Suivi comptable : Quel rapport statistique ou document comptable pour quel usage ?
Nous allons les passer en revue dans cet article afin de mieux comprendre ceux qu'il faut utiliser dans tel ou tel situation. L'ensemble des rapports statistiques et comptables sont téléchargeables depuis le menu "Suivi" de votre espace Mapado Pro :
Ceci à l'exception du bilan des ventes par séance qui est téléchargeable depuis la Liste des Séances.
Bilan des ventes
C'est le document le plus échangé entre les équipes de billetterie et les tiers (direction, prod, tourneurs, articles ...) qui correspond à un "Bordereau" enrichi.
Pour le télécharger, il suffit de vous rendre sur la Liste des séances de votre événement. C'est la page à laquelle on accède depuis le menu "Evénement" en cliquant sur l'événement concerné.
Si votre événement n'a qu'une séance, depuis la page de la séance unique, vous pouvez vous rendre sur la Liste des séances via le lien sous le titre de l'événement :
Depuis la Liste des séances, vous n'avez qu'à cliquer sur le menu d'action de la séance concernée puis choisir "Télécharger le bilan des ventes" :
Vous obtiendrez alors un PDF téléchargeable par séance qui récapitule l'ensemble des ventes pour l'événement en question, par tarif, par taux de TVA mais aussi l'aide aux déclarations (Sacem, CNV, SACD, Spedidam, ...).
Vous aurez plus d'information sur ce guide dédié au
Bilan des Ventes
Les rapports au format Excel et PDF
Ce sont les rapports accessibles au format Excel (pour vous permettre de travailler simplement avec les données qu'ils contiennent) mais aussi au format PDF (si vous voulez le consulter depuis votre navigateur, le transmettre ou l'imprimer facilement), et pour lesquels vous pouvez paramétrer des dates d'analyse.
Ils sont accessibles dans la partie haute du menu Suivi.
Bon à savoir : ces rapports ne comportent pas de récapitulatif des informations croisant les moyens de paiement avec les informations relatives aux événements.
Cela vient du fait qu'il est complexe d'affecter la quote-part d'une commande comprenant plusieurs moyens de paiement (espèces et carte bancaire par exemple), ou de remboursement, d'une commande qui contient des billets pour plusieurs événements sans créer des approximation (y compris sur des moyens de paiement non sécables comme des chèque culture ou vacances), ou encore lorsque des paiements viennent solder un ensemble de commandes (par exemple
acompte en chèque, solde en virement).
Suivi Quotidien
- Recettes et encaissement (par date de vente)
Le document de référence pour suivre votre activité de vos ventes de billetterie sur une période donnée (encaissement / décaissement / recettes / annulations).
Nous lui accordons un zoom plus détaillé plus bas dans cet article. - Synthèse Vente et Réservation (par date d'événement)
Ce rapport propose une synthèse de remplissage et du potentiel de recettes par événement et par séance (pour vérifier sur un seul document l'état des ventes globale des semaines à venir et ainsi décider des actions à entreprendre). Cet état présente les billets confirmés (vendus) et les billets en attente (non confirmé).
Il se paramètre en indiquant une plage de dates correspondant aux dates des événements concernés
Ex : pour suivre les événements à venir dans le mois, il faut mettre en date de départ la date du jour, en date de fin, la date du même jour le mois suivant.
Le bilan "synthèse ventes et réservations" également un onglet avec un détail par contingent.
A noter que les billets qui n'impactent pas la jauge (boissons, repas…) ne sont pas comptés dans ce rapport de suivi
- Encaissements par événement (par date d'événement)
Comme son nom l'indique, ce rapport propose une répartition des moyens de paiements basés sur les encaissements des commandes comportant des billets pour les événements en question. A noter que cela résulte de choix de stratégie de répartition des moyens de paiements lorsqu'il s'agit de commande avec de multiples moyens de paiement et comportant un ou de multiples événements. Nous expliquons la complexité du sujet dans cet autre guide
- Bilan Spectacle (un onglet par spectacle)
Ce rapport propose un bilan par événement (un onglet du tableau Excel étant dédié à chaque événement)
Pour chaque onglet, un premier tableau fourni un bilan global pour l'ensemble des séances du spectacle se déroulant sur la période analysée. On y retrouve le détail par tarif et par prix de vente (le prix de vente d'un tarif plein pouvant être différents entre plusieurs séances). Ce tableau est suivi d'un détail pour vous aider dans vos déclarations (Sacem, SACD, ASTP, ...). Ensuite s’enchaînent un tableau pour chacune des séances du spectacle se déroulant sur la période analysée.
