Importer des billets tiers avec création de réservation dans Mapado
Ce guide va vous détailler comment importer dans Mapado des billets provenant de partenaires (co-commercialisation) ou de revendeurs tiers (Billetreduc, BAM tickets, Théâtre Online, ...) dans l'optique de visualiser ces ventes comme si elles avaient été créé directement dans Mapado.
Après l'import, les billets importés apparaîtront sous la forme d'une réservation qui pourra être convertie en commande.
Ce mode de fonctionnement, plus complexe à appliquer que l'import de billets tiers "pour le contrôle seulement" (voir ce guide), présente plusieurs bénéfices importants :
- Les billets importés sont visibles sous la même forme que des réservations ou commandes réalisées sous Mapado
- Après la confirmation en commande de la réservation créée par le processus, les ventes réalisées par le revendeur tiers apparaitront dans la comptabilité (et donc les différents rapports comptables)
- En placement numéroté, les billets apparaitront sur le plan de salle
Si vous souhaitez importer des billets tiers dans une optique de pouvoir simplement les contrôler avec l'application de contrôle Mapado Scan, consultez le guide : Importer des billets de billetteries tiers sur une séance
Si vous souhaitez importer des billets depuis Fnac (Francebillet) ou Ticketmaster, une solution plus efficace existe via leurs webservices. N'hésitez pas à lire le tutoriel correspondant : Importer des billets depuis la Fnac ou Ticketmaster (Webservices)
Vérifier que le fichier comprend bien les informations nécessaires
Pour réaliser cet import, s'assurer que le fichier comprend les données nécessaires. Nous les avons regroupées en 4 groupes.
Les informations indispensables :
- Une colonne avec le nom du tarif associé au billet (tel qu'il apparait en général chez le revendeur tiers)
- Une colonne avec le montant de ce tarif (cela vous permettra d'impacter votre comptabilité avec le bon montant)
- Une colonne avec le code barre du billet (afin de permettre le contrôle du billet importé)
- Une colonne avec le nom de l'acheteur et/ou du participant
- Une colonne avec le prénom de l'acheteur et/ou du participant
Les informations courantes mais facultatives :
- Une colonne avec le nom de la structure
- Une colonne avec l'email de l'acheteur ou du participant (pratique pour lui envoyer son invitation depuis Mapado)
- Un numéro permettant de regrouper ensemble les billets de la même commande (le numéro de la commande du revendeur tiers en général)
Les informations plus rares et facultatives :
- Une colonne avec le nom du contingent (pour flécher vos ventes sur le bon contingent en placement libre)
- Une colonne avec le numéro de la place (pour flécher vos ventes sur les bonnes places en placement numéroté)
Si votre liste contient des réservations pour plusieurs événements (utilisation avancée):
- Une colonne avec le nom de l'événement
- Une colonne avec la date et heure de l'événement (au format DATE dans Excel)
À noter que les colonnes n'ont pas besoin d'avoir un nom particulier, lors de l'import, une étape vous permettra d'associer chaque colonne de votre fichier à la donnée correspondante.
À noter aussi que le fichier peut aussi contenir des colonnes en plus, elles seront ignorées lors de l'import.
Procédure pas à pas
Importer le fichier
Si votre fichier ne concerne qu'un seul et unique événement, se rendre dans l'onglet "Participants" de la séance correspondante et cliquer sur "Importer des billets" (c'est le fonctionnement le plus fréquent)
Si votre fichier contient des invitations pour plusieurs événements, se rendre dans le menu "Paramétrage" puis "Import de billets tiers" et cliquer sur le bouton "Importer un fichier multi-séance"
Télécharger votre fichier et vérifier lors de la prévisualisation que tout est correctement affiché.
À l'étape "Objectif", choisir "Contrôle avec création des réservations".
Dans "Mode de création des réservations dans Mapado", choisir l'option qui vous correspond : si vous choisissez "Une réservation par commande et revendeur", il faut impérativement que votre fichier comprenne une colonne qui permet de regrouper les billets de la même commande (voir la description des colonnes ci-dessus). Si vous choisissez "Une seule réservation par import et revendeur", tous les billets d'un même revendeur seront regroupées dans une seule et même réservation dans Mapado.
Dans le doute, nous vous recommandons de choisir "Une seule réservation par import et revendeur"
Sur l'écran suivant, sélectionner "Autres réservations modifiables à importer" dans "Nom du réseau revendeur"
Sélectionner ensuite "Intégrer les codes barre depuis le fichier".
Enfin, associer pour chaque information demandée la colonne correspondante de votre fichier. Si la colonne n'est pas présente, laissez le champ vide.
Après avoir finalisé l'import, vous arrivez sur la page correspondant à la capture d'écran suivante
Cliquer sur "Paramétrer les réservations".
Associer les données reçues avec votre grille tarifaire
Vous allez alors devoir procéder aux associations entre les données de votre fichier et celles de votre billetterie.
Il va en particulier falloir associer à chaque nom de tarif de votre fichier un tarif de votre grille tarifaire. Si votre partenaire a ajouté des frais de location sur vos billets, il faudra bien choisir le montant que vous allez toucher pour que votre comptabilité soit juste (vous devez avoir le tarif correspondant au montant que vous touchez, sans les frais conservés par votre partenaire).
Dans l'exemple ci-dessous, on voit qu'on a associé le tarif transmis par le revendeur intitulé "CARRE OR 71" sur votre tarif créé sur Mapado à 65 € (correspondant donc à 65 € + 6 € de frais).
Et en dessous, un tarif indiqué par le revendeur "Catégorie 1 42,4" a été lié à un tarif à 39 € sur cette même 1ère catégorie (correspondant donc à 39 € + 3,4 € de frais)
Si ce sont de nouveaux tarifs créés pour ce partenaire comme dans l'exemple ci-dessus (on voit que le tarif côté Mapado à droite intègre le nom du distributeur dans son intitulé), n'oubliez pas de les ajouter à votre séance après les avoir ajoutés sur votre grille tarifaire, via "Créer et gérer mes évènements". Il faut l'associer à au moins un canal de vente (si vous n'avez que votre minisite et votre guichet, associez le à votre guichet. Mais si vous avez déjà un canal de vente dédié à vos imports, vous pouvez l'associer plutôt à celui ci).
Si vous êtes en placement numéroté et que votre fichier comprend des numéros de places, il faudra aussi associer les numéros de places (onglet placement).
Si vous êtes en placement libre, il faudra obligatoirement choisir un Contingent à utiliser (et que celui-ci dispose de suffisamment de place)
Générer les réservations
Lorsque tous les bandeaux de tous les onglets sont "Vert", vous pouvez cliquer sur le bouton "Générer les réservations" présent en bas de chaque page :
Les réservations devraient apparaître au bout d'une minute dans votre liste de participants, au bout de quelques minutes.
Si ce n'est pas le cas, cliquer sur le bouton "Journaux d'erreurs" afin de comprendre pourquoi cela n'a pas fonctionné.
Rappel : les billets importés avec création de réservations que vous confirmez en commande sont :
- pris en compte automatiquement dans vos bordereaux de recette et dans votre comptabilité (à la valeur du tarif associé dans l'interface d'association)
- transmis à SIBIL (si vous avez paramétré la liaison pour le spectacle concerné)
- pris en compte dans les exports SACEM/SACD/ASTP (via l'assistant de déclaration du ministère de la Culture)
- comptés dans le volume retenu pour évaluer votre activité annuelle (servant de base de facturation de votre Pass Mapado)
Si votre but est uniquement de les scanner à l'entrée, vous pouvez les importer sans créer de réservation.
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