Comment intégrer les ventes réalisées avec Mapado dans ma comptabilité ?

Comment intégrer les ventes réalisées avec Mapado dans ma comptabilité ?

Les règles de comptabilité en France offrent plusieurs façons d'intégrer les ventes que vous réalisez avec Mapado au sein de votre comptabilité.
Nous allons parcourir quelques unes de ces solutions, après un rapide préambule sur la simplification que nous vous proposons d'adopter ... mais des alternatives peuvent évidemment vous être conseillées par votre expert comptable ou commissaire aux comptes.

Grouper de multiples factures en une seule écriture comptable

Toutes les ventes réalisées avec Mapado sont justifiées par des factures (avec l'ensemble des mentions obligatoires et automatiquement numérotées conformément à la loi), y compris lors de ventes réalisées au guichet. Depuis votre espace Mapado Pro, vous pouvez envoyer par email ces factures aux spectateurs mais aussi les télécharger si vous en avez besoin pour votre propre besoin (dans le cas d'un contrôle ou d'une relance par exemple).

Cette spécificité vous permet d'appliquer la seconde méthode indiquée dans la suite du document pour l'ensemble de vos flux de billetterie avec Mapado, y compris pour les opérations dépassant le plafond des 76 € TTC (dites  opérations au comptant de faible valeur).

Ainsi, grâce à la création systématique de factures conformes, vous avez le choix entre :
  1. Solution 1 : Enregistrer toutes les opérations individuellement au jour le jour en reprenant les factures une à une. Il vous faut alors télécharger une à une les factures produites sur Mapado et les reprendre en comptabilité ...
  2. Solution 2 : Comptabiliser un état récapitulatif périodique (et a minima mensuel), sans avoir à ressaisir le détail de tous les encaissements grâce aux documents récapitulatifs que nous vous proposons de télécharger.
C'est évidemment la seconde solution qui est pratiquée par la plupart des organisateurs utilisant notre solution, pour une gestion simplifiée au maximum. C'est donc celle ci que nous allons détailler dans la suite de cet article.

A vous de définir la période de reprise dans votre comptabilité puis à chaque période, vous pouvez appliquer ensuite les méthodes indiquées ci-dessous.

Choisir sa stratégie pour comptabiliser le chiffre d'affaire

En matière de billetterie, vous pouvez avoir plusieurs stratégies pour comptabiliser votre chiffre d'affaire :
  1. Méthode 1 : Considérer vos recettes comme un chiffre d'affaire le jour où la vente est confirmée
  2. Méthode 2 : Considérer vos recettes comme un chiffre d'affaire uniquement le jour où l'événement concerné est passé
La première méthode fonctionne bien dans le cadre d'un lieu qui organise une activité récurrente (musée, parc de loisirs, ...), avec une saisonnalité de vente proche de la saisonnalité de participation et dont les coûts de fonctionnement sont globalement stables tout au long de l'année. 

La seconde méthode mérite de refléter d'avantage l'activité réelle de certains organisateurs : lorsque les ventes de la saison se font massivement à l'ouverture de la billetterie (au printemps/été avant la saison) alors que les spectacles réservés sont concentrés sur l'automne/hiver, il est plus logique d'associer les recettes en automne/hiver au moment de l'exécution de la prestation ... cela permet aussi de répondre au principe de prudence puisque un événement futur présente toujours un risque d'annulation ... ne pas compter en avance le chiffre d'affaire dans ce cas peut se révéler judicieux.  Cela permet aussi d'avoir une recette totale incluant les ventes au guichet du jour J.  C'est la méthode la plus souvent utilisée par les structures de spectacles (musique actuelle, théâtre, ...). 

A noter : si vos ventes se font au comptant, il est possible de regrouper cette étape avec celle indiquée plus bas (saisir les encaissements) et donc vous passer du passage par le compte 411XXX)

Choisir sa stratégie pour les déclarations de TVA

En règle générale, vous avez deux stratégies possibles pour votre déclaration de TVA :
  1. Méthode 1 : déclaration de TVA sur les débits, au moment où vous émettez la facture
  2. Méthode 2 : déclaration de TVA sur les encaissements, au moment où vous êtes réglés
Dans les documents que nous mettons à disposition sur votre espace Mapado Pro, et dans les exemples ci dessous, nous vous fournissons de quoi suivre la méthode 1 (TVA sur les débits au moment où vous émettez la facture) qui est la plus répandue et qui peut être utilisée par toutes les entreprises (les entreprises de biens sont obligées d'appliquer la TVA sur les débits, les entreprises de services peuvent opter pour l'une ou l'autre méthode).

