Intégrer les bons d'achat / chèques cadeau dans ma comptabilité
Lorsque vous proposez sur votre guichet ou minisite Mapado l'achat de bons cadeaux (ou chèques cadeau), il faut procéder à des écritures comptables un peu particulières.
En effet, contrairement aux ventes de billetterie classique (mais également de biens ou services) dont la comptabilité se passe dans un compte de type 7 (701xxx pour les biens et 706xxx pour les services), lorsque vous vendez un chèque cadeau, vous allez utiliser un compte de type 4 (en créant par exemple un sous compte 4675xx dans les "Tiers Créditeurs"). Par ailleurs, il n'y a pas de TVA applicable lors de la vente du bon cadeau, elle ne s'appliquera que lors de l'achat réel du bien ou service en fonction des biens ou service acheté.
Si vous êtes à même d'identifier leur propriétaire, il est aussi possible de localiser les bons cadeaux dans des "comptes clients" comme s'il s'agissait d'un acompte versé sur le compte en question.
Vous retrouverez dans les états des ventes sur l'espace Mapado Pro de l'ensemble des ventes de bons cadeaux réalisés. Vous retrouvez également dans les moyens de paiement, l'ensemble des achats payés à l'aide de bons cadeaux.
NOTE
Sur Mapado, les bons cadeaux sont tous considérés comme des "Bon à Usage Multiple (BUM)"
C'est une carte cadeau créditée d'une somme d'argent (ex: une carte de 50 €) valable sur possiblement plusieurs tarifs / événements, sans que l'on sache à l'avance ce que le client va acheter (des produits à 2,1%, 5,5 %, 10 % ou 20 %).
La TVA est comptabilisée lors de l'utilisation réelle du bon (2,1% sur un spectacle à 2,1%, 10% sur une visite, 20% sur des goodies...).
Grand avantage : vous n'avez pas à vous soucier de la comptabilisation de la TVA lors de la vente du bon cadeau... et si les bons cadeaux expirent, vous conservez la totalité de la somme en question nette de taxe !
Achat de bons cadeaux
Votre Etat Comptable du 10 Janvier fait l'état d'un cumul de 50 € de bons cadeaux vendus (30 € en ligne et 20 € au guichet en CB), vous pouvez alors les saisir sur votre logiciel comptable d'un bloc :
| 10 janvier | Débit | Crédit | |
|---|---|---|---|
| 4675XX | Bons Cadeaux | 50 | |
| 5111XX | Caisse - CB | 20 | |
| 512XXX | Banque | 30 |
De la même façon, sur votre Etat Comptable du 15 Janvier, vous notez un cumul de 650 € de bons cadeaux vendus sur place (50 € payés en espèces, 600 € payés en CB). Vous pouvez alors les saisir également d'un bloc :
| 15 janvier | Débit | Crédit | |
|---|---|---|---|
| 4675XX | Bons Cadeaux | 650 | |
| 531XXX | Caisse - Espèce | 50 | |
| 51111XX | Caisse - CB | 600 |
Le 16 Janvier, le compte 4675xx correspondant aux bons cadeaux en cours de validité a alors un solde de 700 € (correspondant aux 50 + 650 € de bons vendus)
Utilisation de bons cadeaux
Lorsqu'ils sont utilisés, les bons cadeaux sont des moyens de paiement comme des autres.
Votre Etat Comptable du 15 Février fait l'état des ventes suivantes :
- 1055 € de billetterie (1000 € HT + 55 € de TVA à 5,5%)
- 440 € de sandwichs (400 € HT + 40 € de TVA à 10%)
Ce même récapitulatif fait état des moyens de paiement suivants :
- 500 € de bons cadeaux
- 300 € en espèces
- 695 € en CB
Vous pouvez alors passer les écritures qui suivent :
| 15 février | Débit | Crédit | |
|---|---|---|---|
| 411XXX | Clients | 1495 | |
| 706XXX | Billets Spectacles | 1000 | |
| 4457XX | TVA sur les ventes 5,5% | 55 | |
| 701XXX | Sandwiches | 400 | |
| 4457XX | TVA sur les ventes 10% | 40 |
| 15 février | Débit | Crédit | |
|---|---|---|---|
| 411XXX | Clients | 1495 | |
| 531XXX | Caisse - Espèces | 300 | |
| 5111XX | Caisse - CB | 695 | |
| 4675XX | Bons Cadeaux |
Il est aussi possible de saisir cette écriture sans passer par un compte client (ou compte d'attente), en considérant tout cela comme réglé "au comptant". Cela donne alors :
| 15 février | Débit | Crédit | |
|---|---|---|---|
| 706XXX | Billets Spectacles | 1000 | |
| 4457XX | TVA sur les ventes 5,5% | 55 | |
| 701XXX | Sandwiches | 400 | |
| 4457XX | TVA sur les ventes 10% | 40 | |
| 531XXX | Caisse - Espèces | 300 | |
| 5111XX | Caisse - CB | 685 | |
| 4675XX | Bons Cadeaux | 500 |
Quelque soit la méthode utilisée, le 16 Février, le compte 4675xx correspondant aux bons cadeaux a alors un solde de 200 €
TIP
Plus généralement, pour avoir plus de détails sur la façon dont intégrer les ventes réalisées avec Mapado dans votre comptabilité, vous pouvez consulter Intégrer les ventes réalisées avec Mapado dans ma comptabilité.
En fin d'année / de saison / de période de validité
Si vous avez annoncé une date de péremption pour vos bons cadeaux, il vous faudra faire une opération comptable pour convertir le solde des bons cadeaux expirés en Produits divers de gestion courante (généralement compte 758 ... ou mieux un sous compte dédié à ce genre d'opération 7581 - Bons Cadeaux périmés ) pour ne pas traîner ces sommes au fil des années.
Par exemple : vous avez paramétré que tous vos bons cadeaux ont une date de fin de validité égale à la fin de saison (30 juin). Ce jour là, le compte 4675xx indique un solde de 1500 €. Vous passez alors l'écriture suivante :
| 30 juin | Débit | Crédit | |
|---|---|---|---|
| 7581 | Bons Cadeaux périmés | 1500 | |
| 4675XX | Bons Cadeaux | 1500 |
Pour retrouver le chiffre correspondant aux bons périmés sur la période, vous pouvez utiliser le rapport "Bons d'Achat / Bons Cadeaux" disponible sur le menu "Suivi" puis onglet "Documents exportables", en précisant la période de l'exercice concerné (plage de dates).
Il n'y a pas de TVA à appliquer car nous sommes dans un usage de "Bon à Usage Multiple" (aucune TVA n'a été collectée lors de la vente et l'argent est simplement stocké comme un acompte).
WARNING
A noter : L'administration fiscale apprécie généralement d'avoir des détails sur ce genre de conversion : il est donc de bon ton d'expliquer l'origine des produits divers de gestion courante dans le rapport de votre commissaire aux compte et/ou les annexes de votre bilan.