Importer des billets depuis la Fnac ou Ticketmaster (Webservices)

Ce guide va vous détailler comment importer dans Mapado des billets dont la commercialisation a été assurée par la Fnac (Francebillet) ou par Ticketmaster, dans l'optique de pouvoir scanner les billets vendus sur ces réseaux avec Mapado Scan et de visualiser ces ventes comme si elles avaient été créées directement dans Mapado.

Les billets importés apparaîtront sous la forme d'une réservation (pour permettre leur scan le jour J) qui pourra être convertie en commande (pour être intégrée automatiquement à vos ventes).

Ce tutoriel implique que la Fnac ou Ticketmaster vous transmette des identifiants de connexion au "Webservice de Contrôle d'Accès" (et active les événements en question sur cet accès).

Si vous n'avez pas la possibilité d'avoir ces identifiants (ce qui arrive lorsque les ventes sont faites par un tourneur qui agrège l'ensemble de ses ventes en amont, ou si vous vous y prenez un peu trop à la dernière minute et qu'ils n'ont pas eu le temps de l'activer), vous pouvez aussi importer des billets Fnac ou Ticketmaster à l'aide de "fichiers" exportés depuis les backoffices de ces revendeurs. Dans ce cas, suivez plutôt ce tutoriel : Importer des billets tiers avec création de réservation dans Mapado

Renseigner vos identifiants "Web Services"

Ces identifiants vous sont fournis par vos chargés de compte chez Fnac ou Ticketmaster.

Il s'agit des "identifiants pour le web service de contrôle d'accès permettant de télécharger les billets vendus".

Au passage, n'hésitez pas à leur rappeler que vous souhaitez des codes barres encodés selon la norme "code 128" ou mieux des codes QR sur les billets qu'ils vont distribuer. Vous gagnerez du temps le jour du contrôle.

Concrètement, ils devraient vous envoyer des identifiants sous cette forme :

1. Pour Fnac / Francebillet, ils ressemblent à :
   
1. Code utilisateur: ibscdf59
   
2. Clé : 9c43ec99c2a8260c2943c757def576cf
   
2. Pour Ticketmaster, ils ressemblent à :
   
1. Utilisateur : NOMSTRUCTURE (une version simplifiée du nom de votre structure)
   
2. IdTiers : 145678975
   

Ils s'ajoutent depuis le menu "Paramétrages" puis "Intégrations" :

Si vous souhaitez que des frais de location / frais de garde soient appliqués sur ces réservations importées de Fnac ou Ticketmaster, n'oubliez pas de l'indiquer en amont à l'assistance ( support@mapado.com ) pour que ceux ci soient appliqués immédiatement sur les réservations qui seront créées à partir de ces interconnexions.

Associer les données reçues

Chaque heure, nous allons interroger les serveurs de la Fnac et de Ticketmaster pour savoir quelles places ont été vendues.

Lorsque ces informations arrivent, elles doivent être associées à leur équivalent sur Mapado.

Si vous venez tout juste de renseigner vos identifiants, vous devez donc attendre au moins une heure pour que nous ayons le temps de récupérer les informations.

Une fois importées depuis Fnac et Ticketmaster, il faut encore associer 3 type de données : Événements, Tarifs et Placement.

Pour le placement libre (non numéroté), il vous faudra aussi obligatoirement choisir un Contingent (pour le numéroté, le contingent sera celui paramétré par la place).

Cela se fait depuis la page "Paramétrages" > "Import de Billet Tiers", en choisissant le distributeur pour qui vous souhaitez faire les associations.

Événements 

Vous trouverez ici sur la première colonne la liste des événements tels que nous les recevons de la part de Fnac ou Ticketmaster.

Il vous faut choisir l'événement correspondant sur Mapado. Par défaut, nous affichons les événements "en cours" mais le filtrage en haut à droite permet aussi de récupérer les autres événements (passés).

S'il vous manque des spectacles dans la liste affichée par rapport à ce que vous avez mis en vente chez eux, c'est peut être normal : les spectacles ne remontent en effet sur le webservice et donc sur Mapado que lorsque ces réseaux ont fait des ventes sur ces séances.

