Comment déclarer mes données sur SIBIL depuis Mapado ?

Comment déclarer mes données sur SIBIL depuis Mapado ?

Si vous souhaitez tout d'abord vous renseigner davantage sur la déclaration SIBIL, voici un article qui pourra vous intéresser :
Comment respecter l'obligation de déclaration SIBIL ? 

Afin de vous faire gagner du temps, vous avez la possibilité depuis votre espace pro Mapado de déclarer directement vos données sur SIBIL. 

Au préalable, assurez vous que le "type de tarif" a bien été paramétré sur tous vos événements (et votre grille tarifaire). Pour comprendre la correspondance entre le type de tarif côté Mapado, et la définition des totaux nécessaires côté SIBIL, vous pouvez consulter  cet article.


Depuis le menu Paramétrage de votre espace Mapado Pro, rendez-vous sur le bloc : Déclaration Sibil
À noter qu'il faut un compte Mapado avec au moins un accès de type "Manager" pour modifier le rattachement SIBIL.

1 - Rattacher votre accès SIB à votre compte Mapado

  1. En haut de page, cliquez sur le lien permettant de rattacher un contrat SIBIL à un contrat MAPADO :

  1. Renseignez le nom du compte (vous pouvez choisir comme vous le souhaitez, par exemple cela peut simplement être le nom de votre structure si vous n'avez qu'une licence)
  2. Renseignez l'identifiant de l'accès SIB que vous avez créé pour Mapado sur le site de SIBIL (relire notre guide pour le créer si ce n'est fait). Attention ce n'est pas un accès "humain" mais un accès SIB comme indiqué dans le guide.
  3. Renseignez le mot de passe de l'accès SIB
  4. Cliquez sur "Rattacher"
  1. Une confirmation s'affiche de type :
 

Le contrat Mapado sélectionné est alors bien rattaché à votre compte SIBIL via l'accès SIB
Si vous voulez le modifier, il suffit de refaire ce chemin une nouvelle fois.

2 - Rechercher et rattacher vos lieux à votre compte SIBIL

  1. Cliquez sur un lieu qui n'est pas encore rattaché à SIBIL (exemple de gauche sur la capture d'écran ci dessous)

  1. Par défaut, nous utilisons le nom que vous avez donné pour rechercher le lieu dans la base de données SIBIL. S'il ne trouve pas de résultat, vous pouvez ajuster les mots clés (parfois vous avez renseigné "MJC" mais SIBIL connait le lieu sous le nom "Maison de la Jeunesse"). Si vous ne trouvez toujours pas le lieu, vous devrez le créer côté SIBIL (si vous ne savez pas comment faire, vous pouvez suivre ce guide ) puis revenir ensuite le chercher côté Mapado

  1. Une fois le lieu trouvé et choisi, cliquez sur 
Une coche verte vous indiquera que la manipulation a bien été réalisée (exemple de droite sur la capture plus haut). 

Une fois tous les lieux liés, rafraichissez votre page pour mettre à jour l'ensemble des contraintes pesant sur les événements.


3 - Complétez les informations obligatoires selon la nomenclature SIBIL

Pour qu'un événement soit déclarable sur SIBIL, il faut au préalable :
  1. que votre événement ait un lieu associé sur Mapado
  2. que le lieu défini sur Mapado pour l'événement en question soit rattaché à un lieu chez SIBIL (étape précédente)
  3. que vous ayez complété les informations obligatoires selon la nomenclature SIBIL (qui change selon les types d'événements)
SIBIL exige en effet des informations complémentaires obligatoires pour les déclarations. En l'occurrence, celles ci dépendent du type de spectacle (danse, théâtre, ...).
Sans ces informations spécifiques à chaque spectacle, il n'est techniquement pas possible d'enregistrer les statistiques sur SIBIL, vous devez donc les compléter pour tous vos spectacles.

