Ce guide va vous détailler comment importer dans Mapado des billets dont la commercialisation a été assurée par des tiers comme la Fnac (Francebillet), Ticketmaster ou encore

Billetreduc, dans l'optique de pouvoir scanner les billets vendus sur ces réseaux avec Mapado Scan et de visualiser ces ventes comme si elles avaient été créées directement dans Mapado.

Les billets importés apparaîtront sous la forme d'une réservation (pour permettre leur scan le jour J) qui pourra être convertie en commande (pour être intégrée automatiquement à vos ventes).

Ce tutoriel implique que la Fnac, Ticketmaster ou Billetreduc vous transmette des identifiants de connexion au "Webservice de Contrôle d'Accès" (et active les événements en question sur cet accès).

Si vous n'avez pas la possibilité d'avoir ces identifiants (ce qui arrive lorsque les ventes sont faites par un tourneur qui agrège l'ensemble de ses ventes en amont, ou si vous vous y prenez un peu trop à la dernière minute et qu'ils n'ont pas eu le temps de l'activer), vous pouvez aussi importer des billets Fnac ou Ticketmaster à l'aide de "fichiers" exportés depuis les backoffices de ces revendeurs. Dans ce cas, suivez plutôt ce tutoriel : Importer des billets tiers avec création de réservation dans Mapado

Renseigner vos identifiants "Web Services"¶

Il s'agit des "identifiants pour le web service de contrôle d'accès permettant de télécharger les billets vendus".

Au passage, n'hésitez pas à leur rappeler que vous souhaitez des codes barres encodés selon la norme "code 128" ou mieux des codes QR sur les billets qu'ils vont distribuer. Vous gagnerez du temps le jour du contrôle.

Pour Fnac / Francebillet, ils sont fournis par votre chargé de compte chez eux, et ils ressemblent à :

1. Code utilisateur: ibscdf59
2. Clé : 9c43ec99c2a8260c2943c757def576cf

Pour Ticketmaster, vous pouvez les créer sur leur backoffice, et ils ressemblent à :

1. Utilisateur : NOMSTRUCTURE (une version simplifiée du nom de votre structure, de 10 caractères maximum)
2. IdTiers : 145678975

Pour Billetreduc, ils sont fournis par l'équipe technique Billetreduc, et ils ressemblent à :

1. Email : vous@votrelieu.com (le même identifiant que votre accès Billetreduc habituel)
2. Mot de passe API Billetreduc : xxxxxxxx (un mot de passe complexe fourni par l'équipe technique de Billetreduc)

Ils s'ajoutent depuis le menu "Paramétrages" puis "Intégrations" :

Associer les données reçues¶

Chaque heure, nous allons interroger les serveurs de la Fnac, de Ticketmaster et de Billetreduc pour savoir quelles places ont été vendues.

Lorsque ces informations arrivent, elles doivent être associées à leur équivalent sur Mapado.

Une fois importées depuis Fnac, Ticketmaster et Billetreduc, il faut encore associer 3 type de données : Événements, Tarifs et Placement.

Pour le placement libre (non numéroté), il vous faudra aussi obligatoirement choisir un Contingent (pour le numéroté, le contingent sera celui paramétré par la place).

Cela se fait depuis la page "Paramétrages" > "Import de Billet Tiers", en choisissant le distributeur pour qui vous souhaitez faire les associations.

Événements¶

Vous trouverez ici sur la première colonne la liste des événements tels que nous les recevons de la part de Fnac, Ticketmaster et Billetreduc.

Il vous faut choisir l'événement correspondant sur Mapado. Par défaut, nous affichons les événements "en cours" mais le filtrage en haut à droite permet aussi de récupérer les autres événements (passés).

Tarifs¶

Le travail va être similaire sur ce second écran mais cette fois pour les tarifs.

Dans l'exemple ci-dessous, on voit qu'on a associé le tarif transmis par la Fnac intitulé "CARRE OR 71" sur votre tarif créé sur Mapado à 65 € (correspondant donc à 65 € + 6 € de frais).

Et en dessous, un tarif indiqué par la Fnac "Catégorie 1 42,4" a été lié à un tarif à 39 € sur cette même 1ère catégorie (correspondant donc à 39 € + 3,4 € de frais)

Placement numéroté¶

Dernier élément à associer, utile pour les séances en placement numéroté : les places des sièges. Nous essayons de détecter automatiquement les places et il est utile de vérifier l'association, et compléter ceux qui n'ont pas été complétés.

Et vous seul pouvez souvent confirmer certaines subtilités de vos plans.

Comme on peut le voir ci-dessous, le siège "Zone Unique E11" correspond au siège 11 de la rangée E ... quand "Zone Unique L11" correspond au siège 1 de la Loge 1.

Si vous êtes en placement numéroté mais que vous n'avez pas transmis de numéros de places à vendre à votre revendeur, les sièges seront automatiquement piochés dans le contingent associé indiqué sur l'onglet "Contingents".

Ainsi, si par exemple vous ne communiquez pas les numéros de siège à Billetreduc, pensez à créer un contingent "Billetreduc" dans vos séances, et à l'indiquer dans le paramétrage "Contingent" pour que lors de l'import, des sièges soient bien choisis automatiquement dans ce contingent.

Placement non numéroté¶

Dans le cas d'un placement non numéroté, vous devez aussi indiquer sur quel Contingent vous souhaitez importer les billets depuis l'onglet Contingents. Il faut donc que ce contingent existe sur votre séance et dispose d'assez de places disponibles pour accueillir les billets en question.

Générer les réservations¶

Si vous souhaitez vérifier ce que cela donne, lorsque tous les bandeaux de tous les onglets sont "Vert", vous pouvez cliquer sur le bouton "Générer les réservations" présent en bas de chaque page :

Les réservations devraient commencer à apparaître au bout de quelques minutes dans votre liste de participants sous la forme d'une réservation. Celle-ci portent le nom "Import Fnac", "Import Ticketmaster" ou "Import Billetreduc".

Et elles seront automatiquement complétées lorsque de nouveaux billets arriveront, si les bonnes associations ont été faites en amont.

Par exemple, dans la réservation ci-dessous, on retrouve 8  billets et en cliquant dessus, on peut en obtenir le détail.

Si vous ne voyez pas ces réservations, ou s'il vous manque des billets par rapport à ce qui est indiqué sur vos backoffices Fnac ou Ticketmaster ou Billetreduc, cliquez sur le bouton "Journaux d'erreurs" afin de comprendre pourquoi ces derniers manquent à l'appel. C'est utile aussi de vérifier le jour de votre événement que tout s'est bien importé correctement.

Et vous retrouverez alors les problèmes à corriger : tarif associé mais pas présent dans la séance, salle ou tarif non associé, catégorie de sièges non associée … avec de nombreux filtres pour vous permettre de travailler efficacement à résoudre les erreurs. Après avoir corrigé les erreurs, n'oubliez pas de recliquer sur "Générer les réservations" pour relancer l'import sur les lignes à corriger.

Petite précision : Si vous avez un message d'erreur de cet ordre : "Le tarif X n'est plus disponible à la vente"

bien souvent, c'est que vous avez oublié de renseigner la catégorie de siège du tarif. Cela se vérifie rapidement en vous rendant dans le volet "Paramétrage" de l'événement concerné :

Le jour de l'événement¶

Comme expliqué quelques lignes plus haut, n'hésitez pas à vérifier que les journaux d'erreurs des imports sont bien traités pour la séance du jour. Si ce n'est pas le cas, faites le et n'oubliez pas de générer les réservations.

Ensuite, si vous souhaitez voir apparaitre les ventes de ces revendeurs dans votre comptabilité, il vous faudra confirmer les réservations d'import en commandes.

Généralement, ces commandes sont confirmées en sélectionnant le moyen de paiement "À percevoir plus tard".

Ainsi le jour où la Fnac, Ticketmaster ou Billetreduc vous payera le montant en question, il vous suffira de venir rouvrir cette commande et encaisser le montant en question (par virement en général).

Particularité avec Billetreduc : demander à ajouter des codes barres sur les billets pour être scannés sans échange¶

Si vous souhaitez scanner directement les billets de Billetreduc avec Mapado Scan, pensez à demander à votre chargé de compte chez Billetreduc d'ajouter des codes barres (code barre "code128" ou code QR) sur les billets qu'ils émettent pour vous. En effet, par défaut, les billets de Billetreduc ne sont pas doté de codes barres et ne peuvent pas être scannés.

A noter que cela est inutile si vous souhaitez continuer de les échanger contre des billets sur place, dans ce cas, vous n'aurez qu'à imprimer les billets automatiquement générés par Mapado.

Particularité avec Fnac : les places non retirées ne sont pas importées¶

Les places qui remontent sont celles qui ont été remises à l'acheteur. C'est immédiat pour les e-billets achetés en ligne ou pour les billets achetés au comptoir d'un de ces revendeurs, mais il y a une subtilité pour les places qui ont été achetées en ligne avec l'option "retrait au guichet". Pour ces billets, tant que l'acheteur n'est pas venu retirer ses places, elles ne nous sont pas transmises.

Vous pourrez retrouver combien de places, et quelles places (si c'est numéroté) sont concernées depuis votre backoffice Francebillet.Pro. Elles sont présentées dans un export nommé : Etat des commandes en "RETRAIT MAGASIN" non éditées (exemple ci-dessous).

Dans l'immense majorité des cas, les places finissent par être retirée, et donc arrivent sur vos réservations Mapado.

Cependant, il est bon d'avoir en tête cet écart possible car :

• Cela peut expliquer des décalages entre un nombre de places vendues indiquées sur votre espace Francebillet.Pro et les places présente dans la réservation importée sur Mapado
• En cas de non retrait des places (une sorte de "no show" en amont), il vous faudra créer manuellement une commande sur Mapado pour réintégrer le montant de ces places qui vous sera aussi payé par Fnac. N'hésitez donc pas à vérifier après vos séances que cet état est bien vide.