La billetterie Mapado propose plusieurs rapports afin de répondre aux différents usages.
Nous allons les passer en revue dans cet article afin de mieux comprendre ceux qu'il faut utiliser dans tel ou tel situation.

Bilan des ventes

C'est généralement le document le plus utilisé par les organisateurs. Il se trouve directement sur la fiche de chaque événement dans votre espace pro, dans l'entête de la zone de paramétrage des tarifs.

Vous en avez un PDF téléchargeable par séance (ou un PDF unique dans le cas d'un événement sans séance).

Il récapitule l'ensemble des ventes pour l'événement en question, par tarif, avec un récapitulatif final par moyen de paiement, par taux de TVA mais aussi l'aide aux déclarations (Sacem, CNV, SACD, Spedidam, ...)

Rapports statistiques

Les rapports statistiques sont se trouve dans la rubrique dédiée : Générer un rapport de l'Espace Pro.

Ils renvoient tous des fichiers Excel que vous pourrez personnaliser si vous le souhaitez.

Voici les rapports auxquels vous avez accès :
Données brutes (4 versions : par date de commande, par date d'événement, par date de contrôle et par réseaux de distribution)
Bilan jour de vente
Synthèse ventes et réservations
Bilan spectacle
Bilan représentation (détail des tarifs)
Bilan offres et abonnements
Fichier clients
Détail de caisse (guichet)
Journal des recettes

Nous vous proposons ci-dessous un aperçu de ces différents rapports avec pour chacun un descriptif, ses avantages et un exemple visuel du rendu.

Données brutes

Il y a 4 rapports "données brutes", ceux-ci vous renvoient un fichier excel donc chaque ligne correspond à un billet. Ce fichier contient l'ensemble des données dont nous disposons associées à chaque billet : montant du billet, montant total de la commande, numéro de la commande, date d'achat, événement concerné, date de l'événement, informations sur le client (nom, prénom, email, téléphone s'ils sont disponibles), nom du tarif, ...

Exemple de rapport "Données brutes"

En utilisant les fonctions de filtrage, de tri ou la puissance fonction "tableaux croisés dynamiques" de Excel, vous pouvez, à partir de ces fichiers réaliser toute sorte de rapport.

A ce titre, le fichier comprend également des colonnes avec le numéro du jour, du mois et de l'année. Ces informations sont très pratiques pour faire de synthèses par jour, mois ou année.

Les 4 rapports différents (date de contrôle, date de commande, date d'événement) se différencient par la date prise en compte pour récupérer les données. Par exemple :

Le rapport "Données brutes (date d'événement)" sur la période du 1er au 30 septembre 2017 renvoie tous les billets émis pour des événements se déroulant entre le 1er et le 30 septembre 2017
Tandis que le rapport "Données brutes (date de commande)" sur la même période renvoie tous les billets émis pour des commandes passées du 1er au 30 septembre 2017
Le rapport "Données brutes (date de contrôle)" sur la même période renvoie tous les billets contrôlés du 1er au 30 septembre.

Bilan jour de vente

Ce rapport détail les ventes par jour, tous événements confondus. Comme il figure aussi les moyens de paiement, c'est un bon outil pour avoir une vision de sa caisse sur une période donnée.
Les ventes en ligne, ventes guichet et ventes générées sont détaillées ainsi que les remboursements.

Exemple de rapport "Bilan jour de vente"

Ce rapport permet de suivre précisément, jour après jour, les encaissements en ligne et au guichet

Synthèse Ventes et Réservations

Ce rapport propose une synthèse de l'état des ventes par événement et par séance (pour vérifier sur un seul document l'état des ventes globale des semaines à venir et ainsi décider des actions à entreprendre).

Il se paramètre en lui indiquant une plage de dates correspondant aux dates des événements concernés (Par exemple, pour suivre les événements à venir dans le mois, il faut mettre en date de départ la date du jour, en date de fin, la date du même jour le mois suivant).

Bilan spectacle

Ce rapport propose un bilan par événement (un onglet du tableau Excel étant dédié à chaque événement)

Un premier tableau fourni un bilan global de l'ensemble des séances du spectacle. Ensuite s’enchaînent un tableau pour chacune des séances.

Exemple de rapport "Bilan spectacle"

En choisissant la plage de dates, ce sont les dates des événements dont vous souhaitez faire le bilan qu'il faut choisir (pas les dates de vente)

Bilan représentation

Ce rapport est une alternative au "Bilan spectacle" puisqu'il affiche sur une même feuille Excel l'ensemble des séances sur une période données** tous événements confondus**.

Ce rapport offre une bonne vision synthétique de l'activité pour les salles de spectacles.

Exemple de "Bilan représentation"

Bilan offres et abonnements

Ce rapport permet d'effectuer un suivi des offres, quelque-soit leur nature : abonnement, pack, offres couplées, ...

Un premier tableau détaille, en ligne, les dates de vente et en colonne les différentes offres commercialisées sur la période. Le tout étant détaillé par quantité et par montant.

Exemple de rapport "Bilan offres et abonnements"

Un second tableau permet d'identifier quels sont les événements qui sont plébiscités dans les offres. En un coup d’œil, vous pouvez voir quelle est l'offre et quels sont les événements préférés.

Exemple de détail du tableau de suivi des abonnements

A noter que certains événements pouvant se retrouver dans plusieurs offres, le total de ce second tableau n'est pas égal au nombre d'offres commercialisées (il lui est toujours supérieur).

Détail de caisse

Ce rapport permet d'obtenir le détail des moyens de paiements utilisés pour chaque commande d'une caisse.

Ce rapport est utile pour isoler rapidement une erreur de caisse (inversion de moyen de paiement, mauvais encaissement, ...)

Exemple de détail de caisse

Fichier clients

Pour exporter l'intégralité du fichier client, vous pouvez utiliser l'outil CRM proposé par Mapado (qui permet bien d'autre fonctions de filtrages. Toutefois, ce rapport permet d'exporter les clients des ventes d'une période précise.

Journal des recettes

C'est le document de suivi comptable principal. Il permet d'avoir un bilan complet des encaissements, en ligne et au guichet détaillé par moyen de paiement, par valeur facile du billet et taux de TVA.

Le premier tableau synthétise tous les encaissements par mode de règlement

Exemple de synthèse du journal des recettes

Le second tableau détaille les reversements sur votre compte bancaire des ventes en ligne sur la période

Exemple de détail des versements en ligne

Le 3ème tableau détaille les encaissement par canal de vente (en ligne, guichet, ...) et par taux de TVA

Exemple de détail par canal et taux de tva

Le dernier tableau détaille les encaissements par valeur faciale du billet

Détail par valeur faciale des billets

Vous remarquerez qu'aucun rapport ne comprend des informations relatives au moyens de paiement ET des informations relatives aux événements. Cela vient du fait qu'il est mathématiquement impossible d'affecter la quote-part d'une commande comprenant plusieurs moyens de paiement (espèces et carte bancaire par exemple) aux différents événements de la commande (pour une commande multi-événement). Exemple : comment distribuer un paiement de 11€ (4€ en espèces et 7€ en CB) sur 3 événements (un à 2€, un à 6€ et le troisième à 3€)
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