Reporter des places

Reporter des places

Un participant s'est trompé de date lors de sa commande ou n'est plus disponible à la date prévue ?

Mapado propose une fonctionnalité de report de place. Celle-ci permet de déplacer un ou plusieurs billets d'une commande depuis un événement (et sa séance) vers un autre événement (ou bien le même événement mais à une date différente). 



Bon à savoir : si vous reportez tout un événement (changement de date suite à une annulation par exemple), inutile de reporter les places une à une, il suffit de changer la date de l'événement en question et les billets resteront valables. Pour cela, rendez-vous dans votre onglet "Événements" puis choisissez une séance de l'événement reporté. Sur la page de cette séance, sous le titre de l'événement en haut de page, choisissez "Liste des séances" puis via le bouton d'action (trois points alignés) sur la séance concernée par le report, choisissez "Modifier la séance". Vous pourrez alors ajuster la date de la séance dans l'écran s'ouvrant à vous.

 

Après validation, un message d'alerte vous rappellera qu'il vous incombe de communiquer aux spectateurs le changement de date.

Les billets émis pour la date initiale restent valides pour la date reportée, sans avoir à les réimprimer. Pour les spectateurs qui souhaitent tout de même avoir leur "nouveau billet", vous pouvez choisir l'action "renvoyer les billets" sur la commande et entrer leur adresse email (si elle n'est pas déjà renseignée) ... ou évidemment les imprimer s'ils sont en face de vous !


Comment réaliser un report ?

Pour réaliser un report, il vous faut tout d'abord retrouver la commande concernée [  Retrouver une commande  ] puis vous rendre dans le contenu de celle-ci. 
Après avoir sélectionné les billets à reporter, une barre d'actions s'affiche au bas de votre écran. Vous pouvez alors cliquer sur "Reporter" : 


(cliquer sur l'image pour l'agrandir)

Vous avez ensuite la possibilité de choisir pour quelle séance vous souhaitez que le(s) billet(s) soi(en)t reporté(s) : 



puis sur quel tarif : 




Une  nouvelle  commande est alors créée pour regrouper les nouveaux billets issus du report. Les billets reportés dans la commande initiale sont eux annulés.


Les billets ainsi reportés ne sont pas envoyés automatiquement aux spectateurs. Vous pouvez envoyer ensuite les billets reportés par email (via l'action "Envoyer les billets") ou récupérer les billets en version PDF et les transmettre aux spectateurs ou imprimer les nouveaux billets sur votre imprimante thermique.

Les moyens de règlement utilisés lors du report

Pour les commandes qui ont été initialement passée au guichet, nous utilisons un moyen de paiement dédié aux reports (qui s'appelle "Report") qui permet un meilleur suivi des mouvements (cela n'ajoute pas des mouvements positifs / négatifs sur vos moyens de paiement habituels, et évite aussi de devoir "découper" arbitrairement les moyens de paiements lorsque plusieurs moyens de paiement ont été utilisés lors du paiement initial). Une place initialement achetée au guichet et reportée fera apparaitre dans vos documents de suivi un décaissement et un encaissement du même montant sur le moyen de paiement "Report" (ex : décaissement de 10, encaissement de 10, balance à 0). 

On le voit notamment dans la listes des transactions (en négatif sur la commande qui contient les billets annulés, en positif sur la commande qui contient les nouveaux billets)




Pour les commandes passées en ligne (avec encaissement VADS Monext Retail Online (ex Payline) ), nous gardons en revanche le lien vers le moyen de paiement initial vous permettant si nécessaire de rembourser par la suite les places reportées directement par recrédit sur la carte utilisée lors du paiement initial. Ainsi une place initialement achetée en ligne et reportée fera apparaitre dans vos documents de suivi un décaissement et un encaissement du même montant sur le moyen de paiement "CB en ligne"  (ex : décaissement de 10, encaissement de 10, balance à 0). 

Que faire en cas d'écart de prix ?