En choisissant la plage de dates, ce sont les dates des événements dont vous souhaitez faire le bilan qu'il faut choisir (et non pas les dates de vente)
Ex : pour suivre les séances à venir le mois prochain, il faut mettre en date le 1er jour du mois prochain, en date de fin, le dernier jour du mois prochain. - Bilan Représentation (par tarif / par séance - 3 onglets)
Ce rapport est une alternative au "Bilan spectacle" puisqu'il affiche sur une même feuille Excel l'ensemble des séances sur une période données tous événements confondus.
Le premier onglet est "par séance / par tarif" (vue globale) puis deux onglets détaillent par séance (tous tarifs confondus) et par tarif (toutes séances confondues).
Ce rapport offre une bonne vision synthétique de l'activité pour les salles de spectacles. - Bilan Offre et Abonnements (4 onglets)
Ce rapport permet d'effectuer un suivi des offres, quelle que soit leur nature : abonnement, pack, offres couplées, ...
Le premier onglet détaille les quantités et recettes par offre. Le second onglet détail ces chiffres mais par jour.
Le troisième onglet détaille les participants bénéficiaires des offres.
Le dernier onglet détaille les codes utilisés au cours de la période.
Comptabilité
- Etat Comptable - Encaissement et Recettes de date à date
C'est le bon document pour suivre les mouvements en comptabilité et qui permet de répondre à la plupart des questions.
C'est le pendant comptable du document "Recettes et encaissement" mais avec le détail de la TVA. Nous lui accordons une analyse plus détaillée plus bas dans cet article.
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Centralisation des caisses guichet / en ligne (2 onglets)
Ce rapport permet d'obtenir le détail des moyens de paiements utilisés pour chaque commande d'une caisse que la vente soit sur place ou en ligne.Ce rapport peut être utile pour isoler rapidement une erreur de caisse (inversion de moyen de paiement, mauvais encaissement, ...)
- Bordereau de Remise de Chèques
Ce rapport permet de vérifier rapidement quels sont les chèques à déposer collecté pendant la période ... et compléter le bordereau demandé par votre banque ou votre trésorerie.
Il comporte plusieurs onglets pour les différents moyens de paiement qui peuvent fonctionner de manière similaire (chèque culture, chèque vacances, ...). - Bons d'Achat / Bons Cadeaux
Ce rapport permet de suivre l'ensemble des bons créés, utilisés ou expirés pendant la période sélectionnée. Ce dernier onglet permet notamment l'intégration des bons devenus obsolètes comptabilisés en produit exceptionnel (voir notre guide pour pour de détail à ce sujet)
- Sorties de caisse
Il s'agit d'un accès centralisé à l'ensemble des "sorties de caisse" que vous pouvez aussi télécharger unitairement quand vous fermez votre caisse.
Ce sont des documents au format PDF qui récapitulent les moyens de paiements encaissés / décaissés (pour un contrôle physique du contenus votre caisse) mais également le chiffre d'affaire de la caisse en question.
Vous pouvez y accéder depuis l'onglet "Comptabilité" et elles ne sont disponibles qu'au format PDF. - Attestation de conformité et Pistes d'audit
Ces documents ne sont à utiliser qu'en cas de contrôle par la DGFIP et permettent à la fois de récupérer une attestation de conformité à jour de votre guichet avec la loi relative à la lutte contre la fraude à la TVA, ainsi que les pistes d'audit avec l'ensemble du chaînage des factures.
