Passer les écritures de ses ventes de billetterie
Reprenez vos ventes Mapado dans votre logiciel comptable par quelques écritures périodiques, à partir de l'État comptable : cette page montre les écritures à passer selon la façon dont vous comptabilisez votre chiffre d'affaires et déclarez votre TVA. Télécharger l'État comptable demande le droit Comptabilité.
Les règles comptables françaises laissent plusieurs façons de faire. Les méthodes ci-dessous sont les plus courantes ; votre expert-comptable ou votre commissaire aux comptes peut vous en conseiller d'autres.
Grouper de multiples factures en une seule écriture comptable
Toutes les ventes réalisées avec Mapado sont justifiées par des factures, y compris au guichet : elles portent les mentions obligatoires et sont numérotées automatiquement, conformément à la loi. Depuis votre backoffice, vous pouvez les envoyer par e-mail aux spectateurs ou les télécharger, lors d'un contrôle ou d'une relance par exemple.
Grâce à ces factures, vous pouvez comptabiliser l'ensemble de vos flux de billetterie par un état récapitulatif, y compris les opérations au-delà du plafond de 76 € TTC des opérations au comptant de faible valeur. Vous avez donc le choix entre :
- reprendre chaque facture en comptabilité, au jour le jour, en les téléchargeant une à une
- comptabiliser un état récapitulatif périodique, au minimum mensuel, sans ressaisir le détail des opérations
La plupart des organisateurs choisissent l'état récapitulatif : c'est la méthode que détaille cette page. Fixez la période de reprise dans votre comptabilité, puis appliquez à chaque période les écritures ci-dessous.
Choisir quand comptabiliser le chiffre d'affaires
Vous pouvez comptabiliser vos recettes en chiffre d'affaires :
- dès la facture, le jour où la vente est confirmée
- après l'événement, une fois l'événement passé
La comptabilisation dès la facture convient à un lieu qui a une activité récurrente (musée, parc de loisirs…), dont les ventes suivent à peu près le rythme des visites et dont les coûts de fonctionnement sont stables sur l'année.
La comptabilisation après l'événement reflète mieux l'activité d'un organisateur qui vend sa saison en bloc à l'ouverture de la billetterie, au printemps ou en été, alors que les spectacles ont lieu en automne et en hiver : la recette est rattachée au moment où la prestation est exécutée. Elle répond aussi au principe de prudence, puisqu'un événement futur peut toujours être annulé, et elle donne une recette totale qui inclut les ventes au guichet du jour J. C'est la méthode la plus courante dans le spectacle vivant (musiques actuelles, théâtre…).
Mapado produit les écritures des deux méthodes. Le choix se fait sur chaque compte de type Vente de votre plan comptable (Suivi > Outils comptables > Plan comptable), dans le champ Mode de comptabilisation (utilisé uniquement pour les événements datés) : À date de vente pour la comptabilisation dès la facture, À événement échu pour la comptabilisation après l'événement. Un événement suit le mode du compte de vente auquel il est associé, ou celui du compte de vente par défaut. L'État comptable et l'export pour logiciel comptable suivent ce réglage.
Choisir quand déclarer la TVA
Vous pouvez déclarer la TVA :
- sur les débits, au moment où vous émettez la facture
- sur les encaissements, au moment où vous êtes réglé
La TVA sur les débits est la plus répandue et peut être utilisée par toutes les entreprises : les entreprises de biens sont tenues de l'appliquer, les entreprises de services peuvent choisir l'une ou l'autre.
Mapado produit les écritures des deux méthodes. Indiquez la vôtre dans le Mode de déclaration de la TVA de vos paramètres comptables (voir Déclarer son régime de TVA et son mode de déclaration) : ce réglage décide aussi des fichiers d'e-reporting produits pour la facturation électronique.
En TVA sur les encaissements, les ventes sont enregistrées sur un compte de TVA « à l'encaissement » (44574X par exemple), puis transférées sur un compte de TVA exigible (44571X par exemple) au moment du règlement. Mapado calcule ce transfert pour vous : voir la section « Saisir les encaissements » ci-dessous. Pensez aussi à modifier la mention portée par défaut sur vos factures, TVA au débit, dans le menu de paramétrage.
NOTE
Comment est traité un règlement partiel sur une commande à plusieurs taux de TVA ? Quand un encaissement est lettré avec une facture, Mapado le répartit sur les lignes de la facture, et chaque ligne porte son propre taux : la TVA qui bascule est celle des lignes réglées. Un encaissement non lettré laisse donc sa TVA en attente : lettrez vos encaissements avant d'arrêter votre période (voir Lettrer factures et encaissements).