Selon les cas, vous serez ainsi invités successivement à compléter les informations manquantes. Par exemple ci dessous, le premier événement (à gauche) n'a pas encore de lieu défini et le second (à droite) n'a pas ses informations obligatoires :



Pour compléter ces informations obligatoires, 
  1. Sur chacun des événements à documenter, complétez les informations communes : 

Les différents domaines de représentation ont été définis par SIBIL, vous devez choisir celui qui s'approche le plus de votre cas. Nous ne pouvons malheureusement pas les modifier de notre côté
  1. Cliquez ensuite sur "Suivant" pour compléter les détails concernant l'œuvre jouée, permettant au Ministère de la Culture de le raccrocher à une fiche unique de leur côté (et d'identifier par exemple les tournées entre plusieurs lieux). Les détails demandés varient selon le "domaine de représentation" précédemment choisi (et ont aussi été définis par SIBIL) : 


  1. Cliquez sur Terminer
Une coche verte vous indiquera que la manipulation a bien été réalisée et que l'événement est prêt à être déclaré sur SIBIL :


Inutile de vous rendre tout de suite sur SIBIL pour vérifier la déclaration, elle n'est pas immédiate. On vous explique cela juste en dessous ...

 Il faut évidemment que votre programmation soit créée au préalable sur Mapado Pro puisqu'il s'agit d'éléments complémentaires demandés par SIBIL


Bon à savoir

Quand sont envoyées les statistiques de mes séances ?

Mapado enverra automatiquement les données de fréquentation à SIBIL :
  1. Le lendemain de son paramétrage SIBIL si la séance est passée depuis plus de 5 jours
  2. 5 jours après la fin de la séance de votre événement dans les autres cas

Si vous vous apercevez d'une erreur d'enregistrement de données ou que vous souhaitez apporter une modification (suite à des ajustements par exemple plus de 5 jours après la fin de la séance), il faudra vous rendre sur l'interface SIBIL pour contrôler et éventuellement modifier les données en question. Ces modifications sont possibles jusqu'au 10 du mois suivant le trimestre en cours.

Les événements non datés ne sont pas pris en compte par SIBIL. Si vous souhaitez déclarer un événement de ce type, il vous faudra au préalable modifier votre événement et paramétrer des dates. 

Puis-je déclarer des anciens spectacles (trimestres précédents) ?

Non, la passerelle de déclaration ne permet de déclarer que les spectacles du trimestre en cours (+ 10 jours) car c'est la fenêtre laissée par SIBIL pour faire remonter les statistiques.

Que se passe-t-il lorsque j'ai une série d'un spectacle ?

Si vous avez plusieurs représentations d'un même spectacle, vous verrez que nous publions sur SIBIL chaque représentation comme une nouvelle "ligne" et non l'ensemble des représentations comme une série.

Il existe bien une logique de "série" sur SIBIL mais elle ne couvre pas tous les cas en pratique qui semblent être des exceptions mais qui en réalité sont relativement fréquentes (reprise, report, scolaires, série à cheval entre deux trimestres, ...) : Par exemple le caractère "jeune public" d'un spectacle (séance scolaire) s'apprécie au niveau du spectacle et non de la séance. Si vous avez une séance scolaire dans de multiples séances non scolaires, votre spectacle doit avoir deux lignes. Sur une série de 10 représentations, si vous devez reporter la dernière représentation 6 mois plus tard (suite à une annonce de confinement par exemple), alors que vous avez joué les 9 autres dans les temps, votre déclaration de spectacle déborde entre deux périodes de déclaration ... et tout se complique (la période de diffusion augmente de six mois et dépasse le trimestre déclaratif). 

Ce choix "technique" n'est pas contre indiqué : dans ses outils d'analyse de données et statistiques, le ministère dispose d'outils de déduplication et de rapprochement des données, donc ce parti pris ne gène pas outre mesure. Et de votre côté, comme vous irez peu sur l'interface SIBIL, cela ne devait pas vous gêner outre mesure.

