Naviguer entre plusieurs contrats ou sous-entités

Naviguer entre plusieurs contrats ou sous-entités

Vous disposez de plusieurs contrats/sous-entités sur un même espace pro Mapado et souhaitez savoir comment utiliser l'interface en fonction de ceux-ci ? 

Tout cela se déroule dans le coin en haut à gauche de votre espace pro Mapado :


Menu Utilisateur

Le compte Mapado Pro en multi-contrats

Si vous gérez plusieurs structures et que chacune d'entre elle dispose d'un contrat Mapado (= compte bancaire distinct), le plus simple est certainement de bénéficier d'un compte Mapado multi-contrats afin de vous éviter de devoir vous connecter sur différentes sessions. 

Vous pouvez, pour mettre cela en place, utiliser les invitations aux collaborateurs : Inviter des collaborateurs et définir des droits d'accès

Comment passer d'un contrat à un autre via le même compte ? 


C'est très simple (accessible depuis le menu utilisateur) : 



Sur cette image, deux contrats existent sur le même compte Mapado Pro. Il suffit alors de cliquer sur l'un ou sur l'autre pour obtenir les données de l'un ou de l'autre :-) 

Dans le cadre d'un compte multi-contrats, toutes les données paramétrées sont différentes d'un contrat à un autre.

Quels sont les éléments qui peuvent se différencier grâce au compte multi-contrats ? 

Absolument tout est différencié/individualisé car il s'agit simplement d'un compte utilisateur disposant de plusieurs contrats :-)

A savoir : si vous souhaitez mutualiser une offre entre plusieurs contrats, merci de nous contacter à support@mapado.com pour que nous puissions la paramétrer correctement.


Le compte Mapado Pro en sous-entités


Si vous êtes une seule et même organisation mais qui gère plusieurs entités aux fonctionnements différents (exemple : un théâtre + le festival annuel du théâtre + la boutique du théâtre), le système de sous-entités dans un même compte Mapado Pro pourrait alors vous convenir. 

Si cela vous intéresse, merci de nous en faire la demande à support@mapado.com .

Comment passer d'une sous-entité à une autre via le même compte ? 


Le principe est identique au multi-contrats (accessible depuis le menu utilisateur) :



Sur cette image, deux sous-entités ont été créées sous le même contrat "Le Triangle Mapado". Il suffit alors de cocher l'une et/ou l'autre pour obtenir les données de l'une et/ou de l'autre :-) 

Dans le cadre d'un compte avec plusieurs sous-entités, certaines données peuvent être différentes et d'autres non. 

Quels sont les éléments qui peuvent se différencier grâce aux sous-entités ? 


Les événements 

Lors de l'ajout d'événement, il vous sera demandé dans quel entité vous souhaitez l'enregistrer : 



Vous pourrez alors sélectionner la sous-entité souhaitée. 

Un événement ne peut pas être enregistré dans plusieurs sous-entités.

La politique tarifaire

Lorsque vous vous rendez dans la Gestion des tarifs il vous est demandé de sélectionner au préalable une sous-entité. 
Vous disposerez alors d'une grille de tarif par sous-entité. 

Les éléments de communication 

Lorsque vous vous rendez dans vos Eléments de communication, il vous est demandé de sélectionner au préalable une sous-entité.
Les différents champs renseignés seront alors définis par sous-entité. 

Seuls les frais de location sont définis par contrat et ne peuvent donc pas être différenciés d'une sous-entité à une autre. 

Les gabarits de billet

Les modifications de gabarits de billets peuvent être différenciées d'une sous-entité à une autre. Merci de nous préciser le nom de celle-ci lorsque vous nous en faites la demande. 

Le suivi

Si vous sélectionnez qu'une partie des sous entités de votre contrat, certains rapports s'adaptent et ne font apparaitre le suivi que pour les événements liés à la sous entité concernée.
Par exemple, dans "Synthèse Vente et Réservation", seuls les événements des sous entités sélectionnés seront affichés. Idem pour Bilan Spectacle ou Représentation.

En revanche, cela ne changera pas les documents de suivi qui contiennent des informations liées aux encaissements et décaissements, car ceux ci peuvent être "multi sous entités" : une même commande peut en effet contenir des billets pour des événements d'entités distinctes (et donc les moyens de paiement associés ne sont pas forcément rattachables à l'un ou l'autre).


 Informations supplémentaires concernant les sous-entités

- Le menu Publics est mutualisé (toutes sous-entités confondues) ;
- Les commandes ne sont pas encore différenciées d'une sous-entité à une autre mais cela est évidemment prévu :-) ; 
- Les offres sont affichées toutes sous-entités confondues ;
- Les commandes contenant des billets de plusieurs sous-entités afficheront les coordonnées et les informations de la sous-entité définie par défaut.

Différence entre les comptes multi-contrats et les comptes avec sous-entités

Un contrat = un compte bancaire. Dans le cas d'un compte multi-contrats, plusieurs comptes bancaires sont donc nécessaires. Tout est entièrement distinct d'un contrat à autre. 
Quant aux sous-entités, il s'agit d'un seul et même contrat divisé en plusieurs entités. Les données du contrat sont alors communes à toutes les sous-entités. Pour connaître les différences, se référer ci-dessus.

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