptable aura à saisir ces informations de son côté en comptabilité pour créer ces factures et avoirs dans votre comptabilité, notamment pour vos déclarations de TVA.

Facture de frais de billetterie
Celle ci rassemble l’ensemble des frais de billetterie : frais de location, frais de remboursement et frais d’utilisation de la billetterie sur place (au guichet). Elle est réglée par compensation sur les créances (factures des billets à régler) si le solde est suffisant.

Récapitulatif de versement
C'est un document qui détaille les opérations effectuées qui mènent au montant exact versé sur votre compte bancaire. Pour chaque opération la pièce comptable correspondante est indiquée.

Ces documents sont créés et associés à chaque règlement qui peut être au choix de l’organisateur :
soit périodique (hebdomadaire, mensuel, …), soit correspondre à la fin d’un événement organisé.

Le montant du règlement correspond au solde des sommes revenant à l’organisateur sur le sous compte dédié à l'organisateur, c’est à dire la différence entre la somme de l’appel à factures et avoirs d’une part, et le montant de la facture de frais de billetterie d’autre part.

Billetterie en Ligne - Fonctionnement Transparent

Cela correspond à un contrat de mandat que défini dans l’article 1984 du Code Civil avec un mandat d’auto facturation et une convention de paiement par prélèvement pour les frais de billetterie.

Pour schématiser, cela revient à dire que Mapado n’est qu’un intermédiaire technique lors de la vente :
L’organisateur vend des places à des spectateurs.
Lors de cette vente, le montant de la vente est encaissé sur un sous compte bancaire dédié (équivalent d'un compte bancaire séquestre)
Mapado facture à l’organisateur des frais de billetterie par prélèvement sur ce sous compte bancaire dédié
Mapado procède au virement du solde sur le compte de l’organisateur

En pratique, pour un billet au tarif de 9 € et des frais de location qui s’élèvent à 0,49 € :

L’organisateur vend une place à 9,49 €, frais de location inclus, à un spectateur
Les 9,49 € sont encaissés sur un sous compte bancaire dédié
Mapado facture à l’organisateur des frais de 0,49 € réglée par prélèvement sur le sous compte bancaire dédié
Mapado procède à un virement du solde de 9 € vers le compte bancaire de l’organisateur

S’il le souhaite, l’organisateur peut appliquer un tarif unique en prenant les frais de location à sa charge. Pour appliquer ce choix à l’exemple précédent, cela donne :

L’organisateur vend une place à 9 €, frais de location inclus, à un spectateur
Les 9 € sont encaissés sur un sous compte bancaire dédié
Mapado facture à l’organisateur des frais de 0,49 €
Mapado procède à un virement de 8,51 € vers le compte bancaire de l’organisateur

En cas de remboursement, c’est l’organisateur qui procède au règlement des spectateurs du montant payé (c’est à dire de la somme du tarif et des frais de location) :

Il peut le rembourser directement par le moyen de son choix (espèce, virement, chèque, …)
Il peut faire un remboursement sur la carte bancaire utilisée du paiement via Mapado

Si le solde des fonds disponible revenant à l’organisateur sur le sous compte bancaire dédié est suffisant, le remboursement peut être immédiat, sinon, il faut que l’organisateur réapprovisionne ce sous compte bancaire dédié par virement, puis une fois les fonds arrivés sur le compte, il peut procéder à un remboursement

A noter : en cas de remboursement sur la carte bancaire utilisée lors du paiement, des frais de remboursement sont facturés mais un avoir d’un montant identique est réalisé, pour les compenser.

En pratique, pour rembourser un billet au tarif de 9 € vendu avec des frais de location de 0,49 €. L’organisateur doit procéder à un paiement de 9,49 € au spectateur. Il peut choisir :
De le rembourser sans utiliser Mapado : par espèce, virement, chèque, …
De le rembourser via Mapado sur la carte bancaire :
L’organisateur s’assure que son solde sur le sous compte bancaire dédié est supérieur à 9,49 €. Si ce n’est pas le cas, il procède à un virement vers ce sous compte bancaire dédié de 9,49 €
Mapado facture à l’organisateur des frais de remboursement de 0,49 €
Mapado fait un avoir à l’organisateur des frais de location de 0,49 €

Au terme de l’opération, l’organisateur avait reçu un virement de 9 € et a remboursé 9,49 €. L’opération de remboursement lui aura donc coûté 0,49 €.

Comptablement cela se traduit donc par :

Un récapitulatif des factures et avoirs émis
Une facture de frais de billetterie
Un récapitulatif de virement

Récapitulatif des factures et avoirs émis
Il s’agit de l’ensemble des factures (ventes) et avoirs (remboursements) que nous avons émis au nom et pour le compte de l’organisateur auprès des spectateurs.

Il y a notamment toutes les informations nécessaires pour enregistrer ces ventes et remboursements dans votre comptabilité, notamment pour vos déclarations de TVA (lorsque les billets présentent une TVA non nulle).

Une facture de frais de billetterie
Celle ci rassemble l’ensemble des frais de billetterie : frais de location, frais de remboursement (et avoirs sur les frais de location correspondant) et frais d’utilisation de la billetterie sur place (au guichet). Elle est réglée par prélèvement sur le sous compte bancaire dédié.

Récapitulatif de virement
C'est un document qui détaille les opérations effectuées qui mènent au montant exact versé sur votre compte bancaire. Pour chaque opération la pièce comptable correspondante est indiquée.

Ces documents sont créés et associés à chaque règlement qui peut être au choix de l’organisateur :
soit périodique (hebdomadaire, mensuel, …), soit correspondre à la fin d’un événement organisé.

Le montant du règlement correspond au solde des sommes revenant à l’organisateur sur le sous compte dédié à l'organisateur, c’est à dire la différence entre la somme du récapitulatif des factures et avoirs émises d’une part, et le montant de la facture de frais de billetterie d’autre part.
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