Créez, renseignez et archivez les comptes clients de votre structure. Il faut le droit Comptabilité.

Un compte client regroupe les factures et les encaissements d'un même client, quand vous l'autorisez à vous régler plus tard. Il permet :

• d'encaisser de l'argent sur le compte sans l'attribuer tout de suite à une commande (encaissement en compte)
• d'encaisser une somme qui solde plusieurs factures d'un coup (lettrage)
• de suivre les impayés au niveau du client, et pas seulement de la commande
• de porter les informations fiscales reprises sur les factures de vos clients professionnels, une fois pour toutes

Un encaissement qui solde plusieurs factures ne crée pas de facture globale : chaque commande garde sa ou ses propres factures.

Accéder à la liste des comptes clients¶

Ouvrez le menu Suivi, onglet Outils comptables, puis la carte Comptes client.

La liste affiche par défaut les comptes actifs, triés par ordre alphabétique. Pour chaque compte, elle donne la date du Dernier mouvement, le total encaissé (Crédit), le total dû par le client (Débit) et le Solde. Un solde négatif indique que le client doit de l'argent à votre structure ; un compte est soldé quand il est équilibré, le total dû égal au total encaissé.

Le champ Rechercher un client... retrouve un compte par son nom. Le bouton Filtres restreint la liste :

• par Solde : Équilibré, Non équilibré, Positif ou Négatif
• par Dernier mouvement : Dernière semaine, Dernier mois, Dernier trimestre ou Dernière année
• aux Comptes clients archivés

Créer un compte client¶

Depuis la liste des comptes clients¶

1. Cliquez sur Créer un nouveau compte client.
2. Renseignez la fiche (voir ci-dessous), puis validez.

Si le contact ou la structure a déjà un compte client, Mapado vous le signale et propose Voir le compte client plutôt que d'en créer un second.

Depuis une facture¶

1. Ouvrez la commande, onglet Facturation, puis ouvrez le menu … de la facture et cliquez sur Assigner un compte client.

2. Recherchez le client parmi vos comptes clients. S'il n'y en a aucun, cliquez sur Étendre la recherche aux fichiers contacts pour chercher dans votre CRM.
3. Si vous choisissez une fiche contact, le compte client est créé à partir de ses données. Si aucun contact ne correspond, cliquez sur Créer un compte client et l'assigner pour saisir une nouvelle fiche.
4. Laissez cochée Assigner les transactions de la facture à suivi du nom du client pour rattacher aussi les paiements de la facture au compte, puis validez.

Les données de la fiche contact, numéro d'identification compris, sont copiées dans le compte client à sa création, et les deux fiches restent liées. Depuis la fiche contact du CRM, le bouton Vue comptable ouvre le compte client.

Un compte client archivé ne peut pas être assigné à une facture : désarchivez-le d'abord.

Renseigner la fiche d'un compte client¶

Pour modifier une fiche existante, ouvrez le compte depuis la liste et cliquez sur l'icône crayon. La fenêtre Modifier le compte s'ouvre.

La fiche se compose de quatre blocs.

Type de client¶

• Particulier ou Structure (entreprise, association, collectivité…)
• pour une structure, la case La structure est une entité publique, à cocher pour une collectivité ou un établissement public

Coordonnées¶

• Nom d'affichage : le nom affiché sur tous les écrans
• Nom, et Prénom pour un particulier : le nom affiché sur la facture
• Email et Téléphone
• Pays, obligatoire pour tous les clients : il détermine le traitement de la vente en facturation électronique
• Adresse, Code postal et Ville

Identifiants d'entreprise¶

Ce bloc n'apparaît que pour une structure :

• Numéro d'identification (SIRET, IDE, ICE, RNA, …), obligatoire pour une structure française, sauf si vous cochez La structure n'a pas de SIRET
• Numéro de TVA, avec la case La structure n'a pas de numéro de TVA pour une structure de l'Union européenne
• Code service, pour une entité publique

Ces champs et leurs cases à cocher sont détaillés dans Renseigner l'identité fiscale d'un client professionnel.

Comptabilité¶

• Identifiant comptable : le numéro de compte auxiliaire du client dans votre comptabilité. Sans lui, la fiche affiche « Aucun n° de compte »

Les informations de la fiche sont reprises sur les factures à venir du client, et complètent les champs restés vides de ses factures à qualifier. Une facture déjà émise ou déclarée garde ses informations d'origine : voir Corriger une facture déjà émise ou déclarée.

Archiver un compte client¶

1. Dans la liste des comptes clients, cliquez sur les trois petits points de la ligne du client.
2. Cliquez sur Archiver, puis confirmez.

Le compte passe au statut Archivé et disparaît de la liste. Aucune donnée n'est supprimée : pour le retrouver, filtrez la liste sur Comptes clients archivés, puis cliquez sur Désarchiver dans le même menu pour le remettre en service.