Comptabiliser le chiffre d'affaires dès la facture
Le principe : débiter un compte client (411XXX) et créditer directement les montants des factures sur les comptes de produits 7XXXXX (chiffre d'affaires de services) et sur les comptes 4457XX (TVA collectée, ventilée par taux, si votre billetterie est soumise à la TVA).
- Téléchargez l'État comptable de la période depuis votre backoffice : voir Tenir sa comptabilité avec l'État comptable.
- Ouvrez le journal de ventes, dans l'onglet Détail comptes comptables : il reprend vos ventes et vos annulations, compte par compte et taux par taux.
- Si la balance des ventes est positive, saisissez la balance plutôt que le détail des ventes au crédit et des annulations au débit, dans une écriture datée du dernier jour de la période.
Exemple : les ventes de janvier ont une balance positive de 1 055 €.
| 31 janvier | Débit | Crédit | |
|---|---|---|---|
| 411XXX | Clients Billetterie | 1055 | |
| 7XXXXX | Billets Spectacles | 1000 | |
| 4457XX | TVA sur les ventes 5,5% | 55 |
Si la balance est négative, inversez les colonnes Débit et Crédit.
Comptabiliser le chiffre d'affaires après l'événement
Le principe : débiter un compte client (411XXX) et créditer temporairement les montants des factures sur des comptes d'avance (419XXX dans nos exemples) et sur les comptes 4457XX (TVA collectée, ventilée par taux, si votre billetterie est soumise à la TVA). Après l'événement, la recette passe du compte d'avance au compte de produits.
Vous pouvez avoir un seul compte d'avance pour tous les spectacles, ou un par spectacle. La plupart des structures qui ont un comptable en interne choisissent un compte par spectacle : c'est plus de travail, mais la recette de chaque spectacle se suit, et une erreur de saisie se retrouve plus vite.
Si le compte de vente de l'événement est en À événement échu, l'État comptable passe ces écritures pour vous : le journal de ventes porte la recette des billets sur le Compte de produits constatés d'avance associé au compte de vente (ou sur le compte de produits constatés d'avance par défaut), et le journal des opérations diverses la transfère vers le compte de vente une fois la séance close, à la date de la séance (voir Clôturer une séance pour reconnaître ses recettes). Les écritures ci-dessous détaillent ce mécanisme.
Lors de la vente
- Téléchargez l'État comptable de la période depuis votre backoffice.
- Ouvrez le journal de ventes, dans l'onglet Détail comptes comptables : il reprend vos ventes et vos annulations.
- Portez les ventes au crédit et les annulations au débit, ou seulement la balance (positive au crédit, négative au débit), dans une écriture datée du dernier jour de la période.
Exemple : les ventes de janvier s'élèvent à 1 055 €, celles de février à 2 110 €, avec des balances positives sur chaque spectacle et un taux de TVA unique de 5,5 %.
| 31 janvier | Débit | Crédit | |
|---|---|---|---|
| 411XXX | Clients Billetterie | 1055 | |
| 419001 | Avance Spectacle A | 100 | |
| 419002 | Avance Spectacle B | 200 | |
| 419003 | Avance Spectacle C | 400 | |
| 419004 | Avance Spectacle D | 300 | |
| 4457XX | TVA sur les vente 5,5% | 55 |
| 28 février | Débit | Crédit | |
|---|---|---|---|
| 411XXX | Clients Billetterie | 2110 | |
| 419001 | Avance Spectacle A | 400 | |
| 419002 | Avance Spectacle B | 300 | |
| 419003 | Avance Spectacle C | 700 | |
| 419004 | Avance Spectacle D | 600 | |
| 4457XX | TVA sur les vente 5,5% | 110 |
Un spectacle peut avoir une balance négative. Exemple : en janvier, toujours pour 1 055 € de ventes au total, le spectacle B a 100 € de ventes et 300 € d'annulations, soit une balance de −200 €. Vous pouvez saisir soit la balance :
| 31 janvier | Débit | Crédit | |
|---|---|---|---|
| 411XXX | Clients Billetterie | 1055 | |
| 419001 | Avance Spectacle A | 500 | |
| 419002 | Avance Spectacle B | 200 | |
| 419003 | Avance Spectacle C | 400 | |
| 419004 | Avance Spectacle D | 300 | |
| 4457XX | TVA sur les vente 5,5% | 55 |
Soit les deux flux :
| 31 janvier | Débit | Crédit | |
|---|---|---|---|
| 411XXX | Clients Billetterie | 1055 | |
| 419001 | Avance Spectacle A | 500 | |
| 419002 | Avance Spectacle B | 100 | |
| 419002 | Avance Spectacle B | 300 | |
| 419003 | Avance Spectacle C | 400 | |
| 419004 | Avance Spectacle D | 300 | |
| 4457XX | TVA sur les vente 5,5% | 55 |
Après la représentation
Transférez le total de recette HT de la représentation du compte d'avance (419XXX) vers le compte de produits (7XXXXX).
