Créer un événement test pour simuler des ventes
Si vous lisez ce guide c'est que vous êtes en train de prendre en main la plateforme Mapado.
Vous avez normalement passé les étapes de mise en place de votre contrat (ainsi que du contrat de vente à distance), vous avez également paramétré vos éléments de communication (ainsi que la charte graphique de votre billetterie en ligne), vous avez aussi ajouté tous vos événements et paramétré votre grille tarifaire.
En quelques mots, vous êtes quasi prêt à ouvrir les ventes avec votre nouvelle solution de billetterie.
Ce guide va vous expliquer comment gagner encore en confiance en vous exerçant sur des ventes "test". Suivez le guide.
Le principe de ce guide consiste à créer des ventes sur un événement test. Ces ventes seront ensuite annulées afin qu'elles ne subsistent plus dans votre historique.
A noter toutefois : les ventes "test" continueront d'apparaître comme "remboursées" dans les documents comptables. Cela n'est généralement pas un problème mais il est bon de l'avoir en tête.
Créer un événement test
Commencez par créer un événement spécifiquement dédié à vos tests. Pour cela, rendez-vous sur le menu Evènements, cliquez sur " Gérer et créer mes événements " et en bas à gauche de l'écran cliquer sur "Créer un événement" :
Voici quelques conseils pour paramétrer votre événement de test :
- Nommez votre événement "Test". La photo et le descriptif ne sont pas importants.
- Dans la partie "Séance", ajoutez une séance à une date / heure à la date du jour ou au lendemain, ainsi l'événement Test n'apparaîtra plus dès vos tests terminés.
- Dans les "Tarifs", ajoutez quelques tarifs différents qui vous permettront de faire vos tests.
- Pour le paramétrage de la "Salle", préférez créer votre événement en placement numéroté (si votre lieu le propose) afin de pouvoir tester les aspects de replacement. Si votre lieu ne propose que le placement libre, choisissez "Placement libre".
A la validation, retournez à la liste des événement pour retrouver votre événement-test. .
Une explication détaillée de la création d'événement est disponible depuis le guide suivant : Ajouter un événement en billetterie
Mettez en vente votre événement test
Modifiez la visibilité des tarifs de votre événement afin qu'ils ne soient pas visibles en ligne.
Pour cela, cliquez sur le crayon au bout de chaque ligne de tarif et dans la fenêtre, dans la zone "disponibilité", laissez cochée uniquement la case "Disponible sur votre guichet". Validez.
Votre événement devrait ressembler à la capture ci-dessous (à la différence près de la date et des noms de tarifs retenus).
Vous pouvez alors modifier le sélection "Ventes suspendues" à "Mettre en vente".
Une autre option consiste à retourner dans le menu Evènements , cliquer sur " Gérer et créer mes événements " et sélectionner votre événement-test pour retirer la vente en ligne. Dans la partie " Mise à jour ", vous allez cocher " Tarif " et sur " La disponibilité ". Vous verrez alors la liste des tarifs disponibles dans le(s) événement(s) :
Il faudra sélectionner les tarifs pour lesquels vous voulez retirer la disponibilité sur le minisite. Lorsque tous les tarifs sont indisponibles, la séance disparait de la vente en ligne.
Effectuer des ventes test
Rendez-vous dans l'onglet "Vente" et réalisez une première vente. Vous pouvez, afin d'expérimenter encore plus "assigner la commande" à un client nommé "Contact Test". Cela vous permettra de retrouver celui-ci dans la liste des commandes ainsi que dans votre fichier de contacts.
Le guide suivant vous détaille comment réaliser votre première vente : Réaliser votre première vente sur place (au guichet)
Retrouver votre commande test
Après avoir réalisé votre première vente, vous devriez pouvoir la retrouver dans l'onglet "Participants" qui liste tous les participants de l'événement sélectionné.
Sur la capture ci-dessous on remarque nous avons utilisé un mode de paiement "carte bancaire" mais vous pourriez en avoir utilisé un autre :
Vous pouvez aussi retrouver votre commande dans le fichier "Publics", soit en recherchant le nom du contact "Contact Test" dans notre exemple ou en cliquant sur "Voir tous mes contacts".
En cliquant sur la fiche contact, vous retrouvez votre commande dans l'onglet "Participation".
Vous pouvez enfin retrouver aussi votre commande dans le menu "Commandes" qui liste l'ensemble des commandes, tous événements confondus.
Effectuer des actions habituelles sur votre commande de test
Depuis l'onglet "Participants" de votre événement test, au bout de la ligne correspondant à votre commande Test, vous disposez d'un menu "ACTIONS".
Voici quelques unes des actions que vous pouvez tester :
Voici quelques unes des actions que vous pouvez tester :
- Modifier les moyens de paiement
- Imprimer les billets
- Billets PDF (qui vous permet de télécharger les billets reçu par un participant lorsqu'il commande en ligne)
- Télécharger la facture
- Modifier le placement (dans le cas ou votre salle serait en placement numéroté)
Vous pouvez également tester les autres actions même si elles sont moins fréquentes.
Lorsque vous avez terminé vos tests, vous pouvez cliquer sur l'action "Annuler / rembourser". Utilisez au moment du remboursement le même mode de paiement que celui utilisé au moment du paiement ce qui aura pour effet de neutraliser l'encaissement et le décaissement.
A noter qu'il n'est pas possible de supprimer un événement qui a déjà reçu des ventes, même si celles-ci ont été annulées (ce qui est le cas de votre événement Test). Toutefois, la date de l'événement ayant été fixée aujourd'hui ou demain, notre événement Test va disparaître de lui même.
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