Reporter un événement
Comment faire le report d'une séance sur Mapado ?
Si vous reportez tout un événement (changement de date suite à une annulation par exemple), il est inutile de reporter les places une à une, il suffit de changer la date de l'événement en question et les billets resteront valables.
Pour cela, rendez-vous dans votre onglet "Événements" puis choisissez une séance de l'événement reporté. Sur la page de cette séance, sous le titre de l'événement en haut de page, choisissez "Liste des séances" puis via le bouton d'action (trois points alignés) sur la séance concernée par le report, choisissez "Modifier la séance". Vous pourrez alors ajuster la date de la séance dans l'écran s'ouvrant à vous.
Après validation, un message d'alerte vous rappellera qu'il vous incombe de communiquer aux spectateurs le changement de date.
Les billets émis pour la date initiale restent valides pour la date reportée, sans avoir à les réimprimer.
Pour les spectateurs qui souhaitent tout de même avoir leur "nouveau billet", vous pouvez choisir l'action "renvoyer les billets" sur la commande et entrer leur adresse email (si elle n'est pas déjà renseignée) ... ou évidemment les imprimer s'ils sont en face de vous !
Les réservations non confirmées seront également transférées sur votre nouvelle date sans autre manipulation à effectuer.
A noter que vous pouvez aussi reporter "place par place" : par exemple reporter les spectateurs d'une séance annulée vers une autre séance déjà existante (sans reprogrammer une nouvelle séance pour autant). Pour cela vous pouvez suivre le tutoriel : Reporter des places.
Suis-je obligé de rembourser les spectateurs qui n'assisteraient pas à la nouvelle date ?
Si la date de report ne permet pas au spectateur d'y assister, vous êtes en principe dans l'obligation de les rembourser s'il le demande.
En effet, le billet initialement vendu est légalement un "contrat" entre l'organisateur (qui s'engage à permettre au spectateur d'assister à une représentation d'un spectacle définit le jour J) et le spectateur (qui en échange donne une certaine somme d'argent). Lors d'un report, la prestation peut être considérée comme suspendue (article 1218 du code civil) et le fait de proposer une nouvelle date vous permet de reprendre l'exécution du contrat comme si de rien n'était ...
Cependant, même en proposant une nouvelle date, vous ne respectez pas les conditions du contrat initial et le spectateur est légalement a minima en droit de vous demander une réduction ou un remboursement car votre part du contrat n'est pas réalisé comme prévu (article 1217 du code civil).
En démontrant par exemple simplement que la date de la séance initiale constituait un élément majeur de son engagement de payer le prix du billet (date d'anniversaire, date de voyage, date de congés, ...), il peut en effet demander la résolution (annulation) immédiate du contrat (article 1226 du code civil). Et dans ce cas, il est en droit de demander le remboursement de l'intégralité des sommes payées (article 1229 du code civil) et ce dans un délai de 5 ans (délai de prescription commun légal depuis 2008).
Pensez donc :
- à communiquer au plus tôt les dates de report et vous assurer idéalement d'un accord écrit du spectateur que cela lui convient et de sa présence
- à proposer aux personnes non disponibles un dispositif de remboursement en amont pour vous permettre de libérer les places (et donc les revendre à d'autres) plutôt que devoir faire des remboursements après et perdre ainsi des recettes (en particulier si vos séances sont complètes)
- à mettre de côté le montant des places des personnes qui ne sont pas venues au spectacle le jour de la date du spectacle reportée (ils peuvent se manifester des années après pour demander un remboursement !)
Que se passe t il en cas de "force majeure" ?
Une force majeure est un "évènement extérieur, irrésistible et imprévisible rendant l’exécution du contrat impossible". Le contrat est alors annulé sans que la responsabilité des parties ne puisse être engagée.
En cas de "force majeure", la résolution du contrat (l'annulation du contrat représenté par le billet) ne donne ainsi pas droit à un remboursement automatique (même si l'organisateur reste libre de le faire évidemment s'il le souhaite).
Mais la force majeure est très compliquée à invoquer et rarement reconnue par les juges.
Par exemple, même lors des annulations découlant de l'épidémie de Covid19, de nombreuses incertitudes juridiques ont fait que la force majeure ne pouvait pas être invoquée comme l'indique cette question au Sénat. C'est d'ailleurs pour cela, qu'une ordonnance a permis aux organisateurs de forcer un remboursement sous la forme d'un avoir jusqu'à fin 2020 avec obligation de proposer de quoi dépenser leur avoir (avoirs qui restent quand même à rembourser lors de leur expiration mais cela a donné 12 à 18 mois de trésorerie bienvenue aux organisateurs ...).
Que se passe t il si j'ai précisé dans mes CGV qu'il n'y aurait pas de remboursement en cas report à cause de pluie, qu'un remboursement devait être demandé dans un délais très court, ... ?
Il est en effet possible de prévoir des conditions particulières dans vos conditions générales de vente lors de la résolution pour préciser les modalités (à qui s'adresser, comment se passe le remboursement, ...).
Mais certains organisateurs sont allés plus loin en ajoutant des conditions plus strictes qui assimilent à de la force majeure des cas qui n'en sont pas (par exemple en assimilant de simples intempéries à un cas de force majeure pour un spectacle prévu en extérieur où une mauvaise météo est naturellement prévisible) ou qui restreignent la période de demande à 3 mois par exemple (au lieu des 5 ans).
Hors, la loi protège les consommateurs des clauses abusives (article L212-1 du code de la consommation et article 1171 du code civil) créant un déséquilibre entre professionnels et particuliers.
Si vous indiquez dans vos CGV de telles clauses, vous dérogez à la règle générale en privant une partie d'un droit (le droit à remboursement intégral tel que ce droit résulte des articles 1218 et 1229 du code civil dans le délai de prescription légal) sans pour autant offrir de réciprocité au spectateur (vous privez l'une des parties d'un droit tout en le conservant pour l'autre partie).
Vous pouvez quand même faire le choix d'ajouter ce genre de clause et jouer sur l'ignorance des spectateurs sur leurs droits (ou que peu feront les démarches jusqu'au bout) ... mais en cas de conflit, une telle clause serait ainsi probablement jugée abusive et vous seriez amené à rembourser quand même vos spectateurs (avec peut être au passage une mauvaise publicité et des droits de justice à rembourser) !
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