En France, le marché de la billetterie est encadré par de nombreuses règles et obligations fiscales, juridiques et comptables.

Ainsi, si les organisateurs sont généralement conscients que chaque entrée (gratuite ou payante) doit être constatée par la remise d'un billet, ils ne se rendent pas forcément compte des autres obligations liées (en terme de contrôle des entrées, de conservation des données, …) qui sont fonction du mode de billetterie utilisé (billetterie manuelle, billetterie physique issu d’une solution informatisée, billetterie dématérialisée, …).

Les principaux textes applicables en terme de billetterie sont :

L’article 290 quater du Code Général des Impôts
Le cahier des charges de l’arrêté du 8 mars 1993 (relatif aux conditions d'utilisation de systèmes informatisés de billetterie par les exploitants de salles de spectacles, les organisateurs de réunions sportives et les exploitants d'établissements de spectacles) et modifié par l’arrêté du 7 octobre 2007 (Article 9 - Journal officiel du 5 Octobre 2007 - à l’occasion de l’encadrement notamment de la billetterie dématérialisée)
Dans le cadre d’un contrat de billetterie dit “transparent”, l’article 1984 du Code Civil définissant les contrats de mandat. Dans le cadre d’un contrat de billetterie dit “opaque”, l’article L.132-1 du Code du Commerce fait de même pour les contrats de commission à la vente.
Les règles comptables française applicables à tout commerçant, notamment en terme de régularité, de conservation, de sincérité et de fidélité (L123-22/23 du Code du Commerce).

Mapado SAS s’engage à respecter l’ensemble des lois, règles et obligations qui lui incombent, à fournir à ses clients les éléments comptables lui permettant de respecter celles qui les concernent, et à procéder à une veille réglementaire afin d’assurer une conformité continue et constante de ses solutions.

Dans la suite de ce document, nous illustrons plusieurs éléments concernant notre réponse en terme de délivrance des billets, de contrôle des billets à l’entrée, de contrôle par l'administration ainsi que de conservation des données.

Délivrance des billets

Vos obligations légales

Toute personne pénétrant dans un lieu de spectacle dont l’accès est conditionné par l’acquittement d’un droit d’entrée doit être munie d’un billet ou d’un ticket qu’il soit papier, matériel ou dématérialisé, et ce, même s’il s’agit d’une invitation.
BOI-TVA-DECLA-20-30-20-30-20120912 / §110

Le billet « papier » ou billet « matériel » est un support physique associé à un droit d’entrée et qui est nécessairement extrait soit d’une billetterie manuelle (carnet à souches), soit d’un système de billetterie automatisé ou informatisé.
BOI-TVA-DECLA-20-30-20-30-20120912 / §120

Le billet « immatériel » ou « dématérialisé » constitue un droit d’entrée dématérialisé. C’est une preuve d’achat qui peut être représentée sous la forme d’un code barre sur tout support (affiché sur l’écran du téléphone mobile, enregistré sur une puce, imprimé sur un document) ou d’un billet que le spectateur peut imprimer lui même sur support papier lors de son achat sur internet.
BOI-TVA-DECLA-20-30-20-30-20120912 / §140

Dans le cadre de séances organisées pour des groupes scolaires, le système informatique peut enregistrer et éditer un compte rendu global des droits d’entrée émis pour ces séances, mentionnant le nom de l’exploitant, le nom du spectacle, le cas échéant la séance, le nombre de droits d’entrée, la recette correspondante.
BOI-TVA-DECLA-20-30-20-30-20120912 / §220

La réponse de Mapado

En utilisant la billetterie Mapado (guichet/internet/mobile), vous répondez à vos obligations légales en proposant à tous vos spectateurs un billet qu’ils soit “matériel” (vente au guichet) ou “dématérialisé” (vente en ligne / sur mobile).

Vos invités sont également munis de billets “invitation” qu’ils peuvent également disposer, au choix, sur support matériel (billet papier) ou immatériel (email).

Vous êtes libre de choisir les formats de billet que vous pouvez proposer, selon vos envies et votre budget :
notre offre guichet permet d’imprimer des billets répondant aux cahier des charges sur des supports papier (avec ou sans souche détachable)
notre offre en ligne (internet/mobile) permet d’afficher son billet sur son téléphone mais peut également être imprimé, au choix du spectateur

Pour les scolaires (seule exception permettant d’eviter de devoir émettre un billet par personne), la facture récapitulative produite par Mapado propose l’ensemble des mentions obligatoires prévues par la loi et peut servir de compte rendu valablement édité.

Contrôle des billets à l’entrée

Vos obligations légales

Le billet issu d’un système de billetterie informatisé est composé de la partie qui reste entre les mains du spectateur et, éventuellement, d’un coupon de contrôle qui peut être retenu lors du contrôle effectué avant l’accès au lieu de spectacle. La souche est remplacée par l’enregistrement des informations relatives à l’entrée.
BOI-TVA-DECLA-20-30-20-30-20120912 / §170

La réponse de Mapado

En utilisant l’application “Mapado Scan” disponible gratuitement (App Store iOS et Playstore Android), vous scannez directement les billets à l’entrée : que ce soient ceux achetés en ligne mais également ceux édités au guichet : tous nos billets sont munis de codes barres et vous permettent ainsi de vous exonérer de détacher les souches de contrôles.

