Echanger des contremarques au guichet (Billetreduc, Ticketac, OtheatrO/Cultur'in the city, ...)
Lorsque vous vendez des places pour vos événements par l'intermédiaire de réseaux ou distributeurs qui ne sont pas des billetteries (Billetreduc, Ticketac, Office du Tourisme, ...), ceux-ci émettent des contremarques à échanger au guichet le jour de l'événement. Au moment où le participant vous les donne, vous les convertissez en "véritables" billets (enregistrés, numérotés et conservés dans le respect des contraintes légales, compatibles avec votre solution de contrôle d'accès Mapado, ...).
Ci-dessous la procédure recommandée.
Etape 1 : j'enregistre chaque vente effectuée sur le réseau comme une réservation
Lorsque vous recevez la confirmation qu'une vente est effectuée sur le réseau (parce que vous recevez une notification par email de leur part ou bien parce que vous le constatez depuis l'interface de suivi du réseau), enregistrez la dans Mapado comme une une réservation (vente non confirmée).
Exemple sur la capture ci-dessous :
- le nom de l'acheteur est "Billetreduc"
- Le nom du participant est celui du porteur de billet (ici, Monsieur Chaîne)
Etape 2 : le jour J, j'émets les billets pour chaque participant
Lorsque le participant se présente au guichet pour échanger sa contremarque, il suffit de confirmer la réservation depuis la liste des participants.
Si vous n'utilisez pas les comptes clients
Au moment du choix du moyen de paiement, sélectionnez un moyen de paiement que vous aurez créé au préalable, dédié au réseau : par exemple "Revendeur", "Billetreduc", "Distributeur".
En procédant ainsi, vous pourrez suivre le total des encaissements de chaque réseau et le recouper avec leurs règlements.
Si vous utilisez les comptes clients
Au moment du choix du moyen de paiement, sélectionner "A percevoir plus tard". En effet, le règlement sera perçu au moment ou le réseau (Billetreduc dans notre exemple) vous règlera.
Etape 3 : lettrer vos ventes lors de la réception du règlement du réseau
Cette étape n'est utile que si vous utilisez les comptes clients
Lorsque vous recevez le virement ou le chèque du réseau, celui-ci est sensé correspondre à une liste de billets que vous avez confirmé à l'étape 2.
Rendez-vous dans le compte client du réseau en question et encaissez le règlement à l'aide du bouton "Encaisser / Décaisser" (capture ci-dessous)
Le crédit apparaît dans la liste des opérations, il ne reste plus alors qu'à "Lettrer" (faire correspondre) l'encaissement avec les commandes.
Le bouton " suggérer un lettrage" tente de faire correspondre automatiquement les encaissements avec les factures en pré-cochant les cases correspondantes
Cette procédure présente plusieurs avantages :
- Vous avez une vision immédiate du chiffre d'affaire consolidé par séance pour les ventes réalisées en direct (par Mapado) et les ventes réalisées par l'intermédiaire des réseaux de distribution.
- En personnalisant les billets, les participants remontent dans le fichier de contacts et vous pouvez suivre leur historique.
- Vos bilans des ventes sont complets sans avoir à récupérer d'autres documents pour faire le calcul de vos déclarations CNV, Sacem, ...
- Vos déclarations SIBIL sont alimentées aussi par vos ventes réseau de distribution
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