Si vous avez déjà eu des ventes sur ces spectacles et qu'ils ne sont toujours pas visible sur Mapado, vous pouvez contacter le réseau distributeur concerné pour qu'il vérifie si les spectacles manquants sont bien "associés à votre contrôle d'accès" (dont vous pouvez retrouver l'identifiant dans Paramétrages > Intégrations). En plus de votre chargé de compte habituel chez eux qui est probablement le bon contact à mobiliser, vous pouvez aussi contacter leurs équipes d'assistance qui répondent sur des plages horaires étendues : fonctionnel-billetel@fnac.com (pour Francebillet) et exploitation@ticketnet.fr (pour Ticketmaster). Une fois ajouté à votre accès, il faut compter une à deux heures pour qu'ils apparaissent sur votre interface Mapado (le temps de la prise en compte et que nous rafraichissions les données en question).

Tarifs

Le travail va être similaire sur ce second écran mais cette fois pour les tarifs.

A noter que la Fnac et Ticketmaster nous communiquent les montants payés par les spectateurs sur leur platefome. Ils incluents donc les montants de leurs propres frais.

Généralement, vous allez vouloir associé ce tarif importé à un tarif Mapado sans les frais en question. Cela vous permettra de bien suivre les montants que vous allez effectivement recevoir de la part du distributeur.

Dans l'exemple ci-dessous, on voit qu'on a associé le tarif transmis par la Fnac intitulé "CARRE OR 71" sur votre tarif créé sur Mapado à 65 € (correspondant donc à 65 € + 6 € de frais).

Et en dessous, un tarif indiqué par la Fnac "Catégorie 1 42,4" a été lié à un tarif à 39 € sur cette même 1ère catégorie (correspondant donc à 39 € + 3,4 € de frais)

Si ce sont de nouveaux tarifs créés pour la Fnac ou Ticketmaster dans l'exemple ci-dessus (on voit que le tarif côté Mapado à droite intègre le nom du distributeur dans son intitulé), n'oubliez pas de les ajouter à votre séance après les avoir ajoutés sur votre grille tarifaire. Il faut l'associer au canal de vente Fnac ou Ticketmaster sur votre séance via "Créer et gérer mes évènements".

Si vous souhaitez que des frais de location soient appliqués sur ces réservations importées de Fnac ou Ticketmaster, n'oubliez pas de nous l'indiquer en amont à l'assistance ( support@mapado.com ) pour que les réservations qui seront créées à partir de ces imports en aient dès la mise en place.

Placement numéroté

Dernier élément à associer, utile pour les séances en placement numéroté : les places des sièges.

Nous essayons de détecter automatiquement les places et il est utile de vérifier l'association, et compléter ceux qui n'ont pas été complétés.

Et vous seul pouvez souvent confirmer certaines subtilités de vos plans.

Comme on peut le voir ci-dessous, le siège "Zone Unique E11" correspond au siège 11 de la rangée E ... quand "Zone Unique L11" correspond au siège 1 de la Loge 1. 

Bonne nouvelle : ce travail d'association n'est à faire et vérifier qu'une seule fois par modèle de plan de salle existant chez le distributeur.

Placement non numéroté

Dans le cas d'un placement non numéroté, vous devez indiquer sur quel Contingent vous souhaitez importer les billets depuis l'onglet Contingents. Il faut donc que ce contingent existe sur votre séance et dispose d'assez de places disponibles pour accueillir les billets en question.

Générer les réservations

Si vous souhaitez vérifier ce que cela donne, lorsque tous les bandeaux de tous les onglets sont "Vert", vous pouvez cliquer sur le bouton "Générer les réservations" présent en bas de chaque page : 

Les réservations devraient commencer à apparaître au bout de quelques minutes dans votre liste de participants sous la forme d'une réservation. Celle-ci portent le nom "Import Fnac" ou "Import Ticketmaster".

Et elles seront automatiquement complétées lorsque de nouveaux billets arriveront, si les bonnes associations ont été faites en amont.

