Comprendre les mouvements en compte (rapport recettes et encaissement ou bilan comptable)

Les rapports de suivi "Bilan comptables" et "Recettes et encaissements" comprennent un tableau qui indique les "Ventes et encaissements non équilibrés sur la période" avec un détail des "mouvements en compte".

Pour bien comprendre ce tableau, il faut commencer par définir deux notions fondamentales : les recettes et les encaissements.

Définition de "Recette"

Les recettes correspondent au chiffre d'affaire généré : le total du prix des billets achetés (et des frais éventuels)

Dans l'outil Mapado, on considère que la recette est confirmée au moment ou la commande est confirmée.

Au guichet, lorsque vous cliquez sur le bouton "CONFIRMER" d'un panier ou d'une réservation (capture ci-dessous), la recette est confirmée

Lorsque la commande est confirmée (et donc la recette), la facture est émise.

Définition d'encaissement

L'encaissement indique les sommes, en espèce, carte bancaire, chèque, ..., que vous avez perçue.

Pourquoi est-ce que Recettes et Encaissement ne sont pas toujours identiques (égaux) ?

Dans le cas classique de paiement au comptant : un participant se rend au guichet, achète sa place, paye et va au spectacle avec ses billets : 

- La commande est confirmée (la recette est confirmée)

- Le participant paye dans la foulée (l'encaissement est perçu)

Le total des billets est égal au montant encaissé. La commande est dite "soldée". C'est parfait.

Dans le cas d'une vente en ligne, la confirmation et le paiement sont simultanés. Donc là aussi, la commande est "soldée"

Il existe toutefois plusieurs situations ou recettes et encaissement ne sont pas simultané comme ci-dessus.

La vente (en compte) à des scolaires ou des entreprise (reste à percevoir)

L'établissement commande des billets et souhaite une facture pour régler par virement bancaire.

Comme il faut confirmer la commande pour émettre la facture, on confirme aussi la recette.

Toutefois, l'établissement règlera peut être cette facture dans plusieurs semaines : la date de la recette et de la facture seront alors différents)

L'encaissement d'une vente effectuée précédemment

C'est l'étape "encaissement" du cas décrit ci-dessus

L'utilisation d'un "lien de paiement"

Pour générer un lien de paiement, il faut confirmer la commande (et donc confirmer la recette).
Il arrive toutefois souvent que le participant qui reçoit le lien de paiement ne règle en ligne que quelques jours plus tard.

Comprendre les "mouvements en compte"

Les rapports "Bilan comptable" et "Recettes et encaissements" détaille dans un premier tableau les "Encaissements" et dans un second tableau les "Recettes".

Lorsque le total des deux tableaux, pour la période sélectionnée, n'est pas identique, l'écart est indiqué dans les "mouvements en compte".

Il est important de comprendre que les écarts entre Recette et Encaissement sont analysés "au cours de la période sélectionnée".

Exemple : Je génère un lien de paiement le 1 juillet et que la personne paye le 3 juillet.

- Si j'exporte le bilan comptable du 1 juillet, j'aurais un "mouvement en compte" qui indiquera qu'il manque l'encaissement de la commande

- Si j'exporte le bilan comptable du 3 juillet, j'aurai un "mouvement en compte" qui indiquera que j'ai un encaissement mais que je n'ai pas la recette correspondante

- Si j'exporte le bilan comtapbel du 1 juillet au 3 juillet, période au cours de laquelle nous avons les 2 opérations, alors, il n'y aura aucun mouvement en compte. 

A noter q'un détail de ces mouvements en compte, dans un onglet dédié, permet de comprendre d'ou vient l'écart (dans la plupart des cas, on est dans un des cas cités plus haut)

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