En rejoignant Mapado vous avez la possibilité d'importer votre fichier de contact. Pour cela, il suffit de nous fournir un fichier au format Excel (xls) comprenant l'ensemble des données à importer.

Chaque ligne du fichier correspond à un contact unique avec les informations correspondantes (nom, prénom, téléphone, email, ...)

Toutes les données qu'il vous semblent pertinentes de conserver peuvent figurer dans ce fichier.

Par défaut, les champs suivants sont pré-paramétrés dans votre contrat :

Civilité
Prénom
Nom
Adresse postale (numéro de rue, type de rue, rue, complément d'adresse)
Code postal
Ville
Pays
Fonction (professionnelle)
Email
Téléphone
Nom de la structure
Type de fiche (en particulier pour les structures)
Optin newsletter (RGPD)
Commentaire (un texte libre)

Libre à vous d'ajouter d'autres champs que ceux-ci. Il suffit de les faire figurer dans le fichier que vous nous fournissez.

Quelques précisions sur certains champs particuliers :

Email et Téléphone
Un contact peut disposer d'autant d'adresses email et/ou de numéros de téléphone que vous le souhaitez. Il suffit pour cela que le fichier fourni comprenne une colonne pour chacun des emails (email personnel, email professionnel, ...) ou numéro de téléphone (téléphone perso, téléphone mobile, ...)

Adresse postale
L'adresse est stockée dans le fichier client Mapado comme un champ unique multi-ligne. Cela permet de concilier la simplicité de saisie avec les recommandations de la Poste pour les envoi postaux.

Découpage de l'adresse

Vous pouvez nous fournir ce champ adresse soit sous forme d'une colonne par portion d'adresse ("adresse1", "adresse2", "adresse3"), soit d'un champ unique multiligne.

Optin Newsletter (RGPD)

Mapado respecte la Respecter les lois de protection des données personnelles pour nous aider dans ce sens, vous pouvez nous fournir en plus de l'information "abonné ou pas à la newsletter" la date de consentement ainsi que le message consenti (dans des colonnes complémentaires). Si vous ne nous fournissez pas ces informations, nous vous laissons la responsabilité de gérer le consentement sur les contacts correspondant.

Pensez à supprimer les colonnes que vous ne souhaitez pas conserver

Importer les structures

Dans Mapado, les contacts peuvent être rattachés à des structures. Si vous disposez déjà de cette structure de rattachement, pour la conserver il faut nous fournir, dans des colonnes consacrées, les informations suivantes :

Le type de fiche ("contact" ou "structure") afin de les distinguer
L'identifiant de la structure (un numéro unique identifiant la structure) : ID_FICHE
Pour chaque contact attaché à une structure, l'identifiant de la structure correspondante : ID_PARENT

Si ces informations ne sont pas fournies, les structures seront automatiquement créées à partir du nom de la structure.

Les contacts et les structures doivent se trouver dans le même onglet du tableau Excel. Seule la colonne "Type de fiche" permet de les distinguer.

Importer l'historique de participation aux événements

En complément des contacts, nous pouvons aussi importer l'historique de participation des contacts à vos événements.

Pour cela, il faudra que chaque contact dispose d'un identifiant unique (ID_FICHE) permettant de le relier à l'ensemble des événements auquel il a participé.

Dans ce cas, le fichier Excel fourni doit contenir, en plus de l'onglet principal contenant les contacts, un onglet "actions" pouvant contenir tout ou partie des colonnes suivantes :

Nom de l'événement
Tarif de l'événement
Date d'achat
Date de l'événement
Offre éventuelle appliquée à l'achat
Identifiant unique du contact (ID_FICHE)

Télécharger l'exemple de fichier Excel à nous fournir
Des couleurs ont été ajoutées au fichier d'exemple ci-dessus afin de vous permettre de comprendre les relations entre les lignes. Il n'est pas nécessaire de les faire figurer dans le fichier que vous nous fournissez.
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