Par exemple, dans la réservation ci-dessous, on retrouve 8  billets et en cliquant dessus, on peut en obtenir le détail.

Si vous ne voyez pas ces réservations, ou s'il vous manque des billets par rapport à ce qui est indiqué sur vos backoffices Fnac ou Ticketmaster, cliquez sur le bouton "Journaux d'erreurs" afin de comprendre pourquoi ces derniers manquent à l'appel. C'est utile aussi de vérifier le jour de votre événement que tout s'est bien importé correctement.

Et vous retrouverez alors les problèmes à corriger : tarif associé mais pas présent dans la séance, salle ou tarif non associé… avec de nombreux filtres pour vous permettre de travailler efficacement à résoudre les erreurs. Après avoir corrigé les erreurs, n'oubliez pas de recliquer sur "Générer les réservations" pour relancer l'import sur les lignes à corriger.

Bon à savoir : les billets seront bien nominatifs si la Fnac ou Ticketmaster nous transmettent les coordonnées de vos spectateurs, en revanche, cela ne créera pas de nouveaux contacts dans votre base (un contact activable nécessite au moins un email ou un numéro de téléphone - par ailleurs, la RGPD empêcherait probablement une conservation au delà de l'intérêt légitime accordé lors de l'achat, à savoir le contrôle d'accès uniquement)

Le jour de l'événement

Comme expliqué quelques lignes plus haut, n'hésitez pas à vérifier que les journaux d'erreurs des imports sont bien traités pour la séance du jour. Si ce n'est pas le cas, faites le et n'oublier pas de générer les réservations.

Ensuite, si vous souhaitez voir apparaitre les ventes de ces revendeurs dans votre comptabilité, il vous faudra confirmer les réservations d'import en commandes.

Généralement, ces commandes sont confirmées en sélectionnant le moyen de paiement "À percevoir plus tard".

Pas d'urgence à valider les réservations : vous pourrez scanner les billets visibles dans la réservation d'import le jour J (même avant de l'avoir confirmé en commande) ... mais n'oubliez tout de même pas de confirmer la réservation à un moment donné pour la voir arriver dans votre comptabilité.

Ainsi le jour où la Fnac ou Ticketmaster vous payera le montant en question, il vous suffira de venir rouvrir cette commande et encaisser le montant en question (par virement en général).

Bon à savoir : si vous confirmez une commande et que nous recevons un nouveau billet de la part du distributeur après cette confirmation, nous recréeons automatiquement une nouvelle réservation intégrant le ou les billets nouvellement arrivés. C'est ainsi que sur une même séance, vous pouvez vous retrouver avec plusieurs commandes "Import Fnac" par exemple.

Particularité avec Fnac : les places non retirées ne sont pas importées

Les places qui remontent sont celles qui ont été remises à l'acheteur. C'est immédiat pour les e-billets achetés en ligne ou pour les billets achetés au comptoir d'un de ces revendeurs, mais il y a une subtilité pour les places qui ont été achetées en ligne avec l'option "retrait au guichet". Pour ces billets, tant que l'acheteur n'est pas venu retirer ses places, elles ne nous sont pas transmises.

Vous pourrez retrouver combien de places, et quelles places (si c'est numéroté) sont concernées depuis votre backoffice Francebillet.Pro. Elles sont présentées dans un export nommé : Etat des commandes en "RETRAIT MAGASIN" non éditées (exemple ci-dessous).

Dans l'immense majorité des cas, les places finissent par être retirée, et donc arrivent sur vos réservations Mapado.

Cependant, il est bon d'avoir en tête cet écart possible car :

1. Cela peut expliquer des décalages entre un nombre de places vendues indiquées sur votre espace Francebillet.Pro et les places présente dans la réservation importée sur Mapado
   
2. En cas de non retrait des places (une sorte de "no show" en amont), il vous faudra créer manuellement une commande sur Mapado pour réintégrer le montant de ces places qui vous sera aussi payé par Fnac. N'hésitez donc pas à vérifier après vos séances que cet état est bien vide.

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