Répartir les moyens de paiement par événement ?
On nous pose souvent la question de répartir les moyens de paiement utilisés par spectacle ou par billet dans les différents documents de suivi.
Cependant, la tâche n'est pas simple. En effet, pour une seule commande, il est déjà complexe de répartir de multiples moyens de paiement sur de multiples événements avec de multiples billets n'est pas aussi trivial que l'on peut imaginer. Ou tout du moins, cela est l'objet de choix ou d'arbitrage.
Pour illustrer cela, prenons par exemple une commande avec :
- 1 billet tarif plein à 10 € pour L'Avare
- 1 billet tarif réduit à 5 € pour L'Avare
- 1 billet tarif plein à 12 € pour Hamlet
- 1 billet tarif réduit à 6 € pour Hamlet
soit un total de 4 billets pour 33 €
Supposons aussi cette commande payée avec des Chèques Culture pour 20 € et le solde en Espèces pour 13 € donc.
Il y a au moins deux grandes familles de répartition possible :
Proportionnellement (des moyens de paiement)
En appliquant une règle de 3, on arrive donc à 20/33ème en Chèques Culture et 13/33ème en Espèces
Sur le bilan de l'Avare :
- Tarif Plein : 6,06 € en Chèque Culture et 3,94 € en Espèces
- Tarif Réduit : 3,03 € en Chèque Culture et 1,97 € en Espèces
Sur le bilan de Hamlet :
- Tarif Plein : 7,27 € en Chèque Culture et 4,73 € en Espèces
- Tarif Réduit : 3,64 € en Chèque Culture et 2,36 € en Espèces
Cela semble la solution la plus élégante mais pose généralement problème quand on va "déposer" le chèque culture de 20 € juste après la représentation de l'Avare puisqu'il n'est pas sécable et donc le comptable ou la trésorerie attendent 9,09 € en Chèques Culture, et non pas 20 €.
De façon ordonnée (en répartissant progressivement les moyens de paiement)
Cette méthode consiste à répartir progressivement les moyens de paiement encaissés puis passer au suivant.
Reste à choisir un sens d'attribution ... et il y en a beaucoup.
On peut avoir ainsi par exemple :
Sur le bilan de l'Avare :
- Tarif Plein : 10 € en Chèque Culture
- Tarif Réduit : 5 € en Chèque Culture
Sur le bilan de Hamlet :
- Tarif Plein : 5 € en Chèque Culture et 7 € en Espèces
- Tarif Réduit : 6 € en Espèces
Ou complètement autre chose, en appliquant la même méthode mais dans un autre sens ...
Sur le bilan de l'Avare :
- Tarif Plein : 10 € en Espèces
- Tarif Réduit : 3 € en Espèce et 2 € en Chèque Culture
Sur le bilan de Hamlet :
- Tarif Plein : 12 € en Chèque Culture
- Tarif Réduit : 6 € en Chèque Culture
Et il en existe encore de nombreuses variations. Cependant, cette seconde méthode permet généralement d'avoir des chiffres plus "ronds" et même si le cas du chèque culture insécable reste problématique (20 € déposés juste après la représentation de l'Avare où pourtant seuls 2 € sont attendus dans ce type de moyen de paiement si je reprend le dernier cas vu ci dessus)
Et le sujet peut être encore plus compliqué ...
En cas d'annulations, l'une ou l'autre méthode révèle ses limites.
Par exemple, s'il faut annuler une place (le tarif réduit à 5 € sur l'Avare par exemple) :
- Allez vous pouvoir rembourser ? (selon le mode de répartition choisi, ce billet est payé totalement ou partiellement en chèque culture, sensé ne pas être remboursable)
- Faut il re-répartir les moyens de paiement à ce moment là pour rebasculer le maximum d'espèces sur ce billet ?
- Faut il rembourser avec les moyens de paiement associés ?
- ...
Ce sujet dépend beaucoup des choix de chaque structure qui peuvent radicalement changer la donne.
En comptabilité, c'est bien pour cela qu'on ne lie pas les encaissements avec la nature des produits mais seulement au niveau du règlement des commandes payées dans leur ensemble.
Cependant, nous savons que certains comptables / trésoreriers souhaitent des tableaux permettant de répartir par représentation les moyens de paiement utilisés.
Cela vient généralement d'un fonctionnement hérité d'une époque où la billetterie était "Jour J", sans mélange de plusieus événement, sans remboursement ou annulation.
Pour répondre à cette demande, après de nombreux échanges, nous avons finalement créé un rapport d'Encaissement par Evénement" fonctionnant selon des choix de répartition inspirés par les usages les plus fréquents qu'on nous a partagé. Mais tous les lieux ne l'utilisent pas car ils ont opté pour d'autres règles de répartition.
Cependant, c'est le seul document où vous aurez cette répartition de moyens de paiement par événement car il s'agit d'un choix de répartition potentiellement discutable : les chiffres sont "justes" selon nos choix et notre méthode, mais d'autres répartitions sont possibles comme expliqué plus haut. Hors, nous ne souhaitons pas "polluer" les autres documents avec ces choix pour ceux qui ont fait un autre choix de répartition des moyens de paiement par événement.