Un bon d'achat vendu n'est pas une recette : c'est une somme encaissée d'avance, en échange d'un engagement à fournir une prestation plus tard. Le document Bons d'Achat / Bons Cadeaux suit cet engagement de sa création à son extinction.

Trois moments dans la vie d'un bon¶

L'émission. Vous vendez un bon, vous encaissez son montant. Aucune prestation n'a encore été fournie : la somme correspond à une dette envers le porteur, sans TVA à ce stade.

L'utilisation. Le porteur règle une commande avec son bon, en tout ou en partie. C'est à ce moment que la vente se réalise et que la recette apparaît, avec sa TVA.

L'extinction. Le bon est entièrement consommé, ou il atteint sa date de validité sans avoir été utilisé. Dans le second cas, l'engagement s'éteint sans prestation : la somme correspondante change de nature comptable.

Ces trois moments tombent rarement dans le même mois, et c'est ce qui rend leur suivi nécessaire.

Télécharger le document¶

Depuis le menu principal, rubrique Suivi puis Documents exportables, section « Suivi relatif aux paiements ». Disponible en Excel et en PDF ; préférez l'Excel, qui vous permet de filtrer sur un code ou un client.

Les cinq onglets¶

Le document propose cinq listes, correspondant à cinq questions différentes.

• Bons cadeaux créés — Ceux que vous avez émis pendant la période. C'est le montant que vous avez encaissé d'avance
• Bons cadeaux utilisés — Ceux qui ont servi à régler une commande pendant la période, avec le montant réglé en bon et la commande concernée
• Bons cadeaux expirés — Ceux dont la validité s'est achevée pendant la période sans avoir été entièrement consommés. C'est l'onglet qui alimente vos écritures de fin d'exercice
• Bons cadeaux annulés — Ceux que vous avez désactivés (en annulant la vente)
• Bons cadeaux valides — L'état des lieux : tout ce qui est encore en circulation et peut être présenté demain

Lire le statut et les valeurs¶

Chaque bon porte son code, son client, sa date d'émission, sa date d'expiration, la commande dont il est issu et l'offre à laquelle il correspond.

Trois montants les accompagnent :

• Valeur d'émission — Le montant initial du bon
• Valeur consommée — Ce qui en a déjà été utilisé
• Valeur résiduelle — Ce qui reste disponible

La somme des valeurs résiduelles de l'onglet des bons valides vous donne le montant total que vous devez encore à vos porteurs de bons. C'est le chiffre à connaître pour arrêter un exercice, et celui qu'un commissaire aux comptes vous demandera.

La colonne de validité distingue trois états : le bon est valide, il ne l'est plus parce qu'il a été annulé, ou il ne l'est plus parce qu'il a été entièrement consommé. La nuance a son importance : un bon consommé a donné lieu à une vente, un bon annulé non.

Ce que devient un bon expiré¶

Un bon arrivé à échéance sans avoir été utilisé représente une somme encaissée pour une prestation qui ne sera jamais fournie. Cette somme cesse d'être une dette et devient un produit.

L'onglet des bons expirés est fait pour cela : il vous donne, période par période, la liste et le montant des engagements éteints. Le traitement comptable correspondant est décrit dans Intégrer les bons d'achat / chèques cadeau dans ma comptabilité

Où retrouver les bons dans les autres documents¶

Guides dédiés : Suivre son activité avec Recettes et Encaissements et Tenir sa comptabilité avec l'État Comptable