Gérer la coproduction d'un événement
La coproduction consiste pour deux structures à produire un événement en commun. Les coûts et les recettes sont partagés entre les deux structures.
La coproduction induit quelques contraintes dont nous allons parler dans ce tutoriel.
- Comment permettre la vente en ligne et au guichet de l'événement pour chaque structure
- Comment s'assurer de ne pas vendre deux fois la même place
- Comment procéder au contrôle unifié des billets vendus par chaque structure
La coproduction peut s'opérer entre deux structures utilisant la solution de billetterie Mapado ou bien entre une structure utilisant Mapado et une structure utilisant une autre solution de billetterie : dans les deux cas, les problématiques et les bonnes pratiques sont similaires.
Préparer la mise en vente de l'événement
Commencez par créer votre événement dans la solution de billetterie de chaque structure. L'événement mis en vente possède exactement les même caractéristiques :
- Même nom
- Même lieu
- Même plan de salle
Les tarifs peuvent être le cas échéant différents mais c'est relativement rare.
Si l'événement est en placement libre, répartissez la jauge entre les deux structures en estimant la capacité de chacune à écouler les billets. Dans le doute, répartissez la jauge à parts égales.
Si l'événement est en placement numéroté, créez dans chaque structure un contingent du nom de l'autre dans lequel vous allez loger les places attribuées à celle-ci.
Ces contingents vont permettre d'éviter que la structure A vende les places octroyées à B et inversement.
Vendre en ligne et au guichet
Comme chaque structure dispose de son propre quota, il n'y a plus aucun risque de vendre en ligne ou au guichet le même événement.
Chaque structure collecte ses propres recettes, que ce soit pour la vente en ligne ou la vente au guichet.
Ajustez les contingents au fil de la vente
Au fur et à mesure que les places seront vendues par chacune des structures, vous pourrez ajuster les jauges de part et d'autres (en placement libre) ou modifier les contingents (en placement numéroté) pour octroyer plus de place à l'une ou à l'autre des structures.
Contrôle unifié des billets
Les billets vendus par chaque structure étant émis dans chacun les logiciels de billetterie, pour assurer un contrôle unifié, il faudra choisir quelle sera la billetterie qui assurera le contrôle des billets.
Contrôle des billets par une billetterie tierce
Depuis la liste des participants de la billetterie Mapado, il est possible de télécharger l'ensemble des billets dans un format reconnu par les principaux logiciels.
Si le logiciel de destination n'apparaît pas dans la liste, il vous est possible d'utiliser la liste des participants au format Excel que vous pourrez adapter pour répondre aux contraintes de celui-ci.
Après avoir téléchargé la liste des billets, il faudra alors l'importer dans la billetterie tierce. Prenez contact avec l'assistance de celle-ci si vous ne savez pas comment procéder.
Contrôle des billets par Mapado (les deux structures utilisent Mapado)
Si les deux billetteries utilisent la solution Mapado, il suffit d'ajouter le compte utilisateur qui va scanner les billets (généralement, c'est l'un des comptes du théâtre qui accueille l'événement en ses murs) du côté du théâtre qui a vendu "pour le compte" du théâtre qui accueille.
En d'autres termes, il s'agit de créer ce compte (au niveau des droits d'accès) parmi les collaborateurs du théâtre qui a vendu quelques places.
Ex : Le Théâtre des Coquelicots a vendu des places pour le Théâtre de Verdure où se déroule l'événement.
Ainsi, le compte utilisateur billetterie@theatre-de-verdure.com (qui a un accès complet du côté du Théâtre de Verdure) doit être créé du côté du Théâtre des Coquelicots également.
Simplement, du côté du Théâtre des Coquelicots, il est préférable de créer un nouveau rôle "Contrôle uniquement" et d'octroyer ce rôle à l'utilisateur billetterie@theatre-de-verdure.com.
Si besoin, voici le tutoriel sur l'attribution de droits : Inviter des collaborateurs et définir des droits d'accès
Le jour de l'événement, lancez l'application "Mapado scan" et connectez-vous avez le compte qui va scanner comme à l'accoutumée. Dans notre exemple, billetterie@theatre-de-verdure.com.
A noter que lorsque des spectateurs se présenteront avec des billets vendus par le théâtre partenaire (ici, le Théâtre des Coquelicots), il vous faudra basculer sur ce contrat-là.
Sur la page d'accueil de l'application, vous avez en effet la possibilité de sélectionner tel ou tel contrat.
Le compte utilisateur billetterie@theatre-de-verdure.com ayant des droits sur chacun des 2 contrats mais ces 2 contrats ayant des ventes "propres", la bascule est nécessaire.
Contrôle des billets par Mapado (l'autre structure n'utilise pas Mapado)
Depuis la solution de billetterie tierce, exporter la liste des billets de l'événement dans un format Excel ou CSV (à noter que cette fonctionnalité est, normalement, toujours disponible sur les autres logiciels de billetterie).
Ce fichier peut provenir d'un revendeur donné avec lequel vous travaillez (Fnac / Ticketmaster) ou bien peut vous avoir été transmis par le partenaire culturel avec lequel vous co-vendez l'événement.
Il s'agit ensuite de suivre l'un de ces 3 tutoriels selon ce que vous souhaitez faire :
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