Recettes et Encaissements est le document de suivi généraliste : il met en regard ce que vous avez vendu et ce que vous avez encaissé sur une période, ventilé par événement et par point de vente. Il raisonne en TTC, sans détail de TVA, ce qui en fait le document à transmettre à une direction ou à une équipe d'exploitation plutôt qu'à un comptable.

Télécharger le document¶

Depuis le menu principal, rubrique Suivi puis Documents exportables, section « Documents les plus téléchargés ». Disponible en Excel et en PDF, l'Excel comportant deux onglets supplémentaires.

La période s'exprime en dates d'opération : les dates auxquelles les ventes et les encaissements ont eu lieu, pas les dates de vos séances. Une place vendue en septembre pour un spectacle de mars apparaît donc dans le document de septembre.

Ce document porte sur l'ensemble de votre activité et ne peut pas être restreint à un événement. Pour un bilan centré sur un spectacle, reportez-vous à Quel document pour faire le bilan d'un événement ?

Deux notions à ne pas confondre¶

Le document juxtapose deux lectures de la même activité, et c'est tout son intérêt.

Les encaissements et décaissements répondent à « combien d'argent est entré et sorti », ventilés par moyen de paiement. C'est la vue trésorerie.

Les ventes et recettes répondent à « combien ai-je vendu », ventilées par événement et par point de vente. C'est la vue chiffre d'affaires.

L'onglet principal¶

Encaissements et décaissements¶

Une ligne par moyen de paiement, avec les colonnes Encaissements, Décaissements et Balance. Les décaissements — remboursements, rendus de monnaie, sorties — apparaissent en négatif.

Un second tableau, présent seulement s'il y a lieu, isole les mouvements sur ventes hors période : les sommes encaissées ou remboursées pendant la période mais portant sur des commandes antérieures. Elles expliquent une partie de l'écart avec les recettes.

Ventes et recettes¶

Le tableau central. En lignes, vos événements ayant enregistré une vente ou une annulation sur la période. En colonnes, le croisement de trois groupes — Ventes, Annulations, Balance — avec vos points de vente, le guichet en premier, puis la vente en ligne et les revendeurs. Lorsque vous exploitez plusieurs guichets ou plusieurs minisites, chacun apparaît nommément.

La Balance est la différence entre ventes et annulations : c'est votre chiffre d'affaires net sur la période.

Frais de location¶

Si vous prélevez des frais, un tableau distinct les récapitule par nature : frais par billet, frais par commande, frais d'envoi postal ou recommandé, frais d'échange. Chacun est ventilé par point de vente, avec ses ventes, ses annulations et sa balance.

Ces frais constituent une recette qui s'ajoute au montant des billets, généralement à un taux de TVA différent. Ils ne sont pas inclus dans le tableau des ventes et recettes.

À noter : l'annulation d'un billet annule l'intégralité des frais qui lui étaient attachés.

Bons d'achat et bons cadeaux¶

Deux tableaux séparent les deux moments de la vie d'un bon : son émission, qui n'est pas une recette mais une somme encaissée d'avance, et son utilisation, qui vient régler une commande. Ce chapitre n'apparaît que si vous en avez émis ou consommé sur la période.

Le traitement comptable de ces bons fait l'objet d'un guide dédié : Intégrer les bons d'achat / chèques cadeau dans ma comptabilité. Pour suivre les bons eux-mêmes, leur circulation et leur expiration : Suivre ses bons d'achat et bons cadeaux

Ventes et encaissements non équilibrés¶

Un chiffre unique qui totalise tout ce qui ne se recoupe pas entre les deux lectures : ventes non encore encaissées, encaissements portant sur des ventes antérieures, annulations de ventes antérieures, trop-perçus. Le détail se trouve dans l'onglet Mouvements en compte.

Les autres onglets¶

• Répartition des billets — Le même raisonnement en volume plutôt qu'en montant : billets vendus, annulés et valides par événement, puis par tarif en nombre et en valeur. C'est ici que vous trouvez le nombre de billets vendus sur une période
• Détail jour encaissements — Vos encaissements et vos recettes jour par jour. Utile pour situer une anomalie dans le temps ou mesurer l'effet d'une campagne
• Mouvements en compte — Le détail, commande par commande, des écarts résumés dans l'onglet principal. Le guide Comprendre les mouvements sur les ventes hors période en explique les catégories
• Détail transactions — Une ligne par transaction, avec la commande, le client, le moyen de paiement et la date. Disponible en Excel uniquement
• Ventilation ventes — Les ventes réparties par point de vente, par sous-entité et par vendeur. C'est l'onglet à utiliser pour connaître l'activité d'un collaborateur en particulier. Disponible en Excel uniquement

Un point à connaître¶

Les tableaux de répartition des billets comptent tout ce qui a été vendu. Un bon cadeau, une boisson, un repas ou un article y figurent au même titre qu'un billet. Si vous cherchez un nombre de places au sens strict, ces colonnes le surévaluent — appuyez-vous alors sur la Synthèse Ventes et Réservations, qui distingue ce qui consomme de la jauge, ou sur le Bilan Spectacle, qui isole les ventes hors billetterie.

Guides dédiés : Suivre son remplissage avec la Synthèse Ventes et Réservations et Quel document pour faire le bilan d'un événement ?