Comprendre le fonctionnement de la télécollecte pour vos ventes en ligne
Comment fonctionne une télécollecte pour la VADS ?
La télécollecte pour les ventes en lignes consiste à une opération quotidienne qui fait le cumul des encaissements du jour, dont sont déduit les remboursements du jour, et qui est transmise à votre banque dans la nuit. Votre banque enregistre alors l'ensemble des opérations répertoriées dans la télécollecte. Cela fonctionne comme pour les télécollectes de votre TPE classique si vous en avez un.
Par exemple : Lorsque 100 places sont vendue lundi à 10 €, les acheteurs ont payé 1000 € par CB et votre compte bancaire reçoit une télécollecte le mardi de ces 1000 €.
De la même façon, lorsque vous remboursez une vente en ligne en choisissant de rembourser "sur la carte", nous déclenchons automatiquement le recrédit via Payline pour que l'acheteur soit directement remboursé sur le compte associé à la CB utilisée lors de l'achat. Payline applique alors ce montant en négatif dans la télécollecte du lendemain.
Par exemple : Lorsque 5 places sont remboursées le lundi à 10 €, les acheteurs sont remboursés 50 € par CB et votre compte bancaire reçoit une télécollecte le mardi de - 50 €.
Que se passe-t-il quand vous faites plus de ventes que de remboursement ?
Dans ce cas, la télécollecte a un solde positif, votre compte bancaire reçoit alors le montant en question le lendemain.
C'est le cas le plus fréquent car les remboursements sont relativement rares et les ventes compensent largement les ventes.
Par exemple : si on reprend l'exemple vu plus haut, avec 1000 € encaissé et 50 € remboursé, la télécollecte sera alors de 1000 - 50 = 950 €
Que se passe-t-il quand vous faites plus de remboursements que de ventes ?
Lors de grosses annulations (important événement annulé, comme pendant la période de pandémie) ou lors d'annulations en période de faibles ventes, il peut y avoir sur une même journée plus de remboursements que de encaissements.
La télécollecte se retrouve avec un solde négatif, et votre compte bancaire est alors ponctionné du montant en question le lendemain.
Si votre compte est insuffisamment alimenté (en comptant éventuellement le découvert autorisé), les remboursements seront alors en échec et nous n'avons pas toujours l'information côté Mapado de cet échec. Pensez donc à vérifier votre solde bancaire et le montant de la télécollecte si vous avez beaucoup de remboursements à passer.
Cela est particulièrement important si vous êtes dans le cadre d'un
compte de trésorerie au Trésor Public.
En effet Sur ce type de compte, le Trésor Public "vide" périodiquement le compte en question vers un autre compte.
Si vous voulez utiliser la fonctionnalité de remboursement dans ce cas de déséquilibre entre remboursement et ventes (davantage de remboursements que d'encaissements), il vous faudra
prendre contact avec votre trésorerie pour vérifier les montants disponibles et réapprovisionner le compte en question préalablement au remboursement.
Parfois, votre trésorerie vous orientera vers une solution alternative (remboursement par virement par exemple) si cela n'est pas possible. Vous pourrez alors noter les remboursements comme venant "de la caisse" en choisissant le mode de règlement correspondant.
Comment pointer les écritures de télécollecte ?
Vous pouvez accéder à deux documents pour vérifier que les montants que vous recevez sont les bons.
Depuis le menu "Suivi", dans la zone "comptabilité" :
- Centralisation de Caisse : sur l'onglet "En ligne", vous retrouverez le détail de toutes les commandes passées en ligne
- État comptable : sur l'onglet "Détail Jour Encaissement", dans le tableau par jour, dans la colonne "Balance / CB en ligne", vous avez les montants coïncidant avec la télécollecte du lendemain
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