Gérer la coproduction d'un événement
La coproduction consiste pour deux structures à produire un événement en commun. Les coûts et les recettes sont partagés entre les deux structures.
La coproduction induit quelques contraintes dont nous allons parler dans ce tutoriel.
- Comment permettre la vente en ligne et au guichet de l'événement pour chaque structure
- Comment s'assurer de ne pas vendre deux fois la même place
- Comment procéder au contrôle unifié des billets vendus par chaque structure
La coproduction peut s'opérer entre deux structures utilisant la solution de billetterie Mapado ou bien entre une structure utilisant Mapado et une structure utilisant une autre solution de billetterie : dans les deux cas, les problématiques et les bonnes pratiques sont similaires.
Vendre les billets d'un spectacle commun
Préparer la mise en vente de l'événement
Commencez par créer votre événement dans la solution de billetterie de chaque structure. L'événement mis en vente possède exactement les même caractéristiques :
-
Même nom
- Même lieu
- Même plan de salle
Les tarifs peuvent être le cas échéant différents mais c'est relativement rare.
Si l'événement est en placement libre, répartissez la jauge entre les deux structures en estimant la capacité de chacune à écouler les billets. Dans le doute, répartissez la jauge à parts égales.
Si l'événement est en placement numéroté, créez dans chaque structure un contingent du nom de l'autre dans lequel vous allez loger les places attribuées à celle-ci.
Ces contingents vont permettre d'éviter que la structure A vende les places octroyées à B et inversement.
Dans le cas où vous vendez régulièrement dans une même salle en placement numéroté un de sièges à peu près identique à chaque spectacle, une bonne pratique peut être après intégration du plan de salle, de créer un modèle de contingent placé appelé "Retiré de la vente"
Il suffira ensuite lors du paramétrage de votre événement en vente dans cette salle d'appliquer ce contingent et de l'ajuster - Ne restent alors que les places en vente visibles par votre public sur le plan de salle
Vendre en ligne et au guichet
Comme chaque structure dispose de son propre quota, il n'y a plus aucun risque de vendre en ligne ou au guichet le même événement.
Chaque structure collecte ses propres recettes, que ce soit pour la vente en ligne ou la vente au guichet.
Ajustez les contingents au fil de la vente
Au fur et à mesure que les places seront vendues par chacune des structures, vous pourrez ajuster les jauges de part et d'autres (en placement libre) ou modifier les contingents (en placement numéroté) pour octroyer plus de place à l'une ou à l'autre des structures.
Contrôle unifié des billets
Les billets vendus par chaque structure étant émis dans chacun les logiciels de billetterie, pour assurer un contrôle unifié, il faudra choisir quelle sera la billetterie qui assurera le contrôle des billets.
Contrôle des billets par une billetterie tierce
Depuis la liste des participants de la billetterie Mapado, il est possible de télécharger l'ensemble des billets dans un formats reconnus par les principaux logiciels. Si le logiciel n'apparaît pas dans la liste, il est également possible d'utiliser le format Excel qui vous permettra d'adapter le fichier aux contraintes de celui-ci.
Après avoir téléchargé les billets, il faut alors l'importer dans la billetterie tierce. Prenez contact avec l'assistance de celle-ci si vous ne savez pas comment procéder.
Contrôle des billets par Mapado (les deux structures utilisent Mapado)
Si les deux billetteries utilisent la solution Mapado, il suffit de créer un nouveau compte utilisateur dédié spécifiquement au contrôle des billets (controle-billet@theatre-de-verdure.com par exemple)
Depuis le compte de chacune des structures, octroyez alors à ce compte les droits "Guichet" (ces droits disposent des accès suffisant pour le contrôle des billets) de telle sorte que le compte précédemment créé dispose d'un accès contrôle à chacune des structures.
Le jour de l'événement, lancez l'application "Mapado scan" et connectez vous avez le compte précédemment créé.
Sur la page d'accueil de l'application, cliquez sur "Choix des séances" : dans l'onglet "Aujourd'hui", apparaît normalement le même événement en double (cela correspond aux billets vendus par chacune des structures). Les 2 séances doivent normalement être cochées. SI ce n'est pas le cas, faites le.
Les billets doivent alors être téléchargés et vous pouvez démarrer le contrôle.
Contrôle des billets par Mapado (l'autre structure n'utilise pas Mapado)
Vous avez la possibilité d'intégrer les billets pour qu'ils puissent être scannés à l'entrée. Il vous suffit de demander à votre partenaire d'exporter la liste des billets vendus avec les codes barres correspondant puis de l'importer sur Mapado en suivant nos tutoriels : Importer des billets de billetteries tiers sur une séance
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