Avant de chercher un chiffre dans un document, il faut savoir comment Mapado l'a produit. Trois réglages, faits une fois pour toutes, déterminent le contenu de tous vos documents comptables : ce qui apparaît dans quel compte, à quelle date, et pour quel montant. Tant qu'ils ne sont pas posés, la plupart des écarts que vous constaterez viendront de là et non d'une erreur de saisie.

Cette page vous dit lesquels, puis vous oriente vers le guide correspondant à votre question.

Réglage 1 — Votre plan comptable¶

C'est le préalable à tout le reste. Le plan comptable fait correspondre vos événements, vos tarifs, vos frais et vos moyens de paiement à vos propres numéros de compte, comptables comme analytiques. Il se paramètre depuis le menu Suivi, puis Outils comptables, page Plan comptable.

Tant qu'un élément n'est rattaché à aucun compte, ses mouvements tombent dans le compte par défaut et vos ventilations sont à refaire à la main.

À faire : Intégrer votre plan comptable dans Mapado

Réglage 2 — La TVA : à la vente ou à l'encaissement¶

Vous avez choisi	La TVA est due	Conséquence dans vos documents
TVA à la vente (le cas le plus courant en billetterie)	Dès l'émission du billet	La TVA collectée est constatée à la vente, une ligne par taux
TVA à l'encaissement	Au moment où l'argent entre	La TVA passe d'abord par un compte à régulariser, puis bascule en TVA collectée au prorata des sommes reçues

Une vente non encore réglée reste donc en attente de régularisation dans le second cas. Si vos comptes de TVA ne correspondent pas à ce que vous attendez, vérifiez d'abord ce réglage.

Réglage 3 — Les recettes : à la vente ou à la clôture de l'événement¶

C'est le réglage qui décide de l'exercice auquel une recette est rattachée.

Vous avez choisi	Une place vendue en septembre pour un spectacle de mars est…
Recettes à la vente	Une recette de septembre
Recettes à la clôture de l'événement	Un produit constaté d'avance en septembre, repris en recette au moment de la séance

Les deux réglages de TVA et de recettes sont rappelés dans le bandeau en tête des onglets de journaux de l'État Comptable. Pour comprendre les écritures que chaque combinaison produit, avec des exemples chiffrés : Quelles écritures passer pour vos ventes de billetterie ?

Une fois par mois : quel document pour quoi¶

Ce que vous voulez faire	Le document
Passer vos écritures, justifier une déclaration de TVA	Tenir sa comptabilité avec l'État Comptable
Alimenter votre logiciel de comptabilité (FEC, cumuls)	Exporter sa comptabilité vers son logiciel
Contrôler votre caisse, préparer une remise	Contrôler sa caisse et ses moyens de paiement
Envoyer les chiffres d'une représentation à une production, déclarer à la Sacem / SACD / ASTP	Comprendre le bilan des ventes d'une séance

Attention à la période : l'État Comptable s'exprime en dates d'opération — les dates auxquelles les ventes et les encaissements ont eu lieu — et non en dates de séance.

Où chercher selon votre question¶

• « Mon relevé bancaire ne correspond pas à Mapado » → Fonctionnement de la télécollecte CB (ventes en ligne ou sur place), puis l'onglet Détail jour encaissements de l'État Comptable
• « Mes recettes et mes encaissements ne s'équilibrent pas » → c'est presque toujours normal : Différence entre les ventes recettes et les encaissements décaissements
• « Une structure me paie plus tard, ou en une fois » → Créer et gérer un compte client
• « Pourquoi ce montant HT ? » → Comprendre la différence entre HT calculé et HT sommé
• « Comment traiter les bons cadeaux ? » → Suivre ses bons d'achat et bons cadeaux
• « Je suis une régie publique » → Gérer la comptabilité publique avec Mapado
• « Et la facture électronique ? » → Comprendre la facturation électronique avec Mapado