Comment prévoir la possibilité de faire du surbooking au guichet ?

Comment prévoir la possibilité de faire du surbooking au guichet ?

Pourquoi le surbooking ?

Décrié dans d'autres industries (transport aérien notamment), le surbooking peut être un dispositif utile pour le monde du spectacle pour peu d'être compris et maîtrisé.
En effet, statistiquement 3 à 5% des spectateurs ne se présentent pas le jour de l'événement. Sur des séances complètes, cela peut être frustrant tant pour les artistes, les organisateurs que le public.

La pratique d'un surbooking de dernière minute au guichet permet de répondre en partie à cette problématique.


Chez Mapado, nous vous proposons deux solutions quand on a à faire à du placement libre (non numéroté) :

Solution 1 : Activer le surbooking pour tous vos événements

Il suffit d'envoyer une demande à l'Assistance Mapado ( support@mapado.com ) et nous vous activerons la possibilité de faire du surbooking.
Dans ce cas, un message d'avertissement vous prévient tout de même que vous passez une commande faisant du surbooking et les compteurs de jauge peuvent passer en négatif.

Solution 2 : Gérer manuellement son quota de surbooking, séance par séance

Pour pouvoir vous le permettre, vous devez anticiper dès le paramétrage de votre séance.

Préparer un contingent dédié au surbooking et modifier la jauge totale

Le principe est de prévoir un volume complémentaire de places que vous pourrez vendre en fonction des personnes ne se présentant pas le jour J.
Ce volume de places peut être "sanctuarisé" dans un contingent "surbooking".

Par exemple, vous avez une salle de 100 places (jauge réelle). Et vous souhaitez pouvoir vendre jusqu'à 20 places en surbooking.
Sur Mapado, lors du paramétrage de la séance, il vous faudra indiquer une jauge de 120 places (jauge commercialisable). Et créer un contingent "surbooking" de 20 places.

Ainsi, au guichet et sur le minisite, vous pourrez vendre normalement vos 100 places.

Une fois les premières 100 places vendues, la séance sera indiquée complète sur le minisite.
Et côté guichet, sans sélection de contingent, un message empêchant la vente sera également indiqué.
En revanche, si vous sélectionnez le contingent "surbooking", vous pourrez encore vendre ou réserver jusqu'à 20 places de plus ...

Liste d'attente

Ce contingent peut aussi vous permettre de gérer des réservations "en liste d'attente" : vous pouvez les allouer temporairement sur votre contingent "surbooking" et en cas d'annulation d'autres spectateurs, les sortir du contingent "surbooking" pour les replacer en "hors contingent".


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