Le fonctionnement du report permet : 
  1. de reporter plusieurs billets sur des tarifs différents dans la séance de destination
  2. de reporter vers des places qui coûtent plus ou moins cher que le prix des places originales

Après le report, lorsqu'il y a un écart entre le prix des billets initiaux et finaux, celui-ci se retrouve sur la nouvelle commande (celle qui contient les billets reportés) et il est alors possible d'en caisser/décaisser si les billets finaux étaient moins/plus chers que les initiaux.

Place initiale moins chère (Reste à percevoir)


On reporte le billet moins cher sur la séance de notre choix en sélectionnant le tarif plus cher. Cela créé un "Reste à percevoir". 

(Exemple : Commande d'un billet à 7 € que l'on souhaite reporter sur une autre séance et sur un billet à 10 €. On a donc un "Reste à percevoir" de 3 €)
On peut alors depuis la commande reportée (non pas la commande initiale) qui dispose de ce reste à percevoir,  cliquer sur "Encaisser" (au bas de votre écran). Le montant restant s'affiche automatiquement, vous pouvez ensuite sélectionner le moyen de paiement qui aura servi à régler ce montant. 

Cette manipulation équilibrera votre commande ( +7+3 = +10 / -10 ).



Place initiale plus chère (Trop perçu) 


On reporte le billet plus cher sur la séance de notre choix en sélectionnant le tarif moins cher. Cela créé un "Trop perçu". 
(Exemple : Commande d'un billet à 10€ que l'on souhaite reporter sur une autre séance et sur un billet à 7 €. On a donc un "Trop perçu" de 3 €)

On peut alors depuis la commande reportée (non pas la commande initiale) qui dispose de ce "trop perçu"  cliquer sur "Décaisser". Le montant en trop perçu s'affiche automatiquement, vous pouvez ensuite sélectionner le moyen de paiement qui aura servi à rembourser ce montant. 

Cette manipulation équilibrera votre commande ( +10-3 = +7 / -7 ).

Vous aurez alors une liste des transactions indiquant ces montants :


(cas d'une commande  où les billets initiaux valaient 5 €, les nouveaux billets valent 9 €,  où le reste à percevoir de 4 € a été réglé en chèque vacances)


Si vous disposez de la fonctionnalité de "comptes clients" sur votre espace Mapado Pro, vous pouvez aussi l'utiliser pour encaisser ou décaisser la différence en lettrant la transaction correspondante.

Reporter vers un spectacle passé 

Il n'est possible de reporter que vers des événements futurs via la fonctionnalité de report. Si vous souhaitez reporter vers un événement passé (ce qui peut être le cas si vous gérez un report le lendemain d'une représentation par exemple), il vous faudra suivre la méthode manuelle indiquée ci-dessous.


Pour cela, il vous faut préalablement créer un moyen de paiement "Report manuel" (par exemple) dans vos moyens de paiement au guichet (cela se fait depuis l'onglet "Paramètres" puis " Modifier les moyens de paiement au guichet").

Places aux même prix

Pour rappel, cette procédure n'est à appliquer que dans le cas d'un report vers un événement passé.

Place initiale sur la commande A avec une place à échanger pour Pinocchio à 15 €
Nouvelle place souhaitée pour Blanche Neige à 15 € qui s'est déroulé hier

Commande A : on annule et rembourse la place pour Pinocchio à 15 € en choisissant le moyen de paiement "Report manuel" pour les 15 €
On crée une commande B (liée au même spectateur) dans laquelle on met la place pour Blanche Neige à 15 € (pour cela il faut se rendre sur l'événement, choisir "séances passées" et aller dans la séance concernée pour ajouter des billets au panier) et on paye avec le moyen de paiement "Report manuel" de 15 €

Dans la caisse, la balance sur le moyen de paiement "Report manuel" est bien à zéro (+15 / -15).

Place initiale moins chère (différence à percevoir)

Pour rappel, cette procédure n'est à appliquer que dans le cas d'un report sur un événement passé.

Place initiale sur la commande A avec une place à échanger pour Pinocchio à 10 €
Nouvelle place souhaitée : deux places pour Blanche Neige à 15 € qui s'est déroulé hier

Commande A : on annule et rembourse la place pour Pinocchio à 10 € en choisissant le moyen de paiement "Report manuel" pour les 10 €
On crée une commande B (liée au même spectateur) dans laquelle on met la place pour Blanche Neige à 15 € (pour cela il faut se rendre sur l'événement, choisir "séances passées" et aller dans la séance concernée pour ajouter des billets au panier)  et on paye avec le moyen de paiement "Report manuel" de 10 €
Cela fait une commande B avec un reste à percevoir de 5 € et on peut choisir le moyen de paiement souhaité pour le compléter.

Dans la caisse, la balance sur le moyen de paiement "Report manuel" est bien à zéro (+10 / -10).

Place initiale plus chère (différence conservée ou remboursée)

Pour rappel, cette procédure n'est à appliquer que dans le cas d'un report sur un événement passé.

Place initiale sur la commande A avec une place à échanger pour Pinocchio à 15 €
Nouvelle place souhaitée pour Blanche Neige à 10 € qui s'est déroulé hier

Cas 1 : Vous voulez conserver la différence
Commande A : on annule et rembourse la place pour Pinocchio à 15 € en choisissant le moyen de paiement "Report manuel" pour les 15 €
On crée une commande B (liée au même spectateur) dans laquelle on met la place pour Blanche Neige à 10 € (pour cela il faut se rendre sur l'événement, choisir "séances passées" et aller dans la séance concernée pour ajouter des billets au panier) et on paye avec le moyen de paiement "Report  manuel " de 15 €.
Cela fait une commande B avec un trop perçu de 5 € que vous pouvez  conserver.
Dans la caisse, la balance sur le moyen de paiement "Report  manuel " est bien à zéro (+15 / -15).

Cas 2 : Vous voulez rembourser la différence
Dans cet exemple, nous allons rembourser la différence de 5 € en Espèces.
Commande A : on annule et rembourse la place pour Pinocchio à 15 € en choisissant le moyen de paiement "Report manuel" pour 10 € et "Espèce" pour 5 € ( il faut bien le faire dans la première commande lors du remboursement initial donc).
On crée une commande B dans laquelle on met la place pour Blanche Neige à 10 € (pour cela il faut se rendre sur l'événement, choisir "séances passées" et aller dans la séance concernée pour ajouter des billets au panier)  et on paye avec le moyen de paiement "Report manuel" de 10 €.
Dans la caisse, la balance sur le moyen de paiement "Report manuel" est bien à zéro (+10 / -10).


Frais de location


Pour rappel, voici un résumé de ce qu'il se passe lorsque vous reportez une commande : 
  1. Les billets reportés sont annulés sur la commande originale
  2. Un décaissement du montant annulé est effectué à l'aide d'un moyen de paiement spécial "report"
  3. Une nouvelle commande est créée avec les billets ciblés
  4. Un encaissement de type "report" est effectué pour cette nouvelle commande, du même montant que le décaissement précédent (montant des billets originaux)
  5. S'il existe une différence de montant entre les billets originaux et le montant de la nouvelle commande, celle-ci fera apparaître un trop perçu ou un reste à percevoir 

Comment cela se passe avec les frais de location ? 

  1. Si la commande originale est une commande passée en ligne et que les montants vous sont versés directement via votre contrat VADS (contrat Mapado au forfait), la nouvelle commande créée sera elle aussi une commande de type "en ligne" (cela nous permet de re-créditer la carte du client directement en cas de remboursement ultérieur de la nouvelle commande). Ainsi, si vous avez paramétré des frais de location pour les commandes de type "vente en ligne", ils seront calculés et ajoutés au prix de la nouvelle commande
  2. Si la commande originale est une commande passée au guichet ou s'il s'agit d'une commande passée en ligne et que les montants dus vous sont versés à échéance (système historique de facturation Mapado - contactez-nous en cas de doute), la nouvelle commande sera de type "vente au guichet". Ainsi, si vous avez paramétré l'ajout de frais de location pour les commandes passées au guichet, ils seront calculés et ajoutés au prix de la nouvelle commande. 
Les frais de location éventuellement ajoutés à la nouvelle commande lors du report ne vous sont pas communiqués pendant la procédure, ceci pourrait créer un écart entre le montant des billets reportés et le montant de la nouvelle commande. 




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