Importer des billets tiers avec création de réservation dans Mapado
Ce guide va vous détailler comment importer dans Mapado des billets provenant de revendeurs tiers (Billetreduc, BAM tickets, Théâtre online, Ticketac, ...) dans l'optique de visualiser ces ventes comme si elles avaient été créé directement dans Mapado.
Après l'import, les billets importés apparaîtront sous la forme d'une réservation qui pourra être convertie en commande.
Ce mode de fonctionnement, plus complexe à appliquer que l'import de billets tiers "pour le contrôle seulement" (voir ce guide), présente plusieurs bénéfices importants :
- Les billets importés sont visibles sous la même forme que des réservations ou commandes réalisée sous Mapado
- Après la confirmation en commande de la réservation créée par le processus, les ventes réalisées par le revendeur tiers apparaitront dans la comptabilité (et donc les différents rapports comptables)
- En placement numéroté, les billets apparaitront sur le plan de salle
Si vous souhaitez importer des billets tiers dans une optique de pouvoir simplement les contrôler avec l'application de contrôle Mapado Scan, consultez le guide : Importer des billets de billetteries tiers sur une séance
1 - Vérifier que le fichier comprend bien les informations nécessaires
Pour réaliser cet import, s'assurer que le fichier comprend les données nécessaires. Nous les avons regroupées en 4 groupes.
Les informations indispensables :
- Une colonne avec le nom du tarif associé au billet (tel qu'il apparait en général chez le revendeur tiers)
- Une colonne avec le montant de ce tarif (cela vous permettra d'impacter votre comptabilité avec le bon montant)
- Une colonne avec le code barre du billet (afin de permettre le contrôle du billet importé)
- Une colonne avec le nom de l'acheteur et/ou du participant
- Une colonne avec le prénom de l'acheteur et/ou du participant
Les informations courantes mais facultatives :
- Une colonne avec le nom de la structure
- Une colonne avec l'email de l'acheteur ou du participant (pratique pour lui envoyer son invitation depuis Mapado)
- Un numéro permettant de regrouper ensemble les billets de la même commande (le numéro de la commande du revendeur tiers en général)
Les informations plus rares et facultatives :
- Une colonne avec le nom du contingent (pour flécher vos ventes sur le bon contingent en placement libre)
- Une colonne avec le numéro de la place (pour flécher vos ventes sur les bonnes places en placement numéroté)
Si votre liste contient des réservations pour plusieurs événements (utilisation avancée):
- Une colonne avec le nom de l'événement
- Une colonne avec la date et heure de l'événement (au format DATE dans Excel)
A noter que les colonnes n'ont pas besoin d'avoir un nom particulier, lors de l'import, une étape vous permettra d'associer chaque colonne de votre fichier à la donnée correspondante.
A noter aussi que le fichier peut aussi contenir des colonnes en plus, elles seront ignorées lors de l'import.
2 - Procédure pas à pas
Si votre fichier ne concerne qu'un seul et unique événement, se rendre dans l'onglet "Participants" de la séance correspondante et cliquer sur "Importer des billets" (c'est le fonctionnement le plus fréquent)
Si votre fichier contient des invitations pour plusieurs événements, se rendre dans le menu "Paramétrage" puis "Import de billets tiers" et cliquer sur le bouton "Importer un fichier multi-séance"
Télécharger votre fichier et vérifier lors de la prévisualisation que tout est correctement affiché.
A l'étape "Objectif", choisir "Contrôle avec création des réservations".
Dans "Mode de création des réservations dans Mapado", choisir l'option qui vous correspond : si vous choisissez "Une réservations par commande et revendeur", il faut impérativement que votre fichier comprenne une colonne qui permet de regrouper les billets de la même commande (voir la description des colonnes ci-dessus). Si vous choisissez "Une seule réservation par import et revendeur", tous les billets d'un même revendeur seront regroupées dans une seule et même réservation dans Mapado.
Dans le doute, nous vous recommandons de choisir "Une seule réservation par import et revendeur"
Sur l'écran suivant, sélectionner "Autres réservations modifiables à importer" dans "Nom du réseau revendeur"
Sélectionner ensuite "Intégrer les codes barre depuis le fichier".
Enfin, associer pour chaque information demandée la colonne correspondante de votre fichier. Si la colonne n'est pas présente, laissez le champ vide.
Après avoir finalisé l'import, vous arrivez sur la page correspondant à la capture d'écran suivante
Cliquer sur "Paramétrer les réservations".
Vous allez alors devoir procéder aux associations entre les données de votre fichier et celles de votre billetterie.
Il va en particulier falloir associer à chaque nom de tarif de votre fichier un tarif de votre grille tarifaire. Et éventuellement un nom d'événement et un contingent. Si vous êtes en placement numéroté et que votre fichier comprend des numéros de places, il faudra aussi associer les numéros de places (onglet placement).
Lorsque tous les bandeaux de tous les onglets sont "Vert", vous pouvez cliquer sur le bouton "Générer les réservations" présent en bas de chaque page :
Les réservations devraient apparaître au bout d'une minute dans votre liste de participants. Si ce n'est pas le cas, cliquer sur le bouton "Journaux d'erreurs" afin de comprendre pourquoi celà n'a pas fonctionné
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