Vous n’avez plus non plus à conserver les souches des billets comme cela vous est imposé dans le cas d’une billetterie manuelle.

Les informations relatives au droit d’entrée (billet) s’affichent directement sur l’application et permettent d’assurer une corrélation entre le droit d’entrée acheté et la personne contrôlée (tickets nominatifs, tarifs réduits, …).

De notre côté, nous enregistrons de manière sécurisée l’ensemble des informations relatives à l’entrée (date et heure du contrôle d’accès, point de contrôle, ...).

En plus de l’application Mapado Scan gratuite utilisable sur n’importe quel smartphone, vous pouvez optez pour nos douchettes pro temps réel qui permettent de scanner de grands volumes de billets dans un temps très court, y compris dans des conditions difficiles (extérieur, faible luminosité, ...)

Contrôles par l’Administration

Vos obligations légales

Les obligations relatives à l’utilisation d’un système informatisé de billetterie sont prévues au cahier des charges annexé à l’arrêté du 5 octobre 2007.
(... extrait du cahier des charges ...)
Le système doit comporter des fonctions d’interrogation en temps réel afin de permettre aux agents de l’administration de visualiser et/ou éditer ces informations. Il doit en outre préciser si l’opération a donné lieu ou non à l’impression de billets.
Ces informations doivent être consultables et restituables en clair lors des opérations de contrôle.
BOI-TVA-DECLA-20-30-20-30-20120912 / §260

La réponse de Mapado

L’ensemble des informations est enregistré dans les systèmes informatiques de Mapado et notamment les informations de vente (date et heure d’achat, nom de l'événement, tarif, montant réglé, numéro de contrôle, numéro de commande, mode de paiement, …) et de contrôle (date et heure de passage au contrôle, identifiant du terminal de contrôle, compte utilisé pour contrôler, type de billet contrôlé, montant du billet contrôlé, …).

Nous disposons ainsi d’un niveau de finesse allant au delà de vos obligations légales.

Ces informations sont accessibles à tout moment depuis l’espace pro sous forme de Rapports paramétrables. Ces rapports sont au format Excel et peuvent être affichés ou édités à tout moment, et en particulier en cas de contrôle.

Des rapports de contrôles détaillés complémentaires peuvent être produits afin d’attester des opérations en cas de contrôle.

Conservation des informations

Vos obligations légales

Pour le système de billetterie délivrant des billets « immatériels » ou « dématérialisés », les données relatives à l’entrée doivent être enregistrées et conservées dans un système informatisé avant l’accès au lieu du spectacle.
BOI-TVA-DECLA-20-30-20-30-20120912 / §250

Les exploitants qui émettent des billets « matériels » en deux parties à partir d’un système de billetterie informatisé ne sont pas tenus de conserver les coupons de contrôle dès lors que les données relatives aux billets sont conservées pendant le délai de six ans précité et selon les modalités définies ci-après.
BOI-TVA-DECLA-20-30-20-30-20120912 / §300

Lorsqu’il est fait usage d’un système de billetterie informatisé, les données établies sur support informatique doivent être conservées sous cette forme pendant une durée d’au moins 3 ans, délai prévu à l’article L169 du livre des procédures fiscales, conformément aux dispositions du deuxième alinéa de l’article L102 B du livre des procédures fiscales.
A l’issue de ce délai de 3 ans, les documents et informations seront conservés sur tout support au choix du contribuable (...). En revanche, l’obligation de conservation sur support informatique autorise l’entreprise à ne pas constituer d’archivage sur support papier. Il en est de même des relevés journaliers de recettes ou des documents en tenant lieu établis sur support informatique.
BOI-TVA-DECLA-20-30-20-30-20120912 / §310

La réponse de Mapado

En utilisant la billetterie Mapado en ligne ou au guichet, toutes les données relatives à l’entrée sont stockées “à vie” sur les serveurs de Mapado en temps réel, dans le “cloud”.

L’organisateur n’a donc pas besoin de conserver une trace papier de ces informations s’il utilise l’ensemble de la chaîne de billetterie Mapado (vente en ligne Mapado + vente au guichet Mapado + contrôle par l’application Mapado Scan ou Douchettes Pro).

Ces informations sont sauvegardées de manière redondante dans plusieurs emplacements géographiques afin de palier à un problème global d’un de nos prestataires techniques. Vous pouvez également disposer d’une copie locale de ces données si vous le souhaitez.

Contrairement à une solution qui serait installée localement sur vos ordinateurs, il n’y a aucun risque de perte d’information s’il advenait que vos ordinateurs et/ou postes de travail soient indisponibles (virus, panne, fausse manipulation, …)
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