Faire du surbooking (surjauge)
Pourquoi le surbooking ?
Décrié dans d'autres industries (transport aérien notamment), le surbooking peut être un dispositif utile pour le monde du spectacle pour peu d'être compris et maîtrisé. En effet, statistiquement 3 à 5% des spectateurs ne se présentent pas le jour de l'événement. Sur des séances complètes, cela peut être frustrant tant pour les artistes, les organisateurs que le public.
La pratique d'un surbooking de dernière minute au guichet permet de répondre en partie à cette problématique. Chez Mapado, nous vous proposons plusieurs solutions en fonction du type de placement de vos évènements.
Le surbooking peut aussi être un moyen de palier ponctuellement à un manque de stock dans une séance (attribution scolaire par exemple). Si vous utilisez le surbooking dans cette situation, pensez bien à revenir à une jauge de surbooking nulle après cette séquence intermédiaire.
En placement libre
Il faut une action explicite pour ajouter une jauge de surbooking. Cette opération est effectuée depuis le bouton "Gérer la jauge" puis par un clic sur "Ajouter une jauge de surbooking".
Il suffit ensuite d'indiquer le nombre de places à ajouter en plus à la jauge totale de la séance pour activer le surbooking.
IMPORTANTLes places ajoutées à la jauge de surbooking sont rendues disponibles dès la confirmation dans le stock "hors contingent". Si vous souhaitez protéger ces places en les réservant à la vente au guichet, pensez à les déplacer dans un contingent spécifique.
Vous pouvez nommer celui-ci "surbooking" si vous souhaitez identifier précisément ces places.
Les séances pour lesquelles le surbooking est activé affichent leur jauge totale (310 sur la capture ci-dessus), surbooking inclus, en orange.
Lorsque la jauge principale est dépassée, le total des places occupée s'affiche lui aussi en orange (318 sur la capture ci-dessus)
- Liste d'attenteCe contingent peut aussi vous permettre de gérer des réservations "en liste d'attente" : vous pouvez les allouer temporairement sur votre contingent "surbooking" et en cas d'annulation d'autres spectateurs, les sortir du contingent "surbooking" pour les replacer en "hors contingent".
La jauge de surbooking est dissociée de la jauge principale de la séance. Dans les différents rapports de type "déclaratif", la jauge principale est l'information qui est retenue, en particulier pour les bilans spectacles et bordereaux de représentation.
Les documents de suivi comprennent (synthèse ventes et réservation par exemple) comprennent eux la double information.
La possibilité de modifier la jauge de surbooking est protégée par une permission spécifique "Activer le mode surbooking d'une séance".
Par défaut seuls les rôles "Accès complet" et "Manager" ont accès à cette permission (le rôle "Guichet" n'a pas la possibilité de modifier la jauge de surbooking).
Vous pouvez attribuer cette permission en activant la permission dans la gestion des rôles
En placement numéroté ou mixte (avec un plan de salle)
Dans ce cas, il vous faut prévoir un stock de places supplémentaires sur votre plan de salle. Pour se faire, vous devez le préciser lors de la demande d'intégration de votre plan sur Mapado. Nous ajouterons alors des places supplémentaires sur le plan, symbolisées par un cercle :
- Ces places ne seront visibles qu'au guichet et ne seront pas séléctionnables sur votre plan de salle en ligne.
- Vous pouvez alors créer un contingent "surbooking" sur votre modèle de salle dans lequel vous mettez de côté ces places. Il vous suffira de vente au guichet avec le contingent surbooking lorsque l'évènement sera complet.
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