⭐️ Paramétrer un évènement, produit ou service
Les évènements
Dans ce module, découvrez comment créer, modifier et gérer
vos évènements, produits ou services sur Mapado.
vos évènements, produits ou services sur Mapado.
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📖 Guide rédigé
NOS CONSEILS AVANT DE COMMENCER
- Munissez-vous de votre programmation et de toutes les informations dont vous avez besoin (noms des évènements, dates et heures des séances etc...)
- Nous vous recommandons de commencer par la configuration des modèles de salle et de la grille tarifaire avant de créer vos évènements, cela vous évitera des allés-retours dans votre paramétrage.
1. Comprendre le fonctionnement de la gestion d'évènement
Sur Mapado, l'interface "Créer et gérer mes évènements" a été conçue pour vous permettre d'être le plus efficace possible et de pouvoir configurer vos évènements en masse. C'est à dire que vous allez pouvoir appliquer vos paramétrages sur plusieurs évènements ou séances à la fois, ce qui représente un gain de temps précieux.
L'interface de gestion des évènements est accessible depuis l'onglet Évènements > Créer et gérer mes évènements.
L'interface de gestion des évènements est accessible depuis l'onglet Évènements > Créer et gérer mes évènements.
Vous accédez alors à l'interface de gestion, présentée ainsi :
Cette interface se divise en deux blocs :
- Bloc 1 : Listing de vos évènements/séances, vous permettant de faire une sélection multiple.
- Bloc 2 : Actions de mise à jour en masse des événements/séances
2. Créer un évènement, produit ou service
Cliquez sur le bouton " Créer un événement ou une page" qui se trouve dans le bloc de gauche :
Descriptif et dates
Commencez par choisir le type de page que vous souhaitez créer :
- Évènement : Il s'agit d'un évènement "classique", avec des séances et horaires spécifiques.
- Évènement non daté : Il s'agit d'une page évènement mais sans séance ou horaire. Elle peut être utilisée pour un évènement non daté ou pour proposer un produit ou service. Le rendu en ligne sera le même que pour un évènement "classique", par exemple :
- Page d'offre : Il s'agit d'un type de page vous permettant de créer un "bandeau d'offre" en ligne, et ainsi de mettre en avant vos produits ou service. Par exemple :
Côté guichet (back-office), il n'y aura pas de différence entre un évènement non daté et une page d'offre, c'est une question de mise en page en ligne. Attention cependant : Les tarifs "simples" ne sont pas visibles sur une page d'offre (uniquement les offres).
Une fois le type choisi, ajoutez un nom à votre page/évènement, puis une description. Si besoin, suivre notre guide pour mettre en forme la description de votre évènement.
Ajoutez ensuite une image. L'interface vous donne la possibilité d'en mettre plusieurs, c'est un paramétrage historique mais c'est inutile : seule la première image sera visible sur votre billetterie en ligne !
Ensuite, classifiez votre évènement. Cette étape est très importante pour vos futurs statistiques, tris et suivis de vos évènement :
- Sous-entité : Si vous êtes concernés, choisissez dans quelle sous-entité va se ranger votre évènement. Pour plus d'information, suivre notre guide : Utiliser les sous-entités.
- Catégorie d'évènement : Pour le moment, il n'est possible d'ajouter qu'une catégorie par évènement. Cet élément est très important car il permet de faire des statistiques, de trier vos évènement en ligne par catégorie et également de faire de la suggestion automatique d'autres évènements (de même catégorie) :
- Saison concernée : Utile pour les exports divers et statistiques.
- Typologie de séance : Il est nécessaire de paramétrer un évènement daté et d'avoir ajouté au moins 1 séance pour pouvoir définir la typologie. Vous avez le choix entre : Tout public, Scolaire, Entreprise ou Autre. C'est très utile pour vos suivis statistiques et pour différencier facilement vos types de séance depuis le guichet.
Ajoutez ensuite le lieu de votre évènement. Il est important de bien précisez l'adresse complète et d'en vérifier l'exactitude car nous proposerons d'afficher le lieu de l'évènement sur une carte sur la billetterie en ligne, et ce lien sera également présent dans les mails envoyés au participant suite à l'achat des billets. Le lieu est également utilisé dans les déclarations SIBIL. Si votre lieu n'est pas présent dans la liste, vous pouvez l'ajouter en cliquant sur "Ajouter un lieu".
Vous pouvez aussi ajouter des informations supplémentaires sur les billets (propres à la séance). Et enfin, dans le cas d'un évènement daté, configurer les dates et horaires. Sélectionnez les dates de votre évènement, puis cliquez sur "Ajouter des séances" :
Une nouvelle pop-up s'ouvre, sur celle-ci vous devez indiquer les horaires de votre événement. Si vous avez besoin d'ajouter d'autres dates horaires, il suffit de cliquer sur " Horaire supplémentaire". :
Pour modifier ou supprimer les séances, il suffit de les sélectionner et de cliquer sur " Modifier" ou " Supprimer" :
Et si vous avez besoin d'ajouter de nouvelles dates, il suffit de cocher les dates dans le calendrier et refaire la manipulation indiquée ci-dessus.
Une fois que vous avez terminé, cliquez sur "Enregistrer".