Nous avons également noté que certains lieux déclarent la  TVA sur les débits (comme sur la Méthode 1) mais uniquement au moment où le spectacle se déroule (et considérant la prestation exécutée et donc la recette réellement attribuée que lorsque le spectacle a eu lieu, tout en étant homogène avec la comptabilisation du chiffre d'affaire vue au point précédent). Si vous optez pour cette solution, vous trouverez les chiffres correspondants dans les bilans par spectacle et représentation disponibles dans votre espace Mapado Pro, avec des récapitulatifs de TVA présents dans ces documents. Attention cependant à bien déclarer vos éventuels frais par commande (non liés aux spectacles) ou autres produits (merchandising, carte d'abonnement payantes, ...) au bon moment. N'hésitez pas à prendre conseil (expert comptable, centre des impôts, ...) pour mettre en place cette stratégie.

Vous pouvez enfin suivre la méthode 2 (TVA sur les encaissements) assez facilement si vous n'avez qu'un seul taux de TVA (en calculant vous même le montant HT sur vos encaissements).  La principale différence étant que lors de l'enregistrement des ventes, on utilise un numéro de compte de TVA "à l'encaissement" (44574X par exemple) que vous transférez lors de l'encaissement sur un compte de TVA exigible (44571X par exemple). Pensez également à modifier la mention par défaut sur les factures (nous y indiquons par défaut TVA au débit, mais vous pouvez ajuster cela dans le menu de Paramétrage).

Si vous optez pour la méthode 2, vous risquez d'avoir des complications si vous acceptez des règlements partiels avec des taux de TVA multiples.
Exemple : Une place à 50 € HT à TVA 5,5% (2,75 €) + une affiche à 20 € HT en TVA 20% (4 €), soit un total de 76,75 € TTC.
Si le spectateur paye un acompte de 20 € que vous encaissez ... quel est le montant de TVA qui a été réglé et à quel taux ? 

Comment mettre en place la comptabilisation du chiffre d'affaire dès facture

Le principe : mettre au débit un compte client (411XXX) et créditer directement les montants des factures dans les comptes produit 7XX XXX (chiffre d'affaire services) et donc 445 7XX (TVA collectée, ventilée en fonction des taux, lorsque votre billetterie est soumise à la TVA, et votre stratégie de déclaration de TVA)

Pour cela, téléchargez depuis votre espace Mapado Pro le rapport "Etat Comptable" pour la période concernée.
Dans celui ci, vous retrouvez un bloc avec l'ensemble de vos ventes / recettes avec le détail également des annulations. Le plus simple, si la balance des ventes est positive est de saisir la balance (plutôt que faire le détail des ventes au crédit et annulations au débit). 

Vous pouvez ainsi saisir une écriture datée du dernier jour de la période : (dans notre exemple, les ventes mensuelles de janvier, et la balance est positive à 1055 €)



Si la balance est négative, il vous faudra simplement inverser les colonnes débit et crédit.

Comment mettre en place la comptabilisation du chiffre d'affaire après événement échu

Le principe : mettre au débit un compte client (411XXX) et créditer directement les montants des factures temporairement dans les comptes 419 XXX (acompte/avance) et donc 445 7XX (TVA collectée, ventilée en fonction des taux, lorsque votre billetterie est soumise à la TVA, et votre stratégie de déclaration de TVA)

Pour cela, vous avez la possibilité soit de n'avoir qu' un seul compte d'avance pour l'ensemble des spectacles ... soit d'en créer un par spectacle (la plupart des structures qui ont un comptable en interne font cela : cela demande plus de travail mais apporte une traçabilité accrue et une relecture plus aisée en cas d'erreur de saisie).

Lors de la vente

Ensuite, téléchargez depuis votre espace Mapado Pro le rapport "Etat Comptable" pour la période concernée.
Dans celui ci, vous retrouvez un bloc avec l'ensemble de vos ventes / recettes avec le détail également des annulations. Vous pouvez porter au crédit les ventes et au débit les annulations ... ou à uniquement la balance (positive au crédit, négative au débit)

Vous pouvez ainsi saisir une écriture datée du dernier jour de la période : (dans notre exemple, les ventes mensuelles de janvier pour 1055 € puis de février pour 2110 €, répartis avec que des balances par spectacle positives et un taux de TVA unique de 5,5%)



Pour illustrer ce que donne un spectacle avec balance négative (dans notre exemple, en reprenant des ventes de Janvier totalisant 1055 €, on a pour le coup 100 € vendus sur le spectacle B mais 300 € annulés le même spectacle soit une balance de - 200 €), cela peut se reporter soit en indiquant que la balance :

Soit en indiquant les deux flux :


Après la représentation

Ensuite, après la représentation, vous pouvez transférer le total de recette HT de la représentation depuis le compte d'avance (419XXX) vers le compte produit (7XXXXX) : (dans notre exemple, le spectacle A a lieu le 15 mars)


Et ainsi de suite à chaque représentation. Vous pouvez retrouver le chiffre d'affaire HT de la représentation en question, soit dans le bilan des ventes PDF (téléchargeable sur chaque séance) soit dans les rapports (rapport "Bilan Représentation" / Onglet "Par Séance").

Saisir les bons cadeaux

Les bons cadeaux sont à saisir de façon particulière. Nous avons rédigé un guide dédié que nous vous invitons à consulter : 

Saisir les encaissements

Il vous reste alors à saisir les encaissements. Pour cela, on va créditer le compte client (411XXX) et débiter les différents moyens de paiement en face. Ce qui restera à la fin de chaque période dans le compte 411XXX correspond à vos ventes "en compte" (à percevoir plus tard). 

Généralement cette saisie est réalisée chaque jour pour pouvoir faire ensuite des rapprochements (avec les télécollecte CB, avec les dépots d'espèce et chèques en banque, avec les sorties de caisse) mais vous pouvez aussi le faire de manière plus espacée (par exemple une fois par mois).

Partons sur le principe d'avoir préparé dans son logiciel comptable les comptes suivants pour les moyens de paiement :
  1. 531 XXX (Guichet en Espèces)
  2. 511 1XX (Guichet en CB)
  3. 511 2XX (Guichet en Chèque)
  4. 512 XXX (Vente en ligne avec Monext Retail Online (ex Payline))
Cela donne par exemple une écriture : (ce jour là, nous encaissons 700 € donc 250 € en espèce, 50 € en CB sur place, 70 € par chèque et 330 € via la vente en ligne)




Si vous avez opté pour une TVA sur les encaissements, c'est aussi à ce moment là qu'il faut transférer la TVA vers le compte exigible : dans notre exemple, nous avons enregistré 1055 € de ventes dont 55 € de TVA ... mais nous n'avons encaissé ce jour là que 700 € TTC en TVA 5,5% c'est à dire 663,51 € HT + 36,49 € TVA, nous devons ainsi passer l'écriture suivante. Comme indiqué plus haut, nous ne fournissons pas de document calculant ce montant, vous devez le calculer par vous même.




Cas particuliers

Alternative à tout faire passer dans le compte client 411XXX

Quelque soit la méthode retenue, il est aussi possible de passer plutôt par un compte d'attente (419XXX) qui lui même est ensuite réparti lors de l'étape d'encaissement entre ce qui est réellement en compte client (411XXX) et ce qui a été réglé comptant (531XXX / 511XXX / 512XXX). Cela a pour mérite de ne pas faire grossir inutilement le compte client même si cela crée du coup des écritures complémentaires.

Les onglets annexes du rapport Etat Comptable vous permettent alors de séparer ce qui correspond à des paiements réellement relatifs à des commandes "en compte" des autres.

Dans ce cas, il faut utiliser le 419XXX à la place du 411XXX dans les écritures de chiffre d'affaire, et l'encaissement ressemblera alors à l'écriture suivante (dans l'exemple ce jour là, il y a eu 1055 € de vente dont 700 € encaissés ... et 355 € en compte) :