Obligations légales liées à la billetterie
En France, le marché de la billetterie est encadré par de nombreuses règles et obligations fiscales, juridiques et comptables.
Ainsi, si les organisateurs sont généralement conscients que chaque entrée (gratuite ou payante) doit être constatée par la remise d'un billet, ils ne se rendent pas forcément compte des autres obligations liées (en terme de contrôle des entrées, de conservation des données, …) qui sont fonction du mode de billetterie utilisé (billetterie manuelle, billetterie physique issu d’une solution informatisée, billetterie dématérialisée, …).
Les principaux textes applicables en terme de billetterie sont :
- L’article 290 quater du Code Général des Impôts
- Le cahier des charges de l’arrêté du 8 mars 1993 (relatif aux conditions d'utilisation de systèmes informatisés de billetterie par les exploitants de salles de spectacles, les organisateurs de réunions sportives et les exploitants d'établissements de spectacles) et modifié par l’arrêté du 7 octobre 2007 (Article 9 - Journal officiel du 5 Octobre 2007 - à l’occasion de l’encadrement notamment de la billetterie dématérialisée)
- Dans le cadre d’un contrat de billetterie dit “transparent”, l’article 1984 du Code Civil définissant les contrats de mandat. Dans le cadre d’un contrat de billetterie dit “opaque”, l’article L.132-1 du Code du Commerce fait de même pour les contrats de commission à la vente.
- Les règles comptables française applicables à tout commerçant, notamment en terme de régularité, de conservation, de sincérité et de fidélité (L123-22/23 du Code du Commerce).
- L'article 286 du Code général des impôts (Loi "Anti Fraude" à la TVA)
Sauf indication contraire, les références indiquées dans la suite du document sont relatives au
Bulletin Officiel des Finances Publiques-Impôts (identifiant juridique : BOI-TVA-DECLA-20-30-20-30-20120912) qui reprend la plupart de ces obligations, et que nous appelleront Bulletin Officiel pour plus de concision.
Le logiciel de billetterie Mapado s’engage à respecter l’ensemble des lois, règles et obligations qui lui incombent, à fournir à ses clients les éléments comptables lui permettant de respecter celles qui les concernent, et à procéder à une veille réglementaire afin d’assurer une conformité continue et constante de ses solutions.
Dans la suite de ce document, nous illustrons plusieurs éléments concernant notre réponse en terme de mentions obligatoires, de délivrance des billets, de contrôle des billets à l’entrée, de contrôle par l'administration ainsi que de conservation des données.
Vous pouvez aussi retrouver plus d'informations quant au dispositif mis en oeuvre suite à la
loi "Anti Fraude" à la TVA du 1er Janvier 2018 sur cet article.
Vous retrouverez aussi un autre guide quant aux
obligations relatives à SIBIL pour lequel nous avons développé une passerelle automatisée.
A lire également en terme de législation,
un guide sur les différents taux de TVA en billetterie en France.
Mentions sur les billets
Vos obligations légales
Les mentions obligatoires en terme de billetterie sont détaillées dans les paragraphes § 190 (billetterie manuelle ou automatisée) ou § 200 / 210 (billetterie informatisée) du Bulletin Officiel.
La réponse de Mapado
Nous apposons les mentions suivantes sur les ebillets au format dématérialisés (e-billet, imprimable ou non) ou rematérialisés sur papier thermique.
- l'identification de la structure (vous)
- le nom du spectacle / de l'événement concerné
- la date et l’horaire de la séance / de la représentation
- l'éventuelle catégorie de places à laquelle il donne droit
- le nom du tarif et le prix payé par le spectateur (ou la mention de gratuité)
- le numéro du billet unique (également encodé sous la forme d'un code QR)
- la date de la vente
Nous indiquons le numéro de licence d'entrepreneur du spectacle que vous précisez dans les paramètres généraux de billetterie (mention obligatoire si vous relevez de ce régime),
En plus de ces mentions obligatoires, nous indiquons également le nom / prénom du participant (s'il s'agit de billets nominatifs), le numéro de la place (s'il s'agit de placement numéroté), .
On peut également noter que le § 190 précise que les billets issus de billetterie manuelle ou automatisée comportent un "numéro d'ordre du billet, tiré d'une série ininterrompue", tandis que le § 200 concernant les billets issus d'une billetterie informatisée (comme Mapado Pro) comportent un "numéro d'opération attribué par le système de billetterie" (sans précision que ce dernier soit tiré d'une série ininterrompue) fusionné chez Mapado avec le numéro de billet unique.
Par ailleurs, si vous aviez auparavant une billetterie manuelle et l'habitude de "déclarer" vos séries de billets, ceci est à présent inutile. Si vous produisez des billets thermiques personnalisés, et s'ils ne sont utilisés qu'avec Mapado, il est inutile également de préimprimer de numéros au verso.