Données Brutes
Les données brutes permettent de télécharger beaucoup de détail pour chacun des billets vendus. On y retrouve notamment les informations relative à l'événement, le nom et la date de la séance, les coordonnées de l'acheteur, les coordonnées du spectateur, le numéro et la date de la commande, la date du dernier contrôle d'accès, l'identifiant du guichetier qui a réalisé la commande, les informations de paiement et remboursement, la validité du billet, le montant unitaire des billets, les frais de location, ...
Du fait de la quantité de données et colonnes, ces rapports sont uniquement disponibles au format Excel.
Pour plus de commodité, il est possible d'obtenir ces données :
- Par date de commande
Date où la commande contenant le billet concerné a été validée
Ex : tous les billets émis pour des commandes passées du 1er au 30 septembre, même si la séance a lieu en décembre - Par date d'événement
Date où l'événement concerné par le billet s'est déroulé ou va se dérouler
Ex : tous les billets émis pour des événements se déroulant entre le 1er et le 30 septembre, même si la vente a eu lieu en juillet - Par date de contrôle
Date où le billet a été contrôlé (on dit aussi scanné / douché) avec le guichet, une douchette Pro ou l'application Mapado Scan installée sur smartphone.
Ex : tous les billets contrôlés du 1er au 30 septembre
Un quatrième rapport de données brute concerne les billets importés des
réseaux de distribution (Francebillet / Fnac Spectacles, Ticketmaster, ...) qui sont accessibles par date d'événement.
En utilisant les fonctions de filtrage, de tri ou la puissante fonction "tableaux croisés dynamiques" sous Excel, vous pouvez, à partir de ces fichiers réaliser toutes sortes de rapports personnalisés. A ce titre, le fichier comprend également des colonnes découpant les dates en "numéro du jour / mois / année". Ce découpage est très pratiques pour faire de synthèses par jour, mois ou année.
Zoom sur Recettes et Encaissement / Etat Comptable
Ces deux rapports sont identiques à l'exception du détail de la TVA qui n'est détaillé que dans l'Etat Comptable.
Les encaissements et décaissements
Le détail par moyen de paiement de l'ensemble des encaissements et décaissements sur la période.
Ce détail peut être suivi d'un second tableau qui récapitule - le cas échéant - ce qui dans ces encaissements est relatif à des ventes hors période (par exemple les encaissements ou remboursements portant sur des commandes passées précédemment à la période analysée)
Ventes - Recettes
On s'intéresse ici aux ventes (recettes / chiffre d'affaire) réalisé sur la période (commandes passées ou annulées pendant la période modifiant les recettes).
Horizontalement, vous retrouvez tous vos événements qui ont eu un billet vendu ou annulé au cours de la période. Verticalement, on retrouve 3 groupes (Ventes, Annulations et Balance qui est la différence des deux) eux même divisés en sous ensemble par type de point de vente (votre guichet, en ligne et total).
Ce tableau peut être suivi d'un second tableau qui récapitule - le cas échéant - l'ensemble des frais de location facturé et annulés sur la période, et qui représentent une recette en plus du montant des billets (et donc généralement avec une TVA différente).
Ventes et encaissements non équilibrés sur la période
Un simple résumé qui cumule notamment les ventes n'ont pas été encaissées (donc visibles dans la partie Ventes - Recettes mais pas Encaissements et Décaissements) ou des ventes réalisées précédemment encaissées pendant la période (donc visibles dans la partie Encaissements et Décaissements mais pas Ventes - Recettes)
Pour avoir le détail, il faut se rendre dans l'onglet "Mouvements en compte" qui détaille l'ensemble des opérations comptées dans ce résumé (vente en compte, encaissements hors période, annulations hors période, ...)
Nombre de billets
On s'intéresse ici aux billets vendus ou annulés sur la période (commandes passées ou annulées pendant la période modifiant les billets vendus).
Horizontalement, vous retrouvez tous vos événements qui ont eu un billet vendu ou annulé au cours de la période. Verticalement, on retrouve 3 groupes (Ventes, Annulations et Balance qui est la différence des deux) eux même divisés en sous ensemble par type de point de vente (votre guichet, en ligne et total).
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