L'État Comptable est le document destiné à votre comptabilité : il traduit vos ventes et vos encaissements en écritures, ventilées selon votre propre plan comptable, avec le détail de la TVA. C'est à partir de lui que vous justifiez une déclaration, passez vos écritures ou répondez à votre expert-comptable.

Télécharger l'État Comptable¶

Depuis le menu principal, rubrique Suivi puis Documents exportables, section « Documents les plus téléchargés ». Il est disponible en Excel et en PDF, l'Excel comportant deux onglets supplémentaires.

La période s'exprime en dates d'opération : ce sont les dates auxquelles les ventes et les encaissements ont eu lieu, pas les dates de vos séances. Pour arrêter un mois comptable, saisissez le premier et le dernier jour du mois.

Le document porte sur l'intégralité de votre activité. Si votre contrat comporte plusieurs sous-entités, vous pouvez restreindre l'analyse à certaines d'entre elles — avec une réserve importante, détaillée plus bas.

Le plan comptable, préalable indispensable¶

L'État Comptable ne ventile vos mouvements que dans la mesure où votre plan comptable est renseigné. C'est lui qui fait correspondre vos événements, vos tarifs, vos frais et vos moyens de paiement à vos propres numéros de compte, comptables comme analytiques. Il se paramètre depuis Suivi puis Outils comptables, page Plan comptable.

Tant qu'un élément n'est rattaché à aucun compte, ses mouvements apparaissent dans le compte par défaut.

De la même façon, la mention « Non ventilé » dans la colonne de détail indique un mouvement qui n'a pas pu être rattaché à un événement ou à un moyen de paiement identifié.

Le guide Intégrer votre plan comptable dans Mapado détaille ce paramétrage.

Deux réglages qui déterminent le contenu du document¶

Avant de lire les chiffres, repérez le bandeau en tête des onglets de journaux : il rappelle les deux options retenues pour votre structure. Elles changent la nature des écritures produites, et donc les montants.

La TVA : à la vente ou à l'encaissement¶

En TVA à la vente — le cas le plus courant en billetterie — la TVA est due dès l'émission du billet. Elle est portée au compte de TVA collectée au moment de la vente, une ligne par taux.

En TVA à l'encaissement, la TVA n'est due qu'au moment où l'argent entre. Le document passe alors par un compte de TVA à régulariser à la vente, puis bascule vers la TVA collectée au fur et à mesure des encaissements, au prorata des sommes reçues. Une vente non encore réglée reste donc en attente de régularisation.

Les recettes : à la vente ou à la clôture de l'événement¶

En recettes à la vente, une place vendue en septembre pour un spectacle de mars est une recette de septembre.

En recettes à la clôture de l'événement, cette même vente est d'abord portée en produit constaté d'avance, puis reprise en recette au moment où la séance se déroule. C'est le mode qui reflète le rattachement de la recette à l'exercice concerné.

Les journaux comptables¶

Les deux premiers onglets présentent les mêmes écritures selon deux axes : Détail comptes comptables et Détail comptes analytiques. Chacun contient les trois journaux, avec pour chaque compte les colonnes Débit, Crédit et Balance, et une colonne de détail qui éclate le compte par événement ou par moyen de paiement.

Les écritures respectent la partie double : sur une même facture, débits et crédits s'équilibrent.

Le journal de ventes¶

Il porte vos factures et vos avoirs. Le principe est constant : le compte client est débité du montant TTC, et la contrepartie est répartie entre le compte de recette — de l'événement, ou le compte de vente par défaut — pour le montant hors taxes, et les comptes de TVA pour la taxe.

Les frais font exception : frais par billet, frais par commande et frais d'envoi vont vers leurs propres comptes, jamais vers le compte de l'événement. C'est voulu, leur taux de TVA différant généralement de celui des billets.

Un avoir produit les mêmes écritures en sens inverse.

Le journal de banque¶

Il porte vos encaissements et vos décaissements, ventilés par moyen de paiement. C'est le journal qui vous permet de rapprocher les mouvements Mapado de vos relevés bancaires et de vos remises.

Le journal des opérations diverses¶

Il regroupe deux natures de mouvements qui ne relèvent ni de la vente ni de la banque :

• Les bons d'achat et bons cadeaux, dont l'émission ne constitue pas une recette mais une dette envers le porteur. Le guide Intégrer les bons d'achat / chèques cadeau dans ma comptabilité explique le traitement attendu
• Les clôtures d'événement, si vous comptabilisez vos recettes à la clôture : ce sont les écritures qui sortent la recette du compte d'avance pour la porter en produit

Les autres onglets¶

• Détail jour encaissements — Vos encaissements et décaissements par moyen de paiement et par jour, puis vos recettes par jour. Utile pour faire un pointage des télécollecte CB sur place et ventes en ligne (voir notre guide : Fonctionnement de la télécollecte CB (ventes en ligne ou sur place)) ou resituer un écart (erreur d'affectation)
• Détail jour événement — Les mêmes recettes, croisées par événement et par jour
• Mouvements en compte — Tout ce qui ne s'équilibre pas sur la période : ventes en compte non encore réglées, encaissements portant sur des ventes antérieures, annulations de ventes antérieures, trop-perçus, mouvements sur les comptes clients. C'est l'onglet à ouvrir quand vos recettes et vos encaissements ne se recoupent pas. Le guide Comprendre les mouvements sur les ventes hors période détaille ces cas
• Détail transactions — Une ligne par transaction, avec la commande, le client, le moyen de paiement et la date de valeur. Disponible en Excel uniquement
• Événement période — La ventilation de vos ventes selon le moment où se déroule l'événement concerné : avant la période, pendant, après, ou événements non datés. C'est l'onglet des produits constatés d'avance : la colonne « Après la période » vous donne les sommes déjà encaissées pour des séances à venir

Points de vigilance¶

Les journaux ignorent le filtre par sous-entité. Si votre contrat comporte plusieurs sous-entités et que vous n'en sélectionnez qu'une partie, les deux premiers onglets continuent de porter sur l'ensemble du contrat, alors que les autres onglets respectent votre filtre. Un avertissement l'indique dans le document. La raison est structurelle : une écriture comptable ne se répartit pas entre sous-entités, et les encaissements ne leur sont pas rattachés. Pour un arrêté par sous-entité, appuyez-vous sur les onglets de détail plutôt que sur les journaux.

Les recettes ne sont pas les encaissements. Une vente réglée le mois suivant, un remboursement portant sur une vente ancienne, un règlement partiel : ces situations créent des décalages parfaitement normaux entre les deux notions. Le guide Différence entre les ventes recettes et les encaissements décaissements pose ce cadre.