Que se passe-t-il lorsqu'un spectacle est annulé ?

Nous n'avons pas de notion d'annulation sur Mapado, d'autant que les séances peuvent rester ouvertes longtemps pour permettre les reports individuels spectateur par spectateur avant de clore la séance. Les séances "annulées" seront ainsi quand même transmises sur SIBIL environ 5 jours après la date où elles devaient avoir lieu.

La remontée des informations étant trimestrielle, si vous avez annulé une ou plusieurs date, pensez donc à vous rendre sur l'interface SIBIL à la fin de chaque trimestre (ou au début de chaque nouveau trimestre) pour supprimer les séances ainsi annulées pendant le trimestre écoulé.  Si vous avez oublié de le faire et souhaitez corriger des remontées de séances passées annulées, vous pouvez contacter l'assistance SIBIL qui pourra le faire pour vous :  sibil.dgca@culture.gouv.fr

Comment déclarer mes événements 100% à distance (en visio) ?

Nous avons interrogé l'assistance SIBIL et ils nous ont indiqué que vous deviez créer un nouveau lieu dont le nom est « Lieu Virtuel » avec comme adresse celle de la structure déclarante.

Comme ce nommage suivi d'une adresse complète peut être confus pour vos spectateurs, nous vous suggérons :
  1. de créer un lieu sur Mapado intitulé "A distance" (ou "Depuis chez vous" ou "En visio" ou "Sur Zoom" ou similaire) avec des tirets en guise d'adresse
  2. de créer un lieu sur SIBIL intitulé "Lieu Virtuel" comme ils le demandent, avec cette fois votre adresse complète (par exemple "Lieu Virtuel, 10 place de la Mairie, 38000 Grenoble")
  3. de rattacher votre nouveau lieu Mapado à votre nouveau lieu SIBIL (dans notre exemple "A distance" (côté Mapado) se rattache à "Lieu Virtuel, 10 place de la Mairie, 38000 Grenoble")



Articles associés
  1. Comment respecter l'obligation de déclaration SIBIL ?
  2. Paramétrer ma grille tarifaire
  3. Comment créer un compte SIB sur SIBIL ?
  4. Comment créer un nouveau lieu dans la base SIBIL ?


    • Related Articles

    • Comment respecter l'obligation de déclaration SIBIL ?

      Votée en 2016, la loi « Liberté de création, architecture et patrimoine » comporte tout un volet concernant la remontée des données de billetterie à des fins statistiques (Article 48). Nous allons essayer de faire le point sur ce nouveau dispositif ...

    • Comment créer un compte SIB sur SIBIL ?

      Créer un accès SIB Connectez vous à SIBIL ( https://sibil.culture.gouv.fr/ ) avec votre compte SIBIL principal (celui qui dispose de "tous les droits" sur l'interface SIBIL et notamment de pouvoir créer des accès complémentaires et des accès SIB). ...

    • Comment créer un nouveau lieu dans la base SIBIL ?

      Nécessité d'un lieu dans la base SIBIL Lorsque vous réalisez la déclaration d'une représentation sur SIBIL, vous devez l'associer à un lieu également présent dans la base SIBIL. Pour cela, nous avons mis en place un moteur de recherche qui va ...

    • RGPD : Respecter les lois de protection des données personnelles

      Depuis le 25 mai 2018 est en vigueur le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) dans toute l'Union européenne. L'esprit de ce règlement : protéger les citoyens par rapport à l'utilisation qui est faite de leurs données personnelles ...

    • Mapado Scan : vider le cache (effacer les données) de l'application

      Dans certaines situations, il est possible que les données de l'application Mapado soient corrompues, il est alors nécessaire de réinitialiser celle-ci. Voici la procédure :  Glissez depuis le haut de l'écran afin d'afficher le panneau supérieur ...