Importer des invitations en masse à partir d'un fichier Excel
Ce guide va vous aider à importer un grand nombre d'invitations sous forme de réservation dans Mapado.
Le cas d'usage le plus fréquent étant : le service Relations Publiques ou Communication de votre structure s'occupe du fichier d'invitations et les créé au fil des échanges dans un fichier Excel. Lorsque la date de l'événement approche, il faut intégrer ces invitations dans la billetterie afin d'envoyer à chaque invité son billet.
1 - Possibilités offertes lors de l'import des invitations
- Importer une liste d'invitation correspondant à un événement unique ou bien à plusieurs événements
- Flécher certaines invitations sur certains contingents
- Flécher certaines invitations sur certains tarifs de votre grille tarifaire
- Regrouper (ou pas) les invitations (par entreprise, par type d'invitation, ...)
2 - Constituer un fichier d'invitation exploitable
Le fichier à importer va ressembler à celui de la capture d'écran ci-dessous que nous allons détailler
Le fichier est constitué des colonnes suivantes
Pour les informations indispensables :
- Une colonne avec le nom du tarif associé à l'invitation (cela peut être une unique colonne "Tarif", comme dans l'exemple avec indiqué "Invitation" dedans. Si vous voulez distinguer les différents type d'invitation pour vos statistiques, associez à chaque invité un nom de tarif différent
- Une colonne avec le montant du tarif associé à l'invitation : en l'occurence 0 (euros). Cette colonne est indispensable car l'outil d'import permet d'aussi d'importer des billets payants de la même manière
Pour les informations courantes mais facultatives :
- Une colonne avec le nom de l'invité
- Une colonne avec le prénom de l'invité
- Une colonne avec le nom de la structure
- Une colonne avec l'email de l'invite (pratique pour lui envoyer son invitation depuis Mapado)
- Un numéro permettant de regrouper plusieurs invitations ensembles (l'équivalent d'un numéro de commande, la colonne "Regroup" dans notre exemple)
Pour les informations plus rares et facultatives :
- Une colonne avec le nom du contingent
- Une colonne avec le numéro de la place (si vous voulez forcer le placement et que vous êtes en placement numéroté)
Si votre liste contient des réservations pour plusieurs événements :
- Une colonne avec le nom de l'événement
- Une colonne avec la date et heure de l'événement (au format DATE dans Excel)
A noter que les colonnes n'ont pas besoin d'être nommées comme dans le fichier d'exemple, lors de l'import, une étape vous permettra d'associer chaque colonne de votre fichier à la donnée correspondante.
A noter aussi que le fichier peut aussi contenir des colonnes qui vous sont utiles mais qui ne seront pas utilisées lors de l'import (exemple de la colonne "Fonction" dans notre capture). Elles seront ignorées lors de l'import.
3 - Procédure pas à pas
Si votre fichier ne concerne qu'un seul et unique événement, se rendre dans l'onglet "Participants" de la séance correspondante et cliquer sur "Importer des billets"
Si votre fichier contient des invitations pour plusieurs événements, se rendre dans le menu "Paramétrage" puis "Import de billets tiers" et cliquer sur le bouton "Importer un fichier multi-séance"
Télécharger votre fichier et vérifier lors de la prévisualisation que tout est correctement affiché.
A l'étape "Objectif", choisir "Contrôle avec création des réservations".
Dans "Mode de création des réservations dans Mapado", choisir l'option qui vous correspond : si vous choisissez "Une réservations par commande et revendeur", il faut impérativement que votre fichier comprenne une colonne qui permet de regrouper les invitations qui vont ensemble (la colonne "Regroup" de notre exemple ci-dessus). Si vous choisissez "Une seule réservation par import et revendeur", toutes les invitations seront regroupées dans une seule et même réservation dans Mapado.
Sur l'écran suivant, sélectionner "Autres réservations modifiables à importer" dans "Nom du réseau revendeur"
Sélectionner ensuite "Générer des nouveaux codes barre" pour l'information "Code barre du billet".
Enfin, associer pour chaque information demandée la colonne correspondante de votre fichier. Si la colonne n'est pas présente, laissez le champ vide.
Après avoir finalisé l'import, vous arrivez sur la page correspondant à la capture d'écran suivante
Cliquer sur "Paramétrer les réservations".
Vous allez alors devoir procéder aux associations entre les données de votre fichier et celles de votre billetterie.
Il va en particulier falloir associer à chaque nom de tarif de votre fichier un tarif de votre grille tarifaire. Et éventuellement un nom d'événement et un contingent. Si vous êtes en placement numéroté et que votre fichier comprend des numéros de places, il faudra aussi associer les numéros de places.
Lorsque tous les bandeaux de tous les onglets sont "Vert", vous pouvez cliquer sur le bouton "Générer les réservations" présent en bas de chaque page :
Les réservations devraient apparaître au bout d'une minute dans votre liste de participants. Si ce n'est pas le cas, cliquer sur le bouton "Journaux d'erreurs" afin de comprendre pourquoi celà n'a pas fonctionné
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