Dédoublonner les fiches contacts

Dédoublonnage des fiches

Dans ce module, découvrez comment dédoublonner vos fiches facilement
grâce à notre outil dédié.

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🎥 Formation vidéo

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📖 Guide rédigé

NOS CONSEILS AVANT DE COMMENCER

1. Munissez-vous de votre programmation et de toutes les informations dont vous avez besoin (noms des évènements, dates et heures des séances etc...)
2. Nous vous recommandons de commencer par la configuration des modèles de salle et de la grille tarifaire avant de créer vos évènements, cela vous évitera des allés-retours dans votre paramétrage. 

La fonctionnalité "Dédoublonner" vous permet de dédoublonner vos contacts de manière massive selon certains critères. 

1. Rendez-vous dans le menu Contacts de votre espace pro Mapado
   
2. Sélectionnez au moins un contact
   
3. Cliquez ensuite sur le bouton "Dédoublonner" (au bas de votre écran) : 
   

1. Une nouvelle fenêtre va s'afficher vous permettant de définir les critères de recherche des doublons : 
   

1. Cochez vos critères de recherche puis cliquez sur "Chercher".
   

Doublons sans ambiguïté ou doublons ambigus

Deux types de doublons peuvent vous être alors proposés : les doublons sans ambiguïté et les doublons ambigus. 

Doublons sans ambiguïté : l'algorithme de recherche de doublons soumet une liste de contacts qui selon lui, sont identiques. Ils peuvent après une brève vérification être fusionnés.
Doublons ambigus : l'algorithme de recherche de doublons soumet une liste de contacts qui selon lui, sont peut-être identiques. Il émet un doute et conseille donc fortement une vérification avant fusion. 

Exemple : 

Dans cet exemple, les critères de recherche sont uniquement basés sur le Nom et le Prénom. 

Il n'y a pour l'algorithme, aucune ambiguïté concernant Patrick Dupont car son Nom, son Prénom et son Email sont identiques. 
Il y a cependant une ambiguïté concernant Jean Dupond car les 2 fiches contacts ont les mêmes Nom et Prénom mais l'Email et le Code Postal sont différents (titres affichés en rouge). 

A savoir : vous avez la possibilité d'ouvrir la fiche contact dans un autre onglet en cliquant sur l'oeil présent en début de ligne.

Fusion des fiches

En bout de ligne de chacune des fiches contact, vous trouverez le bouton : 

Ce bouton vous permet de fusionner vos doublons en choisissant dans quelle fiche vous souhaitez que les données soient répercutées. 

Deux cas peuvent alors se présenter à vous :

- soit vous pourrez fusionner en résolvant tout d'abord les conflits et/ou en nettoyant des champs

- soit vous pourrez fusionner directement si aucun conflit n'intervient. 

A noter : dans le cas où vous disposeriez d'au moins 3 fiches considérées toutes 3 comme similaires, vous n'êtes pas obligé de les fusionner toutes ensemble. Vous pouvez dans ce cas vous servir de la case à cocher "Sélectionner" afin de ne choisir que les fiches que vous souhaitez fusionner entre elles.

A savoir qu'il existe deux types de champs : les champs simples et les champs "liste". 

Les champs simples sont des champs qui n'ont qu'une seule valeur dans une fiche contact (exemples : le prénom, le code postal).

Dans le cas d'un champ simple, il peut y avoir conflit au moment de la fusion si les différentes fiches n'ont pas la même valeur pour ce champ. Ces conflits peuvent se manifester pour les doublons ambigus comme pour les doublons sans ambiguïté (ex : Monsieur Jean Dupond et Madame Jean Dupond sont des doublons sans ambiguïté mais il y a un conflit "Monsieur/Madame"). Les champs conflictuels sont détectés automatiquement, il vous faut alors les résoudre au moment de la fusion.

Les champs "liste" sont des champs qui peuvent avoir plusieurs valeurs au sein d'une même fiche contact (exemples : email, téléphone).

Dans le cas d'un champ "liste", toutes les valeurs de toutes les fiches sont conservées. Aucune information n'est perdue. Nous proposons toutefois de nettoyer deux de ces champs au moment de la fusion (email et téléphone) s'ils ont plusieurs valeurs. 

Le bouton d'action "Fusionner" qui s'affiche au bas de votre écran dès lors que vous sélectionnez AU MOINS 2 contacts vous permet quant à lui de fusionner suite à un rapide coup d'œil, plusieurs fiches en même temps.

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