Comprendre et gérer les comptes clients

Comprendre et gérer les comptes clients

Les comptes clients permettent d'avoir une gestion plus poussée des encaissements et des décaissements lorsque vous autorisez certains de vos clients à vous régler plus tard.
Ils permettent : 
  1. D'encaisser de l'argent sur un compte client sans attribuer directement celui-ci à une commande (encaissement en compte)
  2. D'encaisser une somme pour solder plusieurs commandes d'un seul coup (lettrage)*
  3. De suivre les impayés au niveau du client (et pas seulement au niveau de la commande)
* Un encaissement unique aura lieu pour plusieurs commandes mais ne génèrera pas une facture unique -> une commande = une facture
La fonctionnalité des "comptes clients" est accessible sur demande auprès des équipes mapado (elle n'est pas activée par défaut)

La création d'un compte client

Lorsque la fonctionnalité de compte client est activée, dès qu'une commande n'est pas soldée au moment de sa création (il y a un "trop perçu" ou un "reste à percevoir"), celle-ci apparaît dans les comptes clients.

Pour créer un nouveau compte client, rendez-vous dans le menu Suivi. Ensuite, vous allez dans l'onglet Comptabilité et vous cliquez sur "Comptes clients". Sur cette page, cliquez sur "Créer un nouveau compte client" : 



Recherchez le contact pour lequel vous voulez créer un compte client et validez votre modification : 



Le compte client est créé : 



Vous avez la vue comptable depuis la fiche CRM de votre contact : 




Lister les comptes clients


La liste des comptes clients est accessible depuis le menu : "Suivi" / "Comptabilité" / "Comptes clients"

Dans la liste des comptes clients, pour chacun d'eux, s'affiche : le total dû par le client (Débit), le total encaissé (Crédit) et le solde.
Un solde négatif (comme ci-dessous) indique que le client doit de l'argent à votre structure.



Pour solder un compte client, il faut l'équilibrer : le total dû est égal au total encaissé.

Compte nominatif 

Dans votre liste des comptes clients, vous allez retrouver un compte qui se nomme "Non nominatif". Ce compte regroupe toutes les transactions qui sont déséquilibrées auxquelles vous n'avez pas attribué de compte client lors des commandes. 

Cela peut être le cas quand : 
  1. Il y a un reste à percevoir
  2. Il y a un trop perçu
Les bons d'achat sont aussi présents sur ce compte. 

Dans le détail de ce compte, vous avez la possibilité de modifier les informations de ce compte : 



Il ne faut pas modifier le nom de compte car il s'agit d'un compte global qui ne peut pas être attribué à un seul compte.


Le détail d'un compte client

Le détail d'un compte client comprend chaque opération réalisée sur celui-ci qui peut être de type : 
  1. Facture (suite à la création d'une commande)
  2. Encaissement
  3. Avoir (suite à une annulation)

Comprendre les différents types de comptes

  1. Compte client : Il s'agit du compte du client. Lorsqu'un spectateur achète un billet, son compte est crédité à la suite de l'encaissement qu'il a effectué (il a injecté de l'argent), et débité à la suite de la vente (il a utilisé cet argent pour acheter un billet). 
  2. Compte bon d'achat : Ce compte regroupe les sommes attribuées aux bons d'achat. Lors de l'achat d'un bon d'achat, ce compte est crédité. Lors du remboursement d'un bon d'achat, il est débité. Et lors de l'utilisation d'un bon d'achat, ce compte est débité, lors du remboursement de cette utilisation, il est recrédité. 
      Exemple :
  1. Un spectateur achète un bon d'achat en ligne = création d'une ligne d'encaissement au crédit.
  2. Un spectateur utilise son bon pour acheter une place = création d'une ligne facture au débit.


  1. Compte d'attente : On retrouve ici seulement les bons d'achat "à percevoir plus tard". A noter que ces comptes doivent être déséquilibrés le moins possible pour impacter le moins possible la comptabilité. 

A noter que ces comptes sont séparés, chaque client peut avoir des transactions liées à l'un ou l'autre des trois comptes. 

Comprendre le résumé du compte



Solde : Prend en compte le compte client et le compte d'attente. Cela permet de repérer facilement un éventuel déséquilibre d'un des deux comptes (client et/ou attente).

Solde bons d'achat : Ce solde est à part et il est rattaché au compte bons d'achat. Si vous avez besoin de le faire apparaitre dans la liste des comptes clients, il suffit d'appliquer le filtre suivant : 


Mais ce solde est toujours disponible dans le détail du compte client. 

Comment équilibrer un compte client dans la pratique ?

Pour équilibrer un compte client, il faut que son solde soit nul. Pour cela, il faut que chaque facture (et donc chaque commande) soit compensée par un encaissement.
Vous pouvez solder une commande de deux manières :
  1. Depuis le menu Actions de la commande en question en cliquant sur "modifier les moyens de paiement" puis en saisissant le mode de paiement et le montant 


  1. Depuis le compte client en question, en cliquant dans un premier temps sur "Encaisser / décaisser" pour encaisser une somme puis sur "Lettrer" afin de faire correspondre la somme et la ou les factures correspondantes.