Exportez depuis Mapado un fichier prêt à importer dans votre logiciel de comptabilité, plutôt que de ressaisir vos écritures. Au niveau des droits d'accès, il faut pour cela nécessairement avoir le droit Comptabilité.

L'export reprend les mêmes écritures que l'État comptable, mais dans un format qui est fait pour être importé, pas pour être lu.

Avant de commencer¶

Votre plan comptable doit être renseigné dans Mapado : c'est lui qui donne à chaque événement, tarif, frais et moyen de paiement le numéro de compte que votre logiciel attend. Sans lui, l'export fonctionne mais ne vous fait pas gagner de temps. Voir Intégrer votre plan comptable dans Mapado.

Télécharger l'export¶

1. Ouvrez Suivi > Outils comptables.
2. Dans la section Exports comptables, choisissez Export pour logiciel comptable.
3. Choisissez la période, en dates d'opération. Pour un arrêté mensuel, saisissez le premier et le dernier jour du mois.
4. Dans Format d'export, choisissez la structure du fichier (voir ci-dessous).
5. Téléchargez le fichier en CSV, le format qu'attendent la plupart des logiciels, ou en Excel pour le vérifier avant import.

Choisir le format d'export¶

Le format ne change pas les montants, seulement le niveau de détail transmis.

FEC¶

C'est le format par défaut, et celui à retenir dans la plupart des cas.

Le FEC (Fichier des Écritures Comptables) est le format défini par l'administration fiscale française. Il porte une ligne par écriture : journal, numéro et date d'écriture, compte et libellé, compte auxiliaire, référence et date de la pièce, libellé, débit, crédit, et lettrage. La plupart des logiciels de comptabilité l'importent sans transformation. En CSV, ses colonnes sont séparées par une barre verticale |.

Cumul par numéro de compte comptable¶

Une ligne par compte, avec son total au débit et au crédit sur la période.

Ce format convient à une comptabilité qui saisit un total mensuel par compte plutôt que le détail des mouvements. Il perd la traçabilité à la pièce : le détail par événement et par moyen de paiement disparaît, et les mouvements d'un même compte venus de journaux différents tiennent sur une seule ligne.

Cumul par numéro de compte analytique¶

Le même principe, regroupé par compte analytique plutôt que par compte comptable. C'est le format à utiliser si votre suivi budgétaire repose sur une ventilation analytique, par saison, par lieu ou par activité.

Un mouvement sans code analytique est regroupé sous son compte comptable : aucune écriture ne se perd.

Ce que contient l'export¶

Les mêmes écritures que les journaux de l'État comptable, réparties en trois journaux :

• Le journal de ventes : vos factures et vos avoirs, avec le compte client au débit du TTC, et les comptes de recette et de TVA au crédit, une ligne de recette par taux de TVA
• Le journal de banque : vos encaissements et décaissements, par moyen de paiement
• Le journal des opérations diverses : les bons d'achat et bons cadeaux, les écritures de clôture des événements dont le compte de vente est en À événement échu, et, si vous déclarez la TVA à l'encaissement, les écritures de lettrage (libellées « Lettrage », « Délettrage », « Délettrage sur contre-passation » ou « Délettrage sur facture annulée »)

Le détail de ces écritures est dans Tenir sa comptabilité avec l'État comptable.

Vérifier avant d'intégrer¶

L'export et l'État comptable décrivent les mêmes écritures : leurs totaux doivent concorder. Faites ce contrôle lors de vos premiers imports.

1. Téléchargez l'export et l'État comptable sur la même période.
2. Comparez les totaux de chaque journal entre l'export et les onglets de journaux de l'État comptable. Ils doivent être identiques.
3. Vérifiez que le total des débits égale celui des crédits sur l'ensemble du fichier. Chaque écriture est équilibrée : un écart signale une période mal bornée.
4. Importez le fichier dans un exercice de test avant votre premier import réel, pour vérifier que votre logiciel lit correctement les numéros de compte.