Exemple : le spectacle A a lieu le 15 mars.
| 15 mars | Débit | Crédit | |
|---|---|---|---|
| 419001 | Avance Spectacle A | 500 | |
| 7XXXXX | Billets Spectacles | 500 |
Faites de même à chaque représentation. Le chiffre d'affaires HT d'une représentation figure dans le bilan des ventes PDF, téléchargeable sur chaque séance, et dans le rapport Bilan Représentation, onglet Par Séance.
Saisir les bons cadeaux
Les bons cadeaux se comptabilisent à part : voir Intégrer les bons d'achat / chèques cadeau dans ma comptabilité.
Saisir les encaissements
Créditez le compte client (411XXX) et débitez en face les comptes de vos moyens de paiement. Ce qui reste sur le compte 411XXX en fin de période correspond à vos ventes « en compte », à percevoir plus tard.
Cette saisie se fait généralement chaque jour, pour rapprocher ensuite les montants des télécollectes CB, des remises d'espèces et de chèques en banque et des sorties de caisse. Vous pouvez aussi l'espacer, une fois par mois par exemple.
Exemple : votre logiciel comptable a les comptes suivants pour les moyens de paiement.
- 531XXX (Guichet en espèces)
- 5111XX (Guichet en CB)
- 5112XX (Guichet en chèque)
- 512XXX (Vente en ligne avec Monext Retail Online, ex Payline)
Ce jour-là, vous encaissez 700 € : 250 € en espèces, 50 € en CB sur place, 70 € par chèque et 330 € en vente en ligne.
| 31 janvier | Débit | Crédit | |
|---|---|---|---|
| 411XXX | Clients Billetterie | 700 | |
| 531XXX | Caisse - Espèces | 250 | |
| 5111XX | Caisse - CB | 50 | |
| 5112XX | Caisse - Chèques | 70 | |
| 512000 | Banque | 330 |
Si vos ventes se font au comptant, vous pouvez regrouper cette écriture avec celle du chiffre d'affaires, sans passer par le compte 411XXX.
En TVA sur les encaissements
C'est aussi au moment de l'encaissement que la TVA passe sur le compte exigible. Dans l'exemple, vous avez enregistré 1 055 € de ventes, dont 55 € de TVA, mais vous n'avez encaissé ce jour-là que 700 € TTC à 5,5 %, soit 663,51 € HT et 36,49 € de TVA. L'écriture à passer est la suivante :
| 31 janvier | Débit | Crédit | |
|---|---|---|---|
| 44574X | TVA sur les ventes 5,5% | 36,49 | |
| 44571X | TVA exigible à 5,5% | 36,49 |
Vous n'avez pas à la calculer : le journal des opérations diverses de l'État comptable la produit pour chaque encaissement lettré, sous le libellé « Lettrage ». Si un lettrage est défait (un encaissement réaffecté, une commande annulée), l'État comptable passe l'écriture inverse, sous un libellé « Délettrage ».
Cas particuliers
Passer par un compte d'attente plutôt que par le compte client
Quelle que soit la méthode retenue, vous pouvez passer par un compte d'attente (419XXX) plutôt que par le compte client 411XXX. Lors de l'encaissement, vous répartissez ce compte d'attente entre ce qui reste réellement dû par vos clients (411XXX) et ce qui a été réglé comptant (531XXX, 511XXX, 512XXX). Le compte client ne grossit pas inutilement, au prix d'écritures supplémentaires.
L'onglet mouvements en compte de l'État comptable vous permet alors de distinguer les commandes réellement « en compte » des autres.
Utilisez dans ce cas le 419XXX à la place du 411XXX dans les écritures de chiffre d'affaires. Exemple : ce jour-là, il y a eu 1 055 € de ventes, dont 700 € encaissés et 355 € en compte.
| 31 janvier | Débit | Crédit | |
|---|---|---|---|
| 419XXX | Compte d'Attente | 1055 | |
| 411XXX | Clients Billetterie | 355 | |
| 531XXX | Caisse - Espèces | 250 | |
| 5111XX | Caisse - CB | 50 | |
| 5112XX | Caisse - Chèques | 70 | |
| 512000 | Banque | 330 |