Modèle de salle
Maintenant que votre évènement est créé, vous le retrouvez dans la liste des événements dans le bloc de gauche. Sélectionnez l'événement que vous venez de créer et cliquez sur "Modèle de salles" :
Si vous ne voyez pas de modèle disponible ici, c'est que vous n'avez pas encore effectuer le paramétrage, pour cela, suivre notre guide : Paramétrer les modèles de salle.
Choisissez le modèle à appliquer, puis cliquez sur "Enregistrer".
Tarifs et offres
Dans le bandeau de droite, sélectionnez les évènements et/ou séances sur lesquels vous souhaitez appliquer vos tarifs, puis cliquez sur "Tarifs et offres". Vous serez alors invité à sélectionner le ou les point(s) de vente sur le(s)quel(s) vous souhaitez ajouter des tarifs :
ASTUCE
Le "Guichet" correspond à votre interface back-office. En général, tous les tarifs sont à ajouter sur le guichet. Pour les tarifs invitation par exemple, ils seront à ajouter seulement au guichet. Un tarif internet ne sera ajouté que sur le point de vente en ligne etc...
Vous verrez ensuite s'afficher tous les tarifs de votre grille tarifaire, organisés par groupe de tarifs. Sélectionnez les tarifs que vous souhaitez ajouter, puis cliquez sur "Enregistrer" :
ASTUCE
- L'interface vous affiche le paramétrage actuel des tarifs : La coche rouge signifie que le tarif est ajouté sur l'ensemble des séances sélectionnées. Le trait bleu signifie que le tarif est présent sur certaines des séances sélectionnées, mais pas toutes.
- La barre de recherche peut vous aider à trouver facilement un tarif (vous pouvez taper le nom ou le montant de celui-ci).
Si vous ne trouvez pas les tarifs que vous cherchez ici, c'est que vous ne les avez pas encore ajoutés à votre grille tarifaire, pour cela, suivre notre guide : Paramétrer la grille tarifaire.
Sous les tarifs, vous pouvez sélectionner les offres pour lesquelles vous souhaitez voir apparaître un bouton d’accès sur les séances sélectionnées :
Cliquez sur “Enregistrer” pour valider vos modifications. Répétez cette étape pour chacun de vos points de vente si les paramétrages sont différents.
Une fois que vous avez renseigné vos tarifs, vous pouvez revenir sur cette page pour :
- Retirer/ajouter un ou plusieurs tarifs du point de vente sélectionné.
- Retirer/ajouter un ou plusieurs boutons d’accès aux offres du point de vente sélectionné.
Paramétrage avancé
Si vous souhaitez effectuer des mises à jour plus précises sur vos tarifs, cliquez sur "Paramétrage avancé", 3 nouveaux blocs s'affichent alors :
Depuis ces menus, vous pouvez modifier tous les paramétrages sur les tarifs que vous aviez effectués depuis la grille tarifaire, et notamment :
- Le nom du tarif
- Le descriptif du tarif
- Le montant et la TVA
- Les quotas
- Les options supplémentaires (tarif bloqué, invisible etc...)
- Les parcours de réservation
- L'ordre d'affichage des tarifs sur la séance
- L'association des tarifs à des catégories de sièges (pour le placement numéroté)
ASTUCE
Notez-bien que les modifications appliquées ici ne seront pas répercutées sur votre grille tarifaire, mais uniquement sur les séances sélectionnées. En ce sens, s'il s'agit de modifications définitives sur vos tarifs, nous vous conseillons de répliquer ces modifications sur votre grille.
3. Modifier un évènement ou une page
À tout moment, vous pouvez effectuer des modifications en masse sur vos évènements et pages, de la même manière qu'expliqué ci-dessus. Il vous suffit de sélectionner les évènements sur lesquels vous souhaitez agir puis d'effectuer les paramétrages souhaités. Lorsqu'il y a beaucoup de mises à jour en même temps, le logiciel peut vous afficher une barre de progression :
Attendez que la mise à jour se termine ou fermer la fenêtre pour continuer à paramétrer.
4. Modifier l'état de mise en vente
Pour mettre en vente un évènement, un produit ou un service, il vous suffit de sélectionner les évènements ou séances concernés, puis de cliquez sur "Modifier l'état de mise en vente" dans le bloc de gauche :
Vous avez alors plusieurs options :
- En attente : les séances de l'événement ne sont pas encore disponibles à la vente. C’est le statut par défaut des séances après la création d’un événement ou de nouvelles séances.
- Programmé : vous permet de définir une date pour l’ouverture automatique des ventes pour les séances de l’événement.
- En vente : les séances de l’événement sont disponibles à la vente, il devient donc visible sur les points de ventes pour lesquels il a des tarifs disponibles. Il est possible de créer des paniers / enregistrer et payer des commandes.
- Clos : les séances de l’événement sont terminées, les ventes sont closes, l’événement n’est plus disponible à la vente.
💡 Bonnes pratiques
Voici tous nos conseils, bonnes pratiques ou réponses à vos questions fréquentes concernant la création et la gestion des évènements sur Mapado.
Dupliquer un évènement
Si vous souhaitez créer plusieurs évènements quasiment similaires, l'option "dupliquer un évènement" vous sera très utile et vous permettra de gagner du temps.
Pourquoi mon évènement n'est pas visible en ligne/n'est pas en vente ?
Si vous ne comprenez pas pourquoi votre évènement n'est pas en vente ou n'est pas visible, suivez notre guide.
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