Délivrance des billets
Vos obligations légales
Toute personne pénétrant dans un lieu de spectacle dont l’accès est conditionné par l’acquittement d’un droit d’entrée doit être munie d’un billet ou d’un ticket qu’il soit papier, matériel ou dématérialisé, et ce, même s’il s’agit d’une invitation. (Bulletin Officiel § 110)
Le billet « papier » ou billet « matériel » est un support physique associé à un droit d’entrée et qui est nécessairement extrait soit d’une billetterie manuelle (carnet à souches), soit d’un système de billetterie automatisé ou informatisé. (Bulletin Officiel § 120)
Le billet « immatériel » ou « dématérialisé » constitue un droit d’entrée dématérialisé. C’est une preuve d’achat qui peut être représentée sous la forme d’un code barre sur tout support (affiché sur l’écran du téléphone mobile, enregistré sur une puce, imprimé sur un document) ou d’un billet que le spectateur peut imprimer lui même sur support papier lors de son achat sur internet. (Bulletin Officiel § 140)
Dans le cadre de séances organisées pour des groupes scolaires, le système informatique peut enregistrer et éditer un compte rendu global des droits d’entrée émis pour ces séances, mentionnant le nom de l’exploitant, le nom du spectacle, le cas échéant la séance, le nombre de droits d’entrée, la recette correspondante. (Bulletin Officiel § 220)
La réponse de Mapado
En utilisant la billetterie Mapado (guichet/internet/mobile), vous répondez à vos obligations légales en proposant à tous vos spectateurs un billet qu’ils soit “matériel” (vente au guichet) ou “dématérialisé” (vente en ligne / sur mobile).
Vos invités sont également munis de billets “invitation” qu’ils peuvent également disposer, au choix, sur support matériel (billet papier) ou immatériel (email).
Vous êtes libre de choisir les formats de billet que vous pouvez proposer, selon vos envies et votre budget :
- notre offre guichet permet d’imprimer des billets répondant aux cahier des charges sur des supports papier (avec ou sans souche détachable)
- notre offre en ligne (internet/mobile) permet d’afficher son billet sur son téléphone mais peut également être imprimé, au choix du spectateur
Pour les scolaires (seule exception permettant d’éviter de devoir émettre un billet par personne), la facture récapitulative produite par Mapado propose l’ensemble des mentions obligatoires prévues par la loi et peut servir de compte rendu valablement édité. Il est possible de controler l'ensemble du billet scolaire en une seule opération (scan du billet ou clic depuis Mapado Pro)
Les billets thermiques imprimés depuis votre guichet sont en réalité des rematérialisations de e-billets (comme si le spectateur avait imprimé le billet en question chez lui). Ainsi, il vous est possible de les imprimer / réimprimer plusieurs fois, sans la notion de duplicata. C'est le contrôle à l'entrée qui garanti leur validité.
Le remboursement des billets
Le code de la consommation exclut la billetterie du droit de rétractation (de 14 jours).
Le droit de rétractation ne peut être exercé pour les contrats : [...] 12° De prestations de services d'hébergement, autres que d'hébergement résidentiel, de services de transport de biens, de locations de voitures, de restauration ou d'activités de loisirs qui doivent être fournis à une date ou à une période déterminée [...]
Articles de référence :
Contrôle des billets à l’entrée
Vos obligations légales
Le billet issu d’un système de billetterie informatisé est composé de la partie qui reste entre les mains du spectateur et, éventuellement, d’un coupon de contrôle qui peut être retenu lors du contrôle effectué avant l’accès au lieu de spectacle. La souche est remplacée par l’enregistrement des informations relatives à l’entrée. (Bulletin Officiel § 170)
La réponse de Mapado
En utilisant une douchette Mapado Pro ou l’application “Mapado Scan” disponible gratuitement (App Store iOS et Playstore Android), vous scannez directement les billets à l’entrée : que ce soient ceux achetés en ligne mais également ceux édités au guichet : tous nos billets sont munis de codes barres et vous permettent ainsi de vous exonérer de détacher les souches de contrôles.
Vous n’avez ainsi plus à conserver les souches des billets comme cela vous est imposé dans le cas d’une billetterie manuelle. Vous n'avez pas non plus à déclarer à l'avance vos numéros de billetterie, ou à détruire vos billets déclarés mais non utilisés !
Les informations relatives au droit d’entrée (billet) s’affichent directement sur l’application et permettent d’assurer une corrélation entre le droit d’entrée acheté et la personne contrôlée (tickets nominatifs, tarifs réduits, …).
De notre côté, nous enregistrons de manière sécurisée l’ensemble des informations relatives à l’entrée (date et heure du contrôle d’accès, point de contrôle, ...).
En plus de l’application Mapado Scan gratuite utilisable sur n’importe quel smartphone, vous pouvez optez pour nos douchettes pro temps réel qui permettent de scanner de grands volumes de billets dans un temps très court, y compris dans des conditions difficiles (extérieur, faible luminosité, ...)
Contrôles par l’Administration
Vos obligations légales
Les obligations relatives à l’utilisation d’un système informatisé de billetterie sont prévues au cahier des charges annexé à l’arrêté du 5 octobre 2007.
(... extrait du cahier des charges ...)
Le système doit comporter des fonctions d’interrogation en temps réel afin de permettre aux agents de l’administration de visualiser et/ou éditer ces informations. Il doit en outre préciser si l’opération a donné lieu ou non à l’impression de billets.
Ces informations doivent être consultables et restituables en clair lors des opérations de contrôle.
(Bulletin Officiel § 260)
Le système doit comporter des fonctions d’interrogation en temps réel afin de permettre aux agents de l’administration de visualiser et/ou éditer ces informations. Il doit en outre préciser si l’opération a donné lieu ou non à l’impression de billets.
Ces informations doivent être consultables et restituables en clair lors des opérations de contrôle.
(Bulletin Officiel § 260)
La réponse de Mapado
L’ensemble des informations est enregistré dans les systèmes informatiques de Mapado et notamment les informations de vente (date et heure d’achat, nom de l'événement, tarif, montant réglé, numéro de contrôle, numéro de commande, mode de paiement, …) et de contrôle (date et heure de passage au contrôle, identifiant du terminal de contrôle, compte utilisé pour contrôler, type de billet contrôlé, montant du billet contrôlé, …).
Toutes les opérations (vente, remboursement, ...) sont enregistrées, datées et "chainées" sur des pistes de suivi sécurisées et accessibles par l'administration fiscale (menu "Suivi" dans votre espace Mapado Pro). Si une modification est nécessaire, nous enregistrons automatiquement des écritures d'annulation et de création (en cas d'une erreur et modification d'un taux de TVA par exemple, nous émettons un avoir sur l'ancienne facture et créons une nouvelle facture avec les bons taux, le tout est également automatiquement enregistré sur la "piste").
Nous disposons ainsi d’un niveau de finesse allant au delà de vos obligations légales. Ces informations sont accessibles à tout moment depuis l’espace pro sous forme de Rapports paramétrables. Ces rapports "Données Brutes" sont disponibles au format Excel et peuvent être affichés ou édités à tout moment, et en particulier en cas de contrôle.
Des rapports de contrôles détaillés complémentaires peuvent être produits afin d’attester des opérations en cas de contrôle.
Conservation des informations
Vos obligations légales
Pour le système de billetterie délivrant des billets « immatériels » ou « dématérialisés », les données relatives à l’entrée doivent être enregistrées et conservées dans un système informatisé avant l’accès au lieu du spectacle. (Bulletin Officiel § 250)
Les exploitants qui émettent des billets « matériels » en deux parties à partir d’un système de billetterie informatisé ne sont pas tenus de conserver les coupons de contrôle dès lors que les données relatives aux billets sont conservées pendant le délai de six ans précité et selon les modalités définies ci-après. (Bulletin Officiel § 300)
Lorsqu’il est fait usage d’un système de billetterie informatisé, les données établies sur support informatique doivent être conservées sous cette forme pendant une durée d’au moins 3 ans, délai prévu à l’article L169 du livre des procédures fiscales, conformément aux dispositions du deuxième alinéa de l’article L102 B du livre des procédures fiscales.
A l’issue de ce délai de 3 ans, les documents et informations seront conservés sur tout support au choix du contribuable (...). En revanche, l’obligation de conservation sur support informatique autorise l’entreprise à ne pas constituer d’archivage sur support papier. Il en est de même des relevés journaliers de recettes ou des documents en tenant lieu établis sur support informatique. (Bulletin Officiel § 310)
A l’issue de ce délai de 3 ans, les documents et informations seront conservés sur tout support au choix du contribuable (...). En revanche, l’obligation de conservation sur support informatique autorise l’entreprise à ne pas constituer d’archivage sur support papier. Il en est de même des relevés journaliers de recettes ou des documents en tenant lieu établis sur support informatique. (Bulletin Officiel § 310)
La réponse de Mapado
En utilisant la billetterie Mapado en ligne ou au guichet, toutes les données relatives à l’entrée sont stockées “à vie” sur les serveurs de Mapado en temps réel, dans le “cloud”.
L’organisateur n’a donc pas besoin de conserver une trace papier de ces informations s’il utilise l’ensemble de la chaîne de billetterie Mapado (vente en ligne Mapado + vente au guichet Mapado + contrôle par l’application Mapado Scan ou Douchettes Pro).
Toutes les données de vente sont chiffrées, répliquées de nombreuses fois avant d’être archivées durablement dans un abri anti-atomique situé à Paris par près de 25 mètres de profondeur, à l’abri de la totalité des risques naturels, technologiques et militaires connus à ce jour
L'ensemble des informations sont aussi sauvegardées de manière redondante dans plusieurs emplacements géographiques afin de palier à un problème global d’un de nos prestataires techniques. Vous pouvez également disposer d’une copie locale de ces données si vous le souhaitez.
Contrairement à une solution qui serait installée localement sur vos ordinateurs, il n’y a aucun risque de perte d’information s’il advenait que vos ordinateurs et/ou postes de travail soient indisponibles (virus, panne, fausse manipulation, …)
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