Cette fonctionnalité permet, sous condition, au participants de réaliser des échanges de place en autonomie directement depuis leur compte en ligne. Les bénéfices étant :

Pour les participants :

• Flexibilité et autonomie 24/7, sans contrainte horaire de billetterie
• Sentiment de liberté, lors de l'achat (j'achète une place sachant que je pourrais l'échanger)

Pour vous :

• Réduction du temps de traitement manuel des échanges
• Diminution des no-shows : un participant qui peut décaler vient plutôt que d'abandonner
• Remplissage optimisé : libération de places qui peuvent être revendues sur des dates fortes

Mise en place¶

L'activation se fait depuis Paramétrage / Echange en ligne

Il est possible de régler toutes les conditions d'échange en amont, c'est véritablement la case à cocher "Accepter les échanges en ligne" qui permet de rendre l'échange réellement possible.

Le paramètre principal à définir est le délai avant l'événement à partir duquel les échanges de billets ne seront plus possibles. Ce délai ferme l'échange à l'approche de l'événement. Calez-le sur votre capacité à revendre : une place libérée trop tard ne retrouvera pas preneur, mais fermer trop tôt bride la souplesse que vous vouliez offrir.

Choisissez le comportement pour l'Échange vers un tarif bloqué. Par défaut, on n'échange pas vers un tarif bloqué (abonnement, détaxe, ...). Vous pouvez toutefois l'autoriser à l'identique — même nom et même montant — pour qu'un "tarif abonné", par exemple, puisse être échangé contre un autre "tarif abonné".

Choisissez la Condition sur le nom de tarif ou sa typologie de public. C'est ce qui protège votre grille tarifaire : en imposant un nom ou une typologie identiques, vous empêchez qu'un « Tarif réduit » soit échangé contre un « Tarif plein », et donc que vos justificatifs soient contournés.

Les options Même sous-entité, Même événement ou Même saison sont utiles si vous gérez plusieurs lieux, structures ou abonnements de saison, pour qu'une place ne sorte pas de son cadre d'origine.

Ne pas pouvoir échanger un billet déjà échangé : empêche qu'une même place circule de date en date, ce qui complique le suivi et ouvre la porte aux abus.

Choix des événements et tarifs échangeables¶

Événement échangeable¶

Recherchez puis cochez chaque événement que vous souhaitez ouvrir à l'échange.

Tant qu'un événement n'est pas coché ici, aucun de ses billets ne sera échangeable, même si toutes les conditions de l'étape 1 sont remplies.

Tarif échangeable¶

Recherchez ou dépliez un groupe, puis cochez chaque tarif à rendre échangeable.
Cliquez sur Enregistrer pour valider l'ensemble du paramétrage.

Conditions financières de l'échange¶

Sélectionnez la Condition relative au montant. Elle détermine ce que le participant peut faire selon le prix du billet souhaité :

• Par billet – Même prix uniquement (par défaut)
• Par billet – Même prix ou plus cher (le participant paie la différence en ligne)
• Par billet – Tout prix (sans remboursement)
• Par billet – Tout prix (bon d'achat si moins cher)
• Sur total – Total identique uniquement
• Sur total – Total identique ou plus élevé (paiement du différentiel)
• Sur total – Tout total (sans remboursement)
• Sur total – Tout total (bon d'achat si moins cher)

Renseignez la Durée de validité du bon d'achat (en jours) si vous avez choisi un mode « bon d'achat ». Ce champ n'apparaît que dans ce cas.

Définissez les Frais d'échange : un montant par billet et/ou un montant par échange. Laissez à 0 pour ne pas appliquer de frais.

Selon le mode choisi, Mapado adapte le comportement :

• Si l'échange aboutit à un montant plus élevé, un paiement en ligne du différentiel est déclenché.
• Pour les modes « sans remboursement », une ligne Frais de non remboursement est ajoutée à la commande finale pour équilibrer l'échange.
• Pour les modes « bon d'achat si moins cher », la différence est rendue au participant sous forme de bon d'achat.

Implications comptables¶

Un échange consiste à annuler des billets sur la commande initiale puis à créer une nouvelle commande comprenant les billets échangés.

Sur la commande initiale :

• Les billets étant annulés, on annule la recette correspondante (création d'une facture d'avoir)
• On décaisse le montant correspondant au prix des billets annulés avec le mode de paiement "Echange en ligne"

Sur la commande créée :

• On créé les lignes de recette correspondant aux nouveaux billets
• On créé, le cas échéant, les lignes de recette correspondant aux frais d'échange éventuels
• On encaisse avec le mode de paiement "Echange en ligne" exactement la somme décaissée sur la commande initiale (balance équilibrée)
• On encaisse le cas échéant un surplus correspondant à la différence entre le montant des billets initiaux et le montant des billets finaux complétés du montant des frais d'échange