Exporter sa comptabilité vers son logiciel
Plutôt que de ressaisir vos écritures, vous pouvez exporter depuis Mapado un fichier prêt à intégrer dans votre logiciel de comptabilité. L'export reprend les mêmes écritures que l'État Comptable, dans un format destiné à être importé et non lu.
Avant de commencer
Deux conditions doivent être réunies.
Votre plan comptable doit être renseigné dans Mapado. C'est lui qui donne à chaque événement, tarif, frais et moyen de paiement le numéro de compte que votre logiciel attend. Sans ce paramétrage, l'export existe mais ne vous fera pas gagner de temps. Le guide Intégrer votre plan comptable dans Mapado décrit cette étape.
La fonctionnalité doit être activée sur votre espace. Si vous ne la voyez pas et qu'elle vous serait utile, vous devrez patienter quelques semaines (elle est déployée petit a petit).
Télécharger l'export
Depuis le menu principal, rubrique Suivi puis Outils comptables, section « Exports comptable », document « Export pour logiciel comptable ».
La période s'exprime en dates d'opération. Pour un arrêté mensuel, saisissez le premier et le dernier jour du mois.
Deux formats de fichier vous sont proposés, Excel et CSV. Le CSV est celui qu'attendent la plupart des logiciels comptables ; réservez l'Excel à une vérification avant import.
Choisir le format d'export
Un menu déroulant vous fait choisir la structure du fichier. C'est le choix déterminant : il ne change pas les montants, mais le niveau de détail transmis.
Le FEC
C'est le format par défaut, et celui à retenir dans la grande majorité des cas.
Le FEC — Fichier des Écritures Comptables — est un format normalisé par l'administration fiscale française. Il porte une ligne par écriture, avec le journal, le numéro et la date d'écriture, le compte et son libellé, le compte auxiliaire, la référence de la pièce, le libellé, le débit et le crédit.
Son intérêt est double : il est directement recevable par l'administration en cas de contrôle, et la plupart des logiciels de comptabilité savent l'importer sans transformation.
Le cumul par numéro de compte comptable
Ce format agrège les écritures : une ligne par compte, avec son total au débit et au crédit sur la période.
C'est un format de saisie condensée, adapté à une comptabilité qui enregistre un total mensuel par compte plutôt que le détail des mouvements. Vous y perdez la traçabilité à la pièce : le détail par événement et par moyen de paiement disparaît, et les mouvements d'un même compte issus de journaux différents sont fusionnés sur une seule ligne.
Le cumul par numéro de compte analytique
Le même principe, mais regroupé par compte analytique plutôt que par compte comptable. C'est le format à utiliser si votre suivi budgétaire repose sur une ventilation analytique — par saison, par lieu, par activité.
Les mouvements sans code analytique sont rattachés à leur compte comptable, afin qu'aucune écriture ne soit perdue.
WARNING
Sur les deux formats cumulés, toutes les lignes portent la date de fin de période que vous avez saisie, et non la date de chaque mouvement. C'est cohérent avec leur usage — une écriture d'arrêté — mais cela signifie qu'un export sur plusieurs mois écrase les dates intermédiaires. Exportez mois par mois si vous avez besoin d'un arrêté mensuel.
Ce que contient l'export
Les mêmes écritures que les journaux de l'État Comptable, réparties en trois journaux :
- Le journal de ventes — Vos factures et vos avoirs : compte client au débit du TTC, comptes de recette et de TVA au crédit
- Le journal de banque — Vos encaissements et décaissements, par moyen de paiement
- Le journal des opérations diverses — Les bons d'achat et bons cadeaux, ainsi que les écritures de clôture d'événement si vous comptabilisez vos recettes à la clôture
Le détail de ces règles est exposé dans Tenir sa comptabilité avec l'État Comptable.
Vérifier avant d'intégrer
L'export et l'État Comptable décrivent les mêmes écritures. Les totaux doivent donc concorder, et c'est le contrôle à faire lors de vos premiers imports.
- Téléchargez les deux documents sur la même période.
- Comparez les totaux par journal entre le fichier d'export et les onglets de journaux de l'État Comptable. Ils doivent être identiques.
- Vérifiez que les débits égalent les crédits sur l'ensemble du fichier. Toute écriture est équilibrée : un déséquilibre signale une période mal bornée.
- Importez sur un exercice de test avant votre premier import réel, pour valider que votre logiciel interprète correctement les numéros de compte.
NOTE
Si vous filtrez par sous-entité dans l'État Comptable, ses onglets de journaux continuent de porter sur l'ensemble du contrat. Faites la comparaison sans filtre pour que les deux documents soient sur le même périmètre.
Et pour les autres logiciels ?
Le FEC couvre la majorité des besoins, la plupart des logiciels du marché sachant l'importer. Nous étudions des déclinaisons adaptées à des logiciels particuliers.
Si votre logiciel attend un format spécifique, ou si vous souhaitez éviter l'étape manuelle du téléchargement, signalez-le à support@mapado.com. Ces retours orientent directement nos priorités sur ce sujet.