Mettre en place une liste d'attente pour un évènement complet

Ce guide permet, lorsqu'un événement est complet, de mettre en place une inscription en liste d'attente directement depuis la page de l'événement de la billetterie en ligne ou au guichet et d'attribuer des places à ces demandes lorsque des places se libèrent.

Le principe de la Liste d'attente proposée par Mapado consiste à créer un tarif dédié à l'enregistrement des demandes en liste d'attente. Ce tarif étant une "demande", il n'aura aucun impact sur votre jauge et vous pourrez recevoir un grand nombre d'inscription en liste d'attente même si votre jauge est complète.

Ce n'est qu'au moment de l'acceptation de la demande que des places seront attribuées. Vous serez alors libre d'ajuster la tarification en fonction de vos disponibilités dans la salle et des votre grille tarifaire.

Vérifier que le parcours de réservation "Liste d'attente" existe

Rendez-vous dans le paramétrage des parcours de réservation (Paramétrage / Parcours de réservation)

Si le parcours "Liste d'attente" existe, comme dans la capture ci-dessous, passez à l'étape suivante 

Sinon, il faut le créer. Cliquez sur "Créer un nouveau parcours"

Dans "Mode de réservation en ligne", sélectionner "Demandes soumises à validation" (voir ci-dessous)

Basculer dans l'onglet "Données collectées (formulaire)" et ajuster les champs que vous souhaitez collecter lors de l'inscription à une liste d'attente (nom, prénom et email par défaut)

Créer un tarif "Liste d'attente" dans votre grille tarifaire

La première étape consiste à créer dans votre grille tarifaire un tarif correspondant à l'inscription en liste d'attente, c'est grâce à celui-ci que le participant pourra indiquer le nombre de places souhaité au moment de son inscription en liste d'attente.

Comme dans la capture ci-dessous, nous vous recommandons de le nommer "Liste d'attente" tout en sachant que vous pourriez en créer plusieurs correspondant à des options différentes de listes d'attente comme dans les exemples suivants : 

1. Liste d'attente catégorie 1 / Liste d'attente catégorie 2
   
2. Liste d'attente pour place jusqu'à 20€ / Liste d'attente pour place jusqu'à 50€
   
3. Liste d'attente pour place avec visibilité normale / Liste d'attente pour place avec visibilité faible
   

Indiquez ensuite dans la description du tarif les modalités d'inscription. Dans notre cas : "Inscrivez-vous sur la liste d'attente pour obtenir des places. Nous vous recontactons dès qu'elles se libèrent"

Sélectionnez la famille de tarif "Exonération" dans la mesure ou l'inscription à la liste d'attente est libre.

Sur les écrans "Changer les disponibilité" et "Paramétrage pour les offres", laissez les valeurs par défaut
Sur l'écran "Parcours de réservation", sélectionnez "Liste d'attente" (le parcours créé à l'étape précédente)

Validez ensuite la création de ce tarif.

Intégrer le tarif "Liste d'attente" dans la séance complète

Ajoutez le tarif ainsi créé sur la séance concernée par la jauge pleine et retirer, le cas échéant, tous les autres tarifs de la vente en ligne (puisqu'ils sont normalement indisponibles). Cela permet de faciliter la compréhension de la situation pour le futur participant.

Sur votre billetterie en ligne, vous devriez alors obtenir un écran proche de celui ci-dessous :

Vérifier que le parcours d'inscription à la liste d'attente est correct

Exemple dans la capture ci-dessous, je créé une demande de 2 places en liste d'attente pour l'événement "Sur quel pied danser". Lorsque je les ajoute dans le panier et que j'ouvre mon panier, un écran similaire à celui ci-dessous apparaît.
Notez le bouton "Finaliser ma demande" qui remplace le bouton "Commander" qui est normalement présent pour une commande classique.

A noter qu'il n'est pas possible de faire cohabiter dans un même panier une demande (inscription en liste d'attente) et des billets payants.

En cliquant sur "Finaliser la demande", le participant devra inscrire ses coordonnées et confirmer son inscription.

Retrouver les inscriptions en liste d'attente

Il y a deux manière de retrouver les demandes : 

- soit depuis le menu principal "Commandes" puis "Attribution des demandes" pour accéder à l'interface d'attribution qui centralise l'ensemble des demandes, tous événements confondus

- soit depuis la séance par un indicateur de présence de demande

Vous retrouvez sur cette rubrique tous les demandes comme ci-dessous

En cliquant sur le bouton de validation "coche verte" d'une des demandes, vous l'acceptez. La demande conduit alors à la création d'une réservation dont les places impactent la jauge.

En cliquant sur "croix rouge", vous la refusez.

A noter : le fait de cocher une option ou l'autre ne notifie pas le participant. Pour cela, il faut sélectionner la demande puis cliquer sur "Notifier" en bas de l'écran.

En cliquant sur "voir la demande complète", vous accédez au détail de la demande ainsi qu'à la réservation qui a été créé si celle-ci a été acceptée.

A partir de ce point, vous disposez d'une réservation en tout point identique à une panier que vous auriez "mis de côté".

Il est alors possible de "Modifier" les billets pour remplacer les tarifs "Liste d'attente" par le tarif que vous comptez attribuer au participant.
Pour cela, sélectionnez les billets puis cliquez sur "Modifier" / "Le tarif" (cf capture ci-dessous) et choisissez le tarif souhaité.

Vous pouvez enfin confirmer la réservation et envoyer un lien de paiement en ligne au demandeur.

Au guichet

Depuis votre guichet, la procédure est identique qu'en ligne, il vous suffit de composer une demande depuis le panier disponible en haut à droite de votre écran puis de créer vous-même la demande en liste d'attente :-) 

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