Gérer sa caisse de guichet

La caisse vous permet de comptabiliser les opérations effectuées au guichet en décomptant les encaissements et les décaissements par mode de paiement.

Chaque opération est enregistrée avec sa date de valeur et il n'est pas possible de supprimer une opération. Seule la compensation est possible.

Exemple : j'ai encaissé 10€ en espèce par erreur (au lieu de 10€ en chèque). Pour corriger cette erreur, un décaissement de 10€ en espèce sera ajouté (pour annuler le premier) et un encaissement de 10€ en chèque sera ajouté. On aura alors : 

1. Espèce : +10€ -10€ = 0€
   
2. Chèque : +10€

Une caisse débute à une heure donnée et se termine au plus tard après 24 heures ( comme l'exige la loi)

Fonctionnement de la caisse avec Mapado

Avec Mapado, une caisse s'ouvre dès qu'une opération effectuée au guichet génère un enregistrement : 

1. Une commande est créée
   
2. Une commande est remboursée
   
3. Un mode de paiement est modifié sur une commande
   

Pour accéder aux opérations enregistrées dans votre caisse, il suffit de cliquer sur l'icône correspondante.

Sur cet écran, vous aurez la liste des opérations réalisées dans la caisse en cours ainsi qu'un lien qui vous permet de voir la caisse en cours. 

Ce bouton permet de voir le détail les encaissements et décaissements pour chaque mode de paiement. 

Il est également possible d'accéder à l'ensemble des caisses en cliquant sur "Voir toutes les caisses". 

Mais il est aussi possible d'avoir cette information depuis le menu "Suivi" en allant sur "Comptabilité" et sur "Sorties de caisse". 

Depuis cette page, il est possible de télécharger le document de caisse (format PDF) d'une caisse ouverte (ou fermée).

Celui-ci ressemble au document ci-dessous complété des pages suivantes qui listent une à une chaque opération.

Bonnes pratiques dans l'usage de la caisse

Contrôler sa caisse juste après l'avoir fermée

1. Fermez votre caisse et vérifiez que le total indiqué sur le document de caisse correspond bien à ce que vous avez en réalité.
   
2. Si par mégarde vous avez enregistré un encaissement en chèque alors qu'il était en espèce, il sera plus simple de retrouver cette erreur dans la journée que plusieurs jours après.
   
3. En contrôlant et corrigeant vos erreurs chaque jour vous évitez aussi d'impacter vos futures caisses avec des corrections d'erreurs passées facilitant au passage la vie de votre comptable.

Ouvrir une caisse par utilisateur

En séparant les opérations par utilisateur, il est également plus simple de retrouver une erreur. Cela permet par ailleurs de responsabiliser chaque utilisateur sur le contenu de sa caisse.

Fermeture de caisse

1. La loi impose une fermeture de caisse au plus tard 24 heures après son ouverture. Si vous attendez la fermeture automatique, vous prenez le risque d'avoir des caisses qui se déroulent sur 2 jours consécutifs.
   
2. Les caisses sur deux jours sont plus complexes à lire et peuvent rendre plus complexe la recherche d'erreurs.
   
3. Par défaut, les caisses se ferment à 5h chaque jour. 
   

Vous pouvez prendre l'habitude de fermer votre caisse avant de quitter votre poste de travail ou bien paramétrer une heure de fermeture automatique depuis Paramétrage -> Identité : 

 

Pour la gestion des caisses au guichet sur l'écran "Sortie de caisse", notez qu'une personne avec des droits de Manager ou Administrateur peut voir les caisses de tous les collaborateurs.

A l'inverse, une personne n'ayant que des droits Guichet ne verra que ses propres caisses. Cela s'applique aux "multi-contrats". 

• Related Articles

• Connecter un tiroir-caisse à son guichet

  Si vous souhaitez que votre tiroir-caisse réagisse (s'ouvre automatiquement) lors des commandes passées au guichet, il faut vous assurer que celui-ci peut se connecter à votre imprimante thermique. En effet, il n'existe pas de lien direct entre votre ...

• ⭐️ Réaliser une réservation ou une vente au guichet

  Vente au guichet Ce parcours dédié à la vente au guichet sur Mapado vous permettra de connaître toutes les possibilités et astuces pour gagner du temps au quotidien. ? Formation vidéo ? Guide rédigé Interface guichet Le guichet de billetterie ...

• Gérer les Demandes sur Mapado

  Ce guide complet va vous guider dans la mise en place des demandes sur Mapado. Cas d'usage : Je souhaite que les écoles puissent effectuer des demandes sur mon tarif "scolaire" présent dans mes événements sans impacter ma jauge. Après cela, je veux ...

• Paramétrer et faire des ventes sur le planning

  La vue planning Dans ce module, découvrez comment paramétrer des créneaux de vos différents événements sur le planning et faire des ventes dessus. ? Formation vidéo (formation vidéo à venir) ? Guide rédigé 1. Comprendre l'usage de la vue planning ...

• ⭐️ Gérer les transactions sur les commandes

  Gérer les transactions Dans ce module, découvrez comment effectuer des actions de transactions sur vos commandes pour corriger, encaisser ou décaisser. ? Formation vidéo ? Guide rédigé Rendez-vous dans l'onglet "Commandes" puis cliquez sur une ...