Contrôler sa caisse et ses moyens de paiement
Trois documents couvrent le contrôle des encaissements, chacun à un moment différent : la fermeture de caisse le soir, la recherche d'un écart le lendemain, la remise en banque en fin de semaine.
Choisir selon le moment
| Ce que vous faites | Le document | Où |
|---|---|---|
| Vous fermez la caisse et comptez le tiroir | Sortie de caisse | À la fermeture, ou dans Outils comptables |
| Vous cherchez d'où vient un écart de caisse | Centralisation des caisses | Documents exportables |
| Vous préparez une remise de chèques à la banque ou à la trésorerie | Bordereau de Remise | Documents exportables |
| Vous voulez le chiffre d'affaires d'un guichetier | Centralisation des caisses, ou l'onglet Ventilation ventes de Recettes et Encaissements | Documents exportables |
Guide dédié pour ce dernier cas : Suivre son activité avec Recettes et Encaissements
La sortie de caisse
C'est le document de la fermeture. Il récapitule les moyens de paiement encaissés et décaissés pendant la session, ce qui vous permet de compter physiquement le tiroir, ainsi que le chiffre d'affaires réalisé sur cette caisse.
Vous le téléchargez au moment de fermer votre caisse. Toutes les sorties de caisse passées restent accessibles depuis le menu principal, rubrique Suivi puis Outils comptables, page Sorties de caisse, classées par date et par utilisateur. Elles n'existent qu'au format PDF : c'est un document de contrôle et d'archivage, pas un document de travail.
La Centralisation des caisses
C'est le document d'investigation : le détail des moyens de paiement utilisés pour chaque commande, à partir duquel vous remontez à l'origine d'un écart.
Depuis le menu principal, rubrique Suivi puis Documents exportables, section « Documents les plus téléchargés ». Préférez l'Excel : le PDF masque plusieurs colonnes, dont la référence de paiement externe et la note d'encaissement.
Quatre onglets, deux lectures du temps
Le document croise deux canaux — le guichet et la vente en ligne — avec deux dates de référence, soit quatre onglets. L'en-tête de chaque onglet rappelle son périmètre exact.
La date d'opération est le moment où la transaction a été saisie. C'est celle qui correspond à votre journée de travail, et donc celle à utiliser pour rapprocher une sortie de caisse.
La date de valeur est la date à laquelle la somme est effectivement acquise. Elle diffère de la date d'opération pour un chèque encaissé plus tard, un prélèvement, ou une télécollecte bancaire. C'est celle à utiliser pour un rapprochement avec votre relevé de compte.
WARNING
Le découpage guichet / en ligne de ce document repose sur l'existence d'une session de caisse. Tout ce qui n'a pas été saisi dans une caisse ouverte se retrouve dans les onglets « En ligne » : les paiements du minisite de billetterie, mais aussi les prélèvements, les mouvements sur les comptes clients et les encaissements importés. Ces onglets sont donc plus larges que la seule vente en ligne.
Les trois tableaux de chaque onglet
Chaque onglet enchaîne trois niveaux de lecture des mêmes transactions.
- Par point de vente — Les totaux par moyen de paiement, pour chacun de vos points de vente. La vue d'ensemble, et le chiffre à retenir en configuration multi-guichets
- Par compte de caisse — Les mêmes totaux, ventilés par utilisateur ayant tenu la caisse. C'est ce tableau qui vous dit quel poste présente l'écart
- Le journal des transactions — Une ligne par transaction, avec le numéro de caisse, le compte de caisse, la commande, le client, la note d'encaissement, l'événement concerné et une colonne par moyen de paiement
Le Bordereau de Remise
C'est le document de la remise en banque. Il liste les titres encaissés sur la période, avec pour chacun la commande et le client, et vous donne le nombre de titres et leur total — les deux informations que demande votre bordereau bancaire ou votre trésorerie.
Depuis le menu principal, rubrique Suivi puis Documents exportables, section « Suivi relatif aux paiements ». Il comporte un onglet par moyen de paiement encaissé sur la période, les chèques en premier : chèques vacances, chèques culture et autres titres assimilés ont chacun le leur, puisqu'ils se remettent séparément.
Les moyens de paiement qui ne font pas l'objet d'une remise physique n'y figurent pas.
Retrouver un écart de caisse
- Téléchargez la sortie de caisse de la session concernée, pour disposer du montant attendu par moyen de paiement.
- Téléchargez la Centralisation des caisses au format Excel, sur la seule journée concernée.
- Ouvrez l'onglet du guichet en date d'opération et comparez le tableau par compte de caisse aux montants de la sortie de caisse. L'écart se situe sur un moyen de paiement et sur un compte précis.
- Descendez dans le journal des transactions du même onglet et filtrez sur ce compte de caisse. Les colonnes par moyen de paiement font apparaître immédiatement une transaction saisie sur la mauvaise ligne.
- Vérifiez la note d'encaissement, souvent renseignée par le guichetier lors d'une opération inhabituelle : elle explique la plupart des écarts apparents.
L'erreur la plus fréquente est l'inversion de deux moyens de paiement sur une même commande : le total de la caisse est juste, mais la ventilation est fausse. Elle ne se voit que dans le journal des transactions.
NOTE
Les opérations annulées et rejouées apparaissent en clair dans le journal des transactions, une fois en positif et une fois en négatif. Elles se compensent dans les totaux : une double ligne sur une même commande n'est pas un doublon.
Un point à connaître
Une transaction couvrant plusieurs événements n'est pas répartie entre eux. Le journal des transactions affiche les noms de tous les événements concernés dans une même cellule, et laisse le montant entier sur la ligne. C'est volontaire : rien ne permet d'affirmer quelle part d'un règlement unique porte sur quel spectacle. Si vous avez besoin d'une ventilation par événement, le document Encaissements par événement applique une règle de répartition, décrite dans Répartir les moyens de paiement par événement.