Bonnes pratiques pour gérer sa caisse de guichet ?
Qu'est-ce qu'une caisse ?
La caisse permet de comptabiliser les opérations effectuées au guichet en décomptant les encaissements et les décaissements par mode de paiement.
Chaque opération est enregistrée avec sa date de valeur et il n'est pas possible de supprimer une opération. Seule la compensation est possible.
Exemple : j'ai encaissé 10€ en espèce par erreur (au lieu de 10€ en chèque). Pour corriger cette erreur, un décaissement de 10€ en espèce sera ajouté (pour annuler le premier) et un encaissement de 10€ en chèque sera ajouté. On aura alors :
- Espèce : +10€ -10€ = 0€
- Chèque : +10€
Une caisse débute à une heure donnée et se termine au plus tard après 24 heures (
comme l'exige la loi)
Comment fonctionne la caisse avec Mapado
Avec Mapado, une caisse s'ouvre dès qu'une opération effectuée au guichet génère un enregistrement :
- Une commande est créée
- Une commande est remboursée
- Un mode de paiement est modifié sur une commande
Pour accéder aux opérations enregistrées dans votre caisse, il suffit de cliquer sur l'icône correspondant
Sur cet écran, vous aurez la liste des opérations réalisées dans la caisse en cours ainsi qu'un lien vers le "récapitulatif de caisse"
Le récapitulatif de caisse détaille les encaissements et décaissements pour chaque mode de paiement (comme sur la capture ci-dessous)
En bas de ce récapitulatif, vous trouverez un lien pour accéder à l'ensemble des caisses en cours (ouvertes) mais aussi des caisses précédemment fermées.
Il est également possible d'accéder à l'ensemble des caisses depuis le menu "Suivi" puis "Sorties de caisse" (
accéder à l'ensemble des caisses)
Depuis cette page, il est possible de télécharger le document de caisse (format PDF) d'une caisse ouverte (ou fermée).
Celui-ci ressemble au document ci-dessous complété des pages suivantes qui listent une à une chaque opération.
Bonnes pratiques dans l'usage de la caisse
Contrôler sa caisse juste après l'avoir fermée
Fermez votre caisse et vérifiez que le total indiqué sur le document de caisse correspond bien à ce que vous avez en réalité.
Si par mégarde vous avez enregistré un encaissement en chèque alors qu'il était en espèce, il sera plus simple de retrouver cette erreur dans la journée que plusieurs jours après.
En contrôlant et corrigeant vos erreurs chaque jour vous évitez aussi d'impacter vos futures caisses avec des corrections d'erreurs passées facilitant au passage la vie de votre comptable.
Ouvrir une caisse par utilisateur
En séparant les opérations par utilisateur, il est également plus simple de retrouver une erreur. Cela permet par ailleurs de responsabiliser chaque utilisateur sur le contenu de sa caisse.
Fermeture de caisse
La loi impose une fermeture de caisse au plus tard 24 heures après son ouverture. Si vous attendez la fermeture automatique, vous prenez le risque d'avoir des caisses qui se déroulent sur 2 jours consécutifs.
Les caisses sur deux jours sont plus complexes à lire et peuvent rendre plus complexe la recherche d'erreurs.
Par défaut, les caisses se ferment à 5h chaque jour.
Vous pouvez prendre l'habitude de fermer votre caisse avant de quitter votre poste de travail ou bien paramétrer une heure de fermeture automatique depuis Paramétrage -> Identité :
(n'oubliez pas de cliquer sur le bouton "Enregistrer" pour que vos paramètres soient pris en compte)
NB : Pour la gestion des caisses au guichet sur l'écran "Sortie de caisse", notez qu'une personne avec des droits de MANAGER ou ADMINISTRATEUR peut voir les caisses de tous les collaborateurs.
A l'inverse, une personne n'ayant que des droits "GUICHET" ne verra que ses propres caisses. Cela s'applique aux "multi-contrats"
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