Corriger une facture déjà émise ou déclarée
Changez le client d'une facture déjà émise : Mapado l'annule par un avoir et émet une nouvelle facture au nom du bon client. Il faut le droit Gérer les commandes, et le droit Comptabilité pour mettre à jour la fiche du compte client.
Pour les notions de Factur-X et d'e-reporting, voir Comprendre la facturation électronique avec Mapado.
Corriger le client d'une facture
- Vérifiez que le bon client a un compte client et que sa fiche est complète : pays, numéro d'identification, numéro de TVA. Les champs sont décrits dans Renseigner l'identité fiscale d'un client professionnel.
- Ouvrez la commande, onglet Facturation.
- Ouvrez le menu de la facture, avec le bouton … en fin de ligne, et choisissez Assigner un compte client.
- Recherchez le compte client dans Clients, ou dans Contacts pour un contact qui n'a pas encore de compte client : Mapado le crée à la validation. S'il n'existe nulle part, cliquez sur Créer un compte client et l'assigner.
- Si c'est ce client qui a réglé la commande, laissez cochée la case Assigner les transactions de la facture à suivie de son nom. Sinon, décochez-la : les paiements restent sur l'ancien compte client.
- Validez.
La facture d'origine apparaît désormais annulée, suivie de l'avoir et de la nouvelle facture.
- Téléchargez l'avoir et la nouvelle facture depuis cet onglet. Pour un client professionnel ou public français, c'est ce téléchargement qui émet leurs factures Factur-X.
- Déposez les deux documents sur votre plateforme agréée, puis cliquez sur Marquer comme déposé dans la carte Facturation électronique.
WARNING
L'avoir et la nouvelle facture sont définitifs dès leur émission. Vérifiez la fiche du compte client avant de valider : une nouvelle erreur demanderait une nouvelle réassignation, donc un deuxième avoir.
NOTE
Pourquoi un avoir plutôt qu'une modification ? Un document transmis à l'administration ne se réécrit pas, il se corrige par un nouveau document : c'est une règle de la facturation électronique. Mapado déclare donc chacun des deux documents selon sa nature : l'avoir dans la période de son émission, avec l'identité de la facture d'origine ; la nouvelle facture en Factur-X ou en e-reporting, selon la qualification du nouveau client. La commande, ses billets et ses paiements ne changent pas.
Reconnaître une facture figée
Les informations client d'une facture ne sont plus modifiables dans ces cas :
- sa facture Factur-X a été émise, c'est-à-dire téléchargée au moins une fois
- le fichier d'e-reporting de sa période a été produit
- le nom ou l'adresse de l'acheteur a déjà été saisi sur la facture
Quand vous ouvrez une telle facture pour la télécharger ou l'envoyer par e-mail, le formulaire est grisé et affiche « Cette facture a déjà été éditée. Les informations ne sont plus modifiables. »
Une facture encore à qualifier n'est jamais figée : elle se complète depuis l'onglet Factures à qualifier, comme décrit dans Émettre et déposer vos documents de facturation électronique.
Questions fréquentes
La facture a été réglée : le paiement est-il perdu ? Non, le paiement reste sur la commande. Selon la case de l'étape 5, il suit le nouveau compte client ou reste sur l'ancien ; vous pouvez ensuite le relier à la nouvelle facture depuis l'onglet Transactions du compte client.
J'ai changé le taux de TVA d'un tarif : dois-je corriger les factures ? Non, Mapado émet lui-même un avoir et une nouvelle facture pour chaque commande concernée : voir Modifier le taux de TVA d'un tarif après les premières ventes.
Le message « Il est interdit de modifier les données fiscales d'une facture déjà déclarée » s'affiche. La facture est figée : changez son client par la procédure ci-dessus.