Créer une sous-entité sur mon contrat
Qu'est-ce qu'une sous-entité ?
Une sous-entité permet de gérer, au sein d'un même contrat Mapado, plusieurs entités qui ont des fonctionnements différents. C'est la solution adaptée lorsque vous êtes une seule et même organisation, mais que vous pilotez plusieurs activités distinctes.
Exemple courant : un théâtre, le festival annuel de ce théâtre et la boutique du théâtre. Il s'agit d'une seule structure, mais chaque activité mérite son propre paramétrage.
La différence avec un compte multi-contrats
Il est utile de bien distinguer les deux fonctionnements :
- Un contrat correspond à un compte bancaire. Dans un compte multi-contrats, il y a donc plusieurs comptes bancaires, et tout est entièrement séparé d'un contrat à l'autre. C'est le bon choix quand vous gérez plusieurs structures juridiquement distinctes.
- Les sous-entités, à l'inverse, reposent sur un seul et même contrat (donc un seul compte bancaire) divisé en plusieurs entités. Les données liées au contrat restent communes à toutes les sous-entités.
Ce que les sous-entités permettent de différencier
Au sein d'un même contrat, vous pouvez individualiser :
- Les événements : chaque événement est rattaché à une sous-entité au moment de sa création (un même événement ne peut pas appartenir à plusieurs sous-entités).
- La politique tarifaire : vous disposez d'une grille tarifaire par sous-entité.
- Les éléments de communication : les champs renseignés sont définis sous-entité par sous-entité.
- Les gabarits de billet : ils peuvent être différenciés sur demande.
- Le suivi : certains rapports (Synthèse Vente et Réservation, Bilan Spectacle, etc.) s'adaptent et n'affichent que les événements des sous-entités sélectionnées.
- Les licences d'entrepreneur du spectacle : créer une sous-entité par producteur permet d'afficher automatiquement la bonne licence sur les spectacles concernés, ce qui est pratique en cas de coproduction ou de location de salle.
Ce qui reste commun à toutes les sous-entités
Certains éléments ne sont pas différenciés :
- Les frais de location, qui sont définis au niveau du contrat.
- Le fichier de contacts (CRM / menu Publics), qui est mutualisé.
- Les offres, affichées toutes sous-entités confondues.
- Les documents de suivi liés aux encaissements et décaissements, car une même commande peut contenir des billets de plusieurs sous-entités.
Pourquoi utiliser les sous-entités ?
En résumé, les sous-entités sont intéressantes lorsque vous souhaitez organiser proprement plusieurs activités au sein d'une seule structure : grilles tarifaires distinctes, communications adaptées, suivi par activité et gestion des licences par producteur, tout en conservant un seul contrat et un seul compte bancaire.
Comment les activer et naviguer entre elles ?
La création d'une sous-entité se fait de notre côté. Pour la lancer, remplissez ce formulaire en indiquant le nom souhaité.
Une fois en place, vous passez d'une sous-entité à l'autre depuis le menu utilisateur, en haut à gauche de votre espace pro, en cochant l'une et/ou l'autre.
Guide associé : Comment fonctionne mon espace pro Mapado en cas de multi-contrats / sous-entités.