Gérer la coproduction d'un événement
La coproduction consiste pour deux structures à produire un événement en commun. Les coûts et les recettes sont partagés entre les deux structures.
La coproduction induit quelques contraintes dont nous allons parler dans ce tutoriel.
- Comment permettre la vente en ligne et au guichet de l'événement pour chaque structure
- Comment s'assurer de ne pas vendre deux fois la même place
- Comment procéder au contrôle unifié des billets vendus par chaque structure
La coproduction peut s'opérer entre deux structures utilisant la solution de billetterie Mapado ou bien entre une structure utilisant Mapado et une structure utilisant une autre solution de billetterie : dans les deux cas, les problématiques et les bonnes pratiques sont similaires.
Préparer la mise en vente de l'événement
Commencez par créer votre événement dans la solution de billetterie de chaque structure. L'événement mis en vente possède exactement les même caractéristiques :
- Même nom
- Même lieu
- Même plan de salle
Les tarifs peuvent être le cas échéant différents mais c'est relativement rare.
Si l'événement est en placement libre, répartissez la jauge entre les deux structures en estimant la capacité de chacune à écouler les billets. Dans le doute, répartissez la jauge à parts égales.
Si l'événement est en placement numéroté, créez dans chaque structure un contingent du nom de l'autre dans lequel vous allez loger les places attribuées à celle-ci.
Ces contingents vont permettre d'éviter que la structure A vende les places octroyées à B et inversement.
Vendre en ligne et au guichet
Comme chaque structure dispose de son propre quota, il n'y a plus aucun risque de vendre en ligne ou au guichet le même événement.
Chaque structure collecte ses propres recettes, que ce soit pour la vente en ligne ou la vente au guichet.
Ajustez les contingents au fil de la vente
Au fur et à mesure que les places seront vendues par chacune des structures, vous pourrez ajuster les jauges de part et d'autres (en placement libre) ou modifier les contingents (en placement numéroté) pour octroyer plus de place à l'une ou à l'autre des structures.
Contrôle unifié des billets
Les billets vendus par chaque structure étant émis dans chacun les logiciels de billetterie, pour assurer un contrôle unifié, il faudra choisir quelle sera la billetterie qui assurera le contrôle des billets.
Contrôle des billets par une billetterie tierce
Depuis la liste des participants de la billetterie Mapado, il est possible de télécharger l'ensemble des billets dans un format reconnu par les principaux logiciels.
Si le logiciel de destination n'apparaît pas dans la liste, il vous est possible d'utiliser la liste des participants au format Excel que vous pourrez adapter pour répondre aux contraintes de celui-ci.
Après avoir téléchargé la liste des billets, il faudra alors l'importer dans la billetterie tierce. Prenez contact avec l'assistance de celle-ci si vous ne savez pas comment procéder.
Contrôle des billets par Mapado (les deux structures utilisent Mapado)
Si les deux billetteries utilisent la solution Mapado, il suffit de créer un nouveau compte utilisateur dédié spécifiquement au contrôle des billets (controle-billet@theatre-de-verdure.com par exemple)
Depuis le compte de chacune des structures, octroyez alors à ce compte les droits "Guichet" (ces droits disposent des accès suffisant pour le contrôle des billets) de telle sorte que le compte précédemment créé dispose d'un accès contrôle à chacune des structures.
Vous trouverez un tutoriel sur l'attribution de droits
Le jour de l'événement, lancez l'application "Mapado scan" et connectez vous avez le compte précédemment créé.
Sur la page d'accueil de l'application, cliquez sur "Choix des séances" : dans l'onglet "Aujourd'hui", apparaît normalement le même événement en double (cela correspond aux billets vendus par chacune des structures). Les 2 séances doivent normalement être cochées. SI ce n'est pas le cas, faites le.
Les billets doivent alors être téléchargés et vous pouvez démarrer le contrôle.
Contrôle des billets par Mapado (l'autre structure n'utilise pas Mapado)
Depuis la solution de billetterie tierce, exporter la liste des billets de l'événement dans un format Excel ou CSV (cette fonctionnalité est normalement toujours présente).
Ce fichier peut provenir d'un revendeur donné que vous utilisez (Fnac / Ticketmaster) ou bien peut vous avoir été transmis par un partenaire culturel avec lequel vous co-vendez l'événement.
Il s'agit ensuite de suivre l'un de ces 3 tutoriels selon ce que vous souhaitez faire :
Related Articles
Créer un événement test pour simuler des ventes
Si vous lisez ce guide c'est que vous êtes en train de prendre en main la plateforme Mapado. Vous avez normalement passé les étapes de mise en place de votre contrat (ainsi que du contrat de vente à distance), vous avez également paramétré vos ...Supprimer un événement
Vous avez la possibilité de supprimer un événement paramétré dans votre billetterie, que ce soit un événement, une page d'offre ou un événement non daté. Si une séance a déjà des ventes, elle ne peut pas être supprimée, même si celles-ci ont été ...Gérer ses ventes par des partenaires, offices de tourisme ou structures "amies"
Vous souhaitez que des structures tiers vendent en votre nom depuis le guichet Mapado ? Via Mapado Pro, vous avez la possibilité d'attribuer des droits d'utilisation à des collaborateurs mais également de disposer de plusieurs points de vente ...Gérer la catégorisation des événements
Vous souhaitez attribuer une catégorie à vos événements ? Vous souhaitez analyser les chiffres d'une catégorie d'événement que vous organisez ? Vous voulez pouvoir trier vos événements par catégorie dans votre minisite de billetterie ? Depuis votre ...Mettre en place des billets solidaires "suspendus"
Ce tutoriel "bonne pratique" est mis à disposition dans le but d'alimenter votre expertise métier ainsi que votre réflexion dans l'utilisation de Mapado Pro. Vous retrouverez l'ensemble des bonnes pratiques / bonnes idées identifiées par notre équipe ...