Lorsque vous encaissez des moyens de paiement non sécables (chèque vacances par exemple) ou encore lorsque vous faites des échanges (pour des nouvelles places moins chères que les originales), vous pouvez vous retrouver avec un "trop perçu" sur une commande.

Vous avez la possibilité parfois de le rembourser cette différence à l'acheteur, mais parfois cela est impossible (en fonction de votre politique interne, de vos contraintes de régie ou encore du moyen de paiement utilisé où le remboursement en numéraire est impossible). Dans ce cas, vous devez enregistrer le trop perçu en "produits exceptionnels" pour qu'il s'intègre correctement en comptabilité.

Cela se fait en deux étapes principales :

• Décaisser le trop perçu des commandes dans un moyen de paiement temporaire
• Réaliser périodiquement une "vente" de tels produits payée par ce moyen de paiement temporaire

Créer le cadre des décaissements de ces trop perçus¶

Pour bien isoler ces opérations de décaissements, nous vous conseillons de créer un moyen de paiement temporaire permettant de bien suivre votre solde. Par exemple "Trop perçu non remboursés".

Il faut imaginer cela comme une réserve que vous allez remplir via des décaissements et que vous allez utiliser lors de la vente de produits matérialisant ces recettes supplémentaires.

Décaisser le trop perçu des commandes ¶

A vous de voir ce qui vous arrange pour la périodicité de l'opération :

• Vous pouvez faire cela au fil de l'eau (vous allez donc "remplir" progressivement votre réserve de "Trop perçu non remboursés"). Cette stratégie permet d'éviter une "charge mentale" sur des trop perçus affichés dans les différents écrans du guichet.
• Vous pouvez les traiter toutes d'un coup le même jour où vous allez matérialiser ces recettes supplémentaires (étape suivante). Cette stratégie permet de s'assurer une "balance" du moyen de paiement "Trop perçu non remboursés" à zéro dans les rapports comptables.

Rendez-vous pour le faire sur l'onglet "Facturation" de chacune des commandes à traiter. Puis sur la ligne de la facture qui a un trop perçu, choisissez "Décaisser".

Vous aurez alors le montant préremplis et vous n'avez qu'à choisir le moyen de paiement "Trop perçu non remboursés".

Créer le cadre de ces ventes pour matérialiser ces recettes supplémentaires¶

Créez une page "Evénement non daté" nommée "Produits de gestion annexe".

Créez dans votre grille un ou plusieurs tarifs "hors billetterie" (dans un groupe dédié).

Pour le montant ?¶

Vous pouvez en mettre un temporairement (par exemple 10 €). Il sera modifié à chaque opération ensuite.

Pour le taux de TVA ¶

• C'est généralement le principe de l'alignement qui prédomine (n'hésitez pas à le vérifier avec votre expert comptable ou votre trésorerie le cas échéant).
• Si vous avez qu'un seul taux sur toutes vos commandes (par exemple 2,1%), vous pouvez faire qu'un seul tarif nommé avec ce taux ("Trop perçus - 10%" par exemple).
• Si vous en avez plusieurs taux de TVA, vous pouvez faire autant de tarifs que de taux ("Trop perçus - 2,1%" et "Trop perçus - 5,5%" ... par exemple)

Ajoutez les tarifs à votre événement non daté¶

Ajoutez ensuite ce(s) tarif(s) à votre événement non daté "Produits de gestion annexe" et activez le uniquement au guichet (voir que sur le guichet dédié aux actions admin/comptable si vous disposez d'un tel guichet séparé du guichet principal).

Créer une vente pour matérialiser ces recettes supplémentaires¶

De façon périodique (le dernier jour du mois par exemple), vous pouvez ensuite faire une "vente" pour matérialiser ces recettes. Cela permettra de remonter le chiffre automatiquement dans vos rapports dans "les bonnes cases".

Faites le total des "trop perçus" par taux de TVA.

Par exemple : 76 € en TVA 2,1%

Rendez-vous sur votre événement "Produits de gestion annexe", onglet "Paramétrage"

• Si c'est la première fois que vous faites cette opération, vous pouvez alors modifier le tarif existant ("Trop perçus - 2,1%" pour mettre le bon montant ("76 €" à la place de "10 €") