Mettre en place un acompte non remboursable
Pour sécuriser une partie des recettes de commandes de vos groupes ou événement privés, sans pour autant demander un règlement immédiat de la totalité de la somme, vous pouvez être amenés à mettre en place le paiement d'acomptes non remboursables.
Cela vous permet de constituer de la trésorerie utile pour la préparation de l'événement (location de matériel, achat de denrées ou consommables, embauche d'un extra...) mais également engager vos spectateurs à confirmer leur venue (pour éviter de perdre leur acompte).
Encaisser l'acompte initial
Lors de la commande initiale, vous pouvez choisir d'encaisser qu'une partie de la somme. Ainsi, sur l'écran de choix des moyens de paiement, si vous avez un total affiché à 100 €, et que votre acompte représente 30%, vous modifiez le montant choisi par 30 € et vous l'encaissez avec le moyen de paiement choisi par l'acheteur. Dans notre exemple, un chèque.
Puis, vous passez le solde (70 € dans notre exemple) en "À percevoir plus tard" :
Vous aurez alors dans votre liste de commandes, votre commande en question avec 70 € indiqué en "Reste à percevoir" :
Encaisser le solde
Lorsque l'acheteur vous règle le solde, vous pouvez simplement ouvrir votre commande et régler le solde via l'onglet "Transaction" puis "Encaisser".
Vous pourrez alors choisir le ou les moyens de paiement utilisés à cette occasion, 70 € en carte bancaire dans notre exemple :
Que faire si la commande est finalement annulée ?
Si la commande est annulée, il vous faudra effectivement annuler les billets commandés dans la séance... et réallouer la somme de l'acompte sur une "nouvelle" commande consistant en des "acomptes non remboursés".
Créer un événement dédié à comptabiliser les acomptes non remboursés
Il vous faut créer au préalable un "événement non daté" que nous allons nommer "Acomptes non remboursés".
C'est dans cet événement non daté que nous allons isoler les recettes issues des acomptes non remboursés de l'ensemble de vos autres événements.
Dans cet événement, il vous faut ensuite créer un tarif du montant de l'acompte en question en choisissant une TVA de 20% (car il ne s'agit plus de TVA à taux réduit spectacle, mais d'un produit exceptionnel). N'étant plus lié à un spectacle en particulier, il sort également en contrepartie de vos déclarations Sibil, Sacem ou encore ASTP.
Il faut aller sur la page de l'événement, puis onglet "Paramétrage" et "Nouveau tarif" :
Dans la fenêtre qui s'ouvre, choisir un tarif non fréquent :
Puis notre tarif doit être pour notre exemple de 30 € (le montant de notre acompte non remboursé) et nous allons le nommer "Acompte non remboursé de 30 €" et en ne choisissant une disponibilité QUE sur votre guichet :
Si vous avez ensuite un autre acompte non remboursé d'un montant différent, par exemple 35 €, il vous faudra créer un nouveau tarif dans cet événement d'un montant de 35 €. Si cela vous arrive régulièrement, vous pouvez créer des tarifs "type" de 1, 10 et 100 € par exemple et les combiner ensuite (3*10 € + 5 € pour 35 € quand vous ne ferez que 3*10 € pour 30 €)
Créer une commande d'acompte non remboursé… et relier à la commande initiale
Il ne vous reste plus qu'à faire à présent transiter l'acompte versé sur la commande initiale (celle avec les billets) vers une nouvelle commande (ne contenant que l'acompte non remboursé).
Vous avez pour cela deux solutions, selon si vous utilisez ou non les "Comptes Clients" sur Mapado :
Sans les comptes clients
Il vous faut un moyen de paiement fictif. Si vous n'en avez pas déjà créé un, vous pouvez créer un nouveau moyen de paiement que vous pouvez intituler par exemple "Report manuel"
Allez ensuite annuler les places sur la commande initiale, et choisissez lors du choix du moyen de paiement ce moyen de paiement "Report manuel".
Dans notre exemple, nous remboursons donc 30 € sur le moyen de paiement "Report manuel" (nous aurons donc dans notre caisse -30 € sur le moyen de paiement "Report manuel")
Puis :
Allez ensuite faire une nouvelle commande sur votre événement "Acomptes non remboursés", en choisissant le tarif de l'acompte en question (le tarif à 30 € pour notre exemple), et en choisissant le moyen de paiement "Report manuel" (nous aurons alors dans notre caisse +30 € sur le moyen de paiement "Report manuel"). Vous pouvez éventuellement indiquer dans les notes de la commande le numéro de la commande initiale pour la retrouver en cas de question ultérieure.
Puis :
Au final, vous aurez donc le moyen de paiement "Report manuel" qui aura un solde à zéro.
Vous aurez aussi bien annulé les billets, votre commande initiale aura bien un solde à 0 € et votre nouvelle commande aura bien l'encaissement des 30 € associé à un "acompte non remboursé" (donc vous pourrez même sortir une facture si votre interlocuteur vous la demande).
Avec les comptes clients
En prérequis, la première commande est liée à un compte client comptable (dans notre exemple, on le nomme "Groupe Absent"). Sa fiche dans les Comptes Client ressemble alors à cela :
Allez ensuite annuler les places sur la commande initiale, SANS choisir de moyen de paiement pour le remboursement (en cliquant directement sur "Terminer"). La commande se retrouve avec un trop perçu de 30 € dans notre exemple.
Puis
Faites ensuite une nouvelle commande sur votre événement "Acomptes non remboursés", liée au même compte client, en choisissant le tarif de l'acompte en question (le tarif à 30 € pour notre exemple), SANS choisir de moyen de paiement (en utilisant la fonctionnalité "À percevoir plus tard"). La commande aura un reste à percevoir de 30 €
Puis :
Allez alors dans l'interface des comptes client, et lettrez les deux (l'ancienne avec son excédent de 30 € et la nouvelle et son déficit de -30 €) qui vont alors s'équilibrer :
Puis :
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