Le scénario classique : Un comité d'entreprise (CE / CSE) prend en charge une part du prix des places achetées par ses salariés et vous règle le solde en une seule fois, en fin de saison ou de façon périodique.

Le virement porte sur une somme unique, mais il vient solder des dizaines de commandes réparties sur autant de comptes clients : aucun encaissement global ne peut faire ce travail à votre place, mais vous pouvez quand même le faire facilement sur Mapado.

Le principe¶

Dans Mapado, un encaissement est toujours rattaché à une commande ou à un compte client. Un virement enregistré sur le compte client du comité d'entreprise ne solderait donc rien du tout : les commandes des salariés resteraient en reste à percevoir, et vous constateriez une recette qui a déjà été constatée sur leurs commandes.

La méthode consiste à faire jouer à un moyen de paiement dédié le rôle de pivot entre les deux :

• vous encaissez la part prise en charge sur chaque commande de bénéficiaire avec un moyen de paiement "Participation CSE" (dans ce cas les commandes sont soldées, et la recette reste attachée aux événements concernés)
• vous décaissez le total de cette "réserve" le jour où vous encaissez son virement réel sur le compte client du CSE

À la fin, la balance du moyen de paiement "Participation CSE" est nulle : ce n'est pas de l'argent, c'est un compte d'attente. Seul le virement apparaît en trésorerie réelle.

Créer le moyen de paiement dédié qui jouera le rôle d'un compte d'attente¶

1. Ouvrez la page Paramétrage > Moyens de paiement de votre backoffice.
2. Cliquez sur Ajouter un moyen de paiement, en bas de la page, puis saisissez son nom et enregistrez.

Le nom que vous choisissez décide de ce que vous pourrez suivre ensuite :

• un seul moyen de paiement générique ("Participation CSE") suffit si vous traitez un ou deux tiers payeurs, et si vous soldez tout le même jour
• un moyen de paiement par tiers payeur ("Participation CSE Renault", "Participation CSE Orange"...) isole les balances les unes des autres, et vous permet de retrouver à tout moment les commandes concernées en filtrant le menu Commandes sur ce moyen de paiement. C'est le choix à faire si vous avez des gros CSE partenaires avec des commandes tout au fil de l'année.

Les deux solutions sont cumulables (un compte générique pour les "petits" CSE, et des comptes dédiés pour les partenaires plus importants).

D'un point de vue comptable, vous pouvez lier ces nouveaux moyens de paiement à des comptes d'attente (via Suivi > Outils Comptable > Plan Comptable), ainsi les exports automatiques seront justes.

Choisir le moment où l'utiliser : au fil de l'eau ou en une seule fois¶

Deux stratégies, à arbitrer avec votre comptable ou votre trésorerie.

Au fil de l'eau. Vous encaissez la part du tiers payeur dès la vente au guichet initale. Les commandes ne traînent jamais de reste à percevoir, vos écrans de guichet restent propres, et le jour du virement vous n'avez qu'une opération à faire. En pratique : le jour de la vente, pour une prise en charge à 20%, si le billet coute 10 €, vous encaissez 8 € auprès du spectateur (avec les moyens de paiement de son choix) et vous payez le solde des 2 € en "Participation CSE". En contrepartie de cette méthode au fil de l'eau, la balance du moyen de paiement "Participation CSE" reste positive pendant toute la saison : elle matérialise ce que le tiers payeur vous doit, et ne revient à zéro qu'au moment de son règlement.

En une seule fois. Vous laissez les commandes en "À percevoir plus tard" tout au long de l'année, et vous les soldez toutes le jour où le virement arrive. En pratique, pour le même exemple que ci dessus, vous encaissez toujours les 8 € auprès du spectateur mais pour les 2 € qui reste, vous cliquez sur "Reste à percevoir". Le jour où le virement arrive, vous devez réouvrir une à une toutes les commandes et venir encaisser 2 € sur le moyen de paiement "Participation CSE". Enorme avantage, le moyen de paiement n'a besoin d'être actif que ce jour là et la balance du moyen de paiement est nulle sur n'importe quelle période comptable. En contrepartie, les commandes affichent un reste à percevoir jusque-là, et tout le travail se concentre sur une seule journée.

Enregistrer le règlement du tiers payeur sur son compte client¶

L'opération se fait directement sur le compte client :

1. Rendez-vous sur le compte client du CSE concerné
2. Encaissez le virement (ou autre moyen de paiement utilisé par le CSE) total.
3. Décaissez le même montant avec le moyen de paiement "Participation CSE".

Le solde du compte client reste alors inchangé, mais le solde du moyen de paiement "Participation CSE" (la réserve) sera ainsi vidé.

Vérifier que l'opération est juste¶

Sur une période englobant les soldes de commandes et le décaissement final, téléchargez l'État comptable ou le rapport Recettes et Encaissements depuis le menu Suivi. Vous devez y trouver :

• une balance nulle sur le moyen de paiement "Participation CSE"
• un encaissement en "Virement" du montant exact reçu du tiers payeur
• des recettes inchangées, réparties sur les événements réellement joués

Pour retrouver le détail des commandes ainsi soldées après coup, filtrez le menu Commandes sur le moyen de paiement "Participation CSE".

Le tiers vous demande une facture ?¶

Cela arrive parfois, et comme vous avez déjà envoyé une facture du total au spectateur, ce n'est pas vraiment possible d'envoyer de "bouts" de facture ensuite au tiers.

Il existe cependant une astuce en remplaçant l'étape sur le compte client décrite ci-dessus (Enregistrer le règlement du tiers payeur sur son compte client) par une autre vous permettant d'éditer une facture.

Reprenons ainsi notre exemple du CSE Renault. A la place de faire les opérations sur son compte client, voici les étapes à suivre :

1. Créez un nouveau produit dans une page offre dédiée ("Participations CSE" par exemple) du montant de la subvention reçue. Par exemple, un article "Participation CSE Renault 2026 - Places de théâtre à 5,5%" à 1640 € TTC (en TVA 5,5%). Si vous avez plusieurs taux de TVA, à vous de les répartir en faisant plusieurs articles (un à 2,1 et un à 5,5% par exemple)
2. Faites une commande, payée par le virement. Dans la commande, ajoutez l(es) article(s) créés à l'étape précédente, associée là au client "CSE Renault". Réglez cette commande avec le virement ainsi reçu.
3. Envoyez la facture au CSE Renault. En effet, une facture sera alors créée pour la commande, notée comme étant payée par le virement. Cela correspond à leur demande de facture.
4. Annulez ensuite cette facture sinon le chiffre d'affaire serait compté deux fois dans votre comptabilité (une fois pour le spectateur, une fois dans cette facture). Un avoir sera alors créé. Décaissez le montant de cet avoir avec le moyen de paiement / compte d'attente "Participation CSE" (ou "Participation CSE Renault").

In fine, d'un point de vue comptable, vous aurez bien le même résultat sur le compte client du "CSE Renault" en terme de flux financiers (un encaissement d'un virement suivi d'un décaissement du moyen de paiement / compte d'attente). Vous aurez en revanche contrairement à l'autre solution en plus une facture et un avoir (mais qui s'annulent).

À savoir¶

• Si le virement reçu est inférieur au total encaissé en "Participation CSE", ne décaissez que le montant réellement reçu : le solde qui subsiste sur le moyen de paiement matérialise votre créance sur le tiers payeur
• Si vous choisissez de travailler au fil de l'eau, faites le plutôt pour les gros CSE car il vaut généralement mieux créer autant de moyens de paiement que de partenaires CSE ainsi traités (sinon leurs balances se mélangeraient et vous ne pourriez plus facilement justifier le solde)