Comment intégrer les bons d'achat / chèques cadeau dans ma comptabilité ?

Comment intégrer les bons d'achat / chèques cadeau dans ma comptabilité ?

Lorsque vous proposez sur votre guichet ou mini-site Mapado l'achat de bons-cadeaux (ou chèques-cadeau), il faut procéder à des écritures comptables un peu particulières.

En effet, contrairement aux ventes de billetterie classique (mais également de biens ou services) dont la comptabilité se passe dans un compte de type 7 (701xxx pour les biens et 706xxx pour les services), lorsque vous vendez un chèque-cadeau, vous allez utiliser un compte de type 4 (en créant par exemple un sous-compte 4675xx dans les "Tiers Créditeurs"). Par ailleurs, il n'y a pas de TVA applicable lors de la vente du bon cadeau (cas fiscal du "bon à usage multiple"), elle ne s'appliquera que lors de l'achat réel du bien ou service en fonction des biens ou service acheté (source : BOI de la DGFIP relative à la loi de finance 2019

Si vous êtes à même d'identifier leur propriétaire, il est aussi possible de localiser les bons cadeaux dans des "comptes clients" comme s'il s'agissait d'un acompte versé sur le compte en question.

Vous retrouverez dans les états des ventes sur votre logiciel de billetterie Mapado l'ensemble des ventes de bons cadeaux réalisés. Vous retrouvez par ailleurs dans les moyens de paiement, l'ensemble des achats payés à l'aide de bons cadeaux.

Concrètement, voici quelques exemples d'écritures correspondant à cette gestion comptable spécifique.

Achat de bons cadeaux

Votre Etat Comptable du 10 Janvier fait l'état d'un cumul de 50 € de bons cadeaux vendus (30 € en ligne et 20 € au guichet en CB), vous pouvez alors les saisir sur votre logiciel comptable d'un bloc :




De la même façon, sur votre État Comptable du 15 janvier, vous notez un cumul de 650 € de bons cadeaux vendus sur place (50 € payés en espèces, 600 € payés en CB). Vous pouvez alors les saisir également d'un bloc :



Le 16 janvier, le compte 4675xx correspondant aux bons cadeaux en cours de validité a alors un solde de 700 € (correspondant aux 50 + 650 € de bons vendus)

Utilisation de bons cadeaux

Lorsqu'ils sont utilisés, les bons cadeaux sont des moyens de paiement comme des autres.

Votre État Comptable du 15 février fait l'état des ventes suivantes :
  1. 1055 € de billetterie (1000 € HT + 55 € de TVA à 5,5%)
  2. 440 € de sandwichs (400 € HT + 40 € de TVA à 10%)
Ce même récapitulatif fait état des moyens de paiement suivants :
  1. 500 € de bons cadeaux
  2. 300 € en espèces
  3. 695 € en CB
Vous pouvez alors passer l'écriture qui suit :



Il est aussi possible de saisir cette écriture sans passer par un compte client (ou compte d'attente), en considérant tout cela comme réglé "au comptant". Cela donne alors :



Quelque soit la méthode utilisée, le 16 Février, le compte 4675xx correspondant aux bons cadeaux a alors un solde de 200 €

Plus généralement, pour avoir plus de détails sur la façon dont intégrer les ventes réalisées avec Mapado dans votre comptabilité, vous pouvez consulter cet article.

En fin d'année / de saison / de période de validité

Si vous avez annoncé une date de péremption pour vos bons cadeaux, il vous faudra faire une opération comptable pour convertir le solde des bons cadeaux expirés en produit exceptionnel sur opération de gestion (habituellement compte 771800 ... ou un de ses sous compte dédié à ce genre d'opération) pour ne pas traîner ces sommes au fil des années.

Par exemple : vous avez paramétré que tous vos bons cadeaux ont une date de fin de validité égale à la fin de saison (30 juin). Ce jour-là, le compte 4675xx indique un solde de 1500 €. Vous passez alors l'écriture suivante :


Pour retrouver le chiffre correspondant aux bons périmés sur la période, vous pouvez utiliser le rapport "Bons d'Achat / Bons Cadeaux" disponible sur le menu "Suivi" puis onglet "Comptabilité", en précisant la période de l'exercice concerné.

A noter : L'administration fiscale apprécie généralement d'avoir des détails sur ce genre de conversion : il est donc de bon ton d'expliquer l'origine du produit exceptionnel dans le rapport de votre commissaire aux compte et/ou les annexes de votre bilan.

Par ailleurs, certains comptables recommandaient précédemment de passer les bons périmés en produit à TVA 20% lors de leur péremption mais la loi de finance 2019 précise finalement qu'ils ne font pas parti de la base imposable (cf. exemple 2 du paragraphe 290 du BOI-TVA-BASE-20-40-20190807)



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