Intégrer les bons d'achat / chèques cadeau dans ma comptabilité
Passez dans votre comptabilité la vente, l'utilisation et l'expiration des bons d'achat et bons cadeaux vendus avec Mapado. Les rapports cités dans cette page demandent le droit Comptabilité.
Un bon d'achat ne se comptabilise pas comme une vente de billetterie. Une vente de billet ou de service va dans un compte de classe 7 (701xxx pour les biens, 706xxx pour les services). La vente d'un bon va dans un compte de tiers de classe 4, par exemple un sous-compte 4675xx des « Tiers créditeurs » : l'argent encaissé reste dû au porteur du bon tant qu'il ne l'a pas utilisé.
Si vous savez à qui appartient un bon, vous pouvez aussi le suivre dans un compte client, comme un acompte versé sur ce compte.
Pourquoi la vente d'un bon n'a pas de TVA
Sur Mapado, un bon d'achat est un bon à usage multiple : il est crédité d'une somme d'argent, par exemple 50 €, et peut régler plusieurs tarifs ou événements, sans que l'on sache à l'avance ce que le client achètera, à 2,1 %, 5,5 %, 10 % ou 20 %.
La TVA n'est donc pas comptabilisée à la vente du bon, mais à son utilisation, au taux de ce qu'il règle : 2,1 % sur un spectacle à 2,1 %, 10 % sur une visite, 20 % sur des goodies. Mapado l'impose : un tarif de bon d'achat doit avoir un taux de TVA à zéro.
NOTE
J'utilise l'État comptable : dois-je saisir ces écritures moi-même ? Non. L'État comptable et l'export pour logiciel comptable produisent déjà ces écritures, sur le Compte de bons d'achat de votre plan comptable. La vente d'un bon figure au journal de ventes, sans TVA : compte client au débit, compte de bons d'achat au crédit. Son utilisation en paiement d'une commande figure au journal des opérations diverses : compte de bons d'achat au débit, compte client au crédit. Les exemples ci-dessous détaillent le même mécanisme pour une saisie manuelle.
Les bons repris d'un ancien logiciel de billetterie (bons importés) ont été vendus dans celui-ci : leur vente ne figure pas dans l'État comptable, seule leur utilisation y apparaît.
Vendre des bons d'achat
Votre État comptable du 10 janvier indique 50 € de bons vendus, 30 € en ligne et 20 € au guichet en carte bancaire. Vous pouvez les saisir d'un bloc dans votre logiciel comptable :
| 10 janvier | Débit | Crédit | |
|---|---|---|---|
| 4675XX | Bons Cadeaux | 50 | |
| 5111XX | Caisse - CB | 20 | |
| 512XXX | Banque | 30 |
De la même façon, votre État comptable du 15 janvier indique 650 € de bons vendus sur place, 50 € en espèces et 600 € en carte bancaire :
| 15 janvier | Débit | Crédit | |
|---|---|---|---|
| 4675XX | Bons Cadeaux | 650 | |
| 531XXX | Caisse - Espèce | 50 | |
| 5111XX | Caisse - CB | 600 |
Le 16 janvier, le compte 4675XX des bons en cours de validité a un solde de 700 €, soit les 50 € et 650 € de bons vendus.
Utiliser des bons d'achat en paiement
Quand il est utilisé, un bon d'achat est un moyen de paiement comme un autre.
Votre État comptable du 15 février indique les ventes suivantes :
- 1 055 € de billetterie (1 000 € HT et 55 € de TVA à 5,5 %)
- 440 € de sandwichs (400 € HT et 40 € de TVA à 10 %)
Et les moyens de paiement suivants :
- 500 € de bons d'achat
- 300 € en espèces
- 695 € en carte bancaire
Vous pouvez passer les écritures suivantes, en enregistrant d'abord la vente sur le compte client, puis son règlement :
| 15 février | Débit | Crédit | |
|---|---|---|---|
| 411XXX | Clients | 1495 | |
| 706XXX | Billets Spectacles | 1000 | |
| 4457XX | TVA sur les ventes 5,5% | 55 | |
| 701XXX | Sandwiches | 400 | |
| 4457XX | TVA sur les ventes 10% | 40 |
| 15 février | Débit | Crédit | |
|---|---|---|---|
| 411XXX | Clients | 1495 | |
| 531XXX | Caisse - Espèces | 300 | |
| 5111XX | Caisse - CB | 695 | |
| 4675XX | Bons Cadeaux | 500 |
Vous pouvez aussi saisir ces ventes sans passer par un compte client ou un compte d'attente, comme réglées au comptant :
| 15 février | Débit | Crédit | |
|---|---|---|---|
| 706XXX | Billets Spectacles | 1000 | |
| 4457XX | TVA sur les ventes 5,5% | 55 | |
| 701XXX | Sandwiches | 400 | |
| 4457XX | TVA sur les ventes 10% | 40 | |
| 531XXX | Caisse - Espèces | 300 | |
| 5111XX | Caisse - CB | 695 | |
| 4675XX | Bons Cadeaux | 500 |
Quelle que soit la méthode, le 16 février, le compte 4675XX des bons d'achat a un solde de 200 €.
Pour intégrer plus largement vos ventes Mapado dans votre comptabilité, voir Passer les écritures de ses ventes de billetterie.
Solder les bons expirés
Si vos bons ont une date de fin de validité, convertissez le solde des bons expirés en produits divers de gestion courante, en général sur le compte 758 ou sur un sous-compte dédié comme 7581 « Bons Cadeaux périmés ». Sinon, ces sommes restent dans le compte 4675XX d'une année sur l'autre. L'État comptable ne passe pas cette écriture : elle reste à saisir vous-même.
Par exemple, tous vos bons expirent à la fin de la saison, le 30 juin. Ce jour-là, le compte 4675XX a un solde de 1 500 €. Vous passez l'écriture suivante :
| 30 juin | Débit | Crédit | |
|---|---|---|---|
| 7581 | Bons Cadeaux périmés | 1500 | |
| 4675XX | Bons Cadeaux | 1500 |
Pour trouver le montant des bons expirés sur la période, ouvrez le menu Suivi, onglet Documents exportables, et téléchargez le rapport Bons d'Achat / Bons Cadeaux sur la période de l'exercice concerné. Il détaille les bons créés, utilisés ou devenus obsolètes pendant la période.
Cette écriture n'a pas de TVA : aucune TVA n'a été collectée à la vente du bon, et l'argent était conservé comme un acompte.
WARNING
L'administration fiscale apprécie d'avoir le détail de ce type de conversion. Expliquez l'origine de ces produits divers de gestion courante dans le rapport de votre commissaire aux comptes ou dans les annexes de votre bilan.