⭐️ Contrôler les participants à l'entrée de mon événement

⭐️ Contrôler les participants à l'entrée de mon événement

Tous les billets émis par mapado, qu'ils soient électroniques (téléchargés par les spectateurs depuis la billetterie en ligne) ou papier (imprimés au guichet avec une imprimante thermique) comprennent un code barre QR. Ce code barre est unique et permet d'éviter que le billet soit falsifié. Pour contrôler les entrées, plusieurs solutions s'offrent à vous.

Contrôle des participants avec Mapado Scan

Moyen le plus rapide de contrôler les entrées, utilisez l'application Mapado Scan sur douchettes ou smartphones.

Les douchettes comprennent un dispositif électronique de reconnaissance de code barre et sont efficaces dans des conditions difficiles : faible luminosité, fort trafic. Vous pouvez avoir un aperçu de leur prise en main depuis le guide de prise en main des douchettes. Si vous souhaitez passer commande de douchettes, vous pouvez consulter notre boutique en ligne.

L'application Mapado Scan est aussi disponible dans les store d'applications  Android Play Store  et  App Store Apple Iphone  est à installer sur votre propre matériel (téléphone Android ou Iphone). Cette application utilise l'appareil photo du téléphone pour retrouver le code barre du billet. Lorsque le téléphone dispose d'un appareil photo de faible qualité ou bien en condition de faible luminosité, les performances de contrôles peuvent être moyennes à faibles.




Contrôler les participants depuis le guichet

Depuis le guichet de billetterie Mapado, associée à chaque séance, la "liste des participants" affiche l'ensemble des commandes nominatives. Un bouton "Contrôler" permet de marquer la commande contrôlée (en totalité ou en partie) :




Contrôler des "justificatifs" de tarifs réduits à l'heure de la RGPD

Les justificatifs demandés pour les tarifs réduits sont souvent des données personnelles particulièrement sensibles du point de vue de la RGPD puisque relatif à une situation personnelle pouvant amener à des discriminations (attestation chômage, invalidité...) ou pouvant indiquer des convictions politiques ou syndicales (tarifs réduits pour les adhérents à tel syndicat ou les membres d'une association apparentée à un parti politique) ou religieuse (carte de lycéen ou d'étudiant dans un établissement privé lié à une religion). D'autres nécessitent une vérification de la carte d'identité (pour définir l'âge pour les seniors ou les enfants par exemple) qui est également sensible à demander.

C'est pour cela que nous  ne proposons pas l'envoi de documents justificatifs lors d'une vente en ligne pour éviter de tels risques de "fuite de données" (ou utilisation illicite sans le savoir). En prime, l'envoi de tels documents diminue fortement le taux de transformation lors de vente en ligne (l'acheteur ne possédant pas forcément les justificatifs pour tous les spectateurs lors de l'achat).

Nous vous déconseillons aussi de demander ces documents par email pour éviter une transmission de données personnelles sensibles (avec un stockage numérisé pas non plus évident).
La bonne solution est donc de vérifier ces justificatifs sur place… tout en étant efficace comme nous allons le détailler ci-dessous.

Info
Au préalable, n'hésitez pas à préciser sur vos tarifs que des justificatifs des tarifs réduits seront demandés sur place pour décourager la fraude en amont. 

Contrôle des documents sur place

Pour réaliser ce contrôle de justificatifs, nous avons identifié deux méthodes qui nous semblent efficaces :
  1. Si vous n'avez pas beaucoup de flux (petite jauge, répartition des entrées sur la durée...), vous pouvez simplement les demander au contrôle d'accès (de façon systématique ou aléatoire). En effet, lors du contrôle du billet, s'il est catégorisé en "Tarif Réduit", l'application vous indiquera (visuellement avec un une coche verte/bord vert et un son différent d'un tarif plein) qu'il s'agit d'un tarif réduit. Vous pouvez alors vérifier le type de tarif et procéder au contrôle de pièce si vous le souhaitez. Et pour certains tarifs (enfants, senior), un simple jugement visuel peut souvent suffire.
  2. Si vous avez beaucoup de flux, vous pouvez toujours faire ce contrôle en léger différé à l'aide de jetons (ou autre objet plus ou moins "unique" : certains lieux tamponnent des sous-verre...) en deux temps :
    1. À l'arrivée sur place, une affiche ou une personne indique aux spectateurs qu'il faut aller chercher un "jeton" pour les tarifs réduits au niveau d'un comptoir séparé de la fille d'attente de contrôle. Au comptoir en question (nous précisons un "comptoir" car ce n'est pas forcément à la caisse pour éviter les embouteillages en mélangeant personnes ayant déjà un billet avec ceux devant en acheter), une personne de votre équipe peut vérifier les justificatifs en fonction des billets et confie un "jeton" lorsque les justificatifs sont valides
    2. Au contrôle d'accès, quand la douchette indique une coche verte entourée d'un rond vert au scan, l'ouvreur demande le jeton en plus du billet qu'il récupère (pour pouvoir le réutiliser lors de la séance suivante). Si le spectateur n'a pas retiré son jeton, l'ouvreur peut l'inviter à aller le chercher au comptoir sans bloquer le reste de la file d'entrée (et s'il a le temps de réaliser le contrôle des documents, peut aussi le faire à ce moment-là évidemment) 

Conseils et astuces supplémentaires

  1. En cas d'utilisation d'une douchette de scan : nous vous conseillons au préalable de télécharger l'application de scan également sur votre smartphone pour prévenir d'un éventuel problème. 
  2. Si vous rencontrez un problème de luminosité pour scanner ou si l'impression du QR Code n'est pas de bonne qualité par exemple, vous avez la possibilité d'utiliser également la barre de recherche : TUTO
  3. Si vous disposez de plusieurs douchettes, n'hésitez pas à utiliser un compte Mapado Pro différent par douchette en cas de souci sur un compte en particulier. 
  4. Si vous doutez du bon déroulement du contrôle par scan des billets (mauvaise connexion par exemple), n'hésitez pas à télécharger au préalable la liste des participants PDF disponible sur chacune de vos séances : La liste des participants (point 8), vous aurez toujours la possibilité de scanner à posteriori depuis votre guichet (voir ci-dessus) ou en conservant les billets de vos participants pour les scanner par après. 
Info
Vous pouvez également télécharger la liste des participants en Excel et grâce à un filtre automatique appliqué à votre ligne d'en-têtes, filtrer la colonne Nom du Billet de A à Z, cela vous permet de retrouver les participants se présentant facilement sur liste
  1. Pour les "grosses" commandes (pour les commandes de scolaires par exemple), il vous sera plus aisé d'utiliser la fonctionnalité de scan depuis le guichet pour éviter de scanner chaque billet séparément. 
Info
En utilisant l'application Mapado Scan (sur mobile ou sur douchette), le son du bip de validation de scan est différent lorsque : 
  1. les billets sont valides
  2. les billets sont en erreur
  3. les billets sont valides et définis comme des tarifs réduits (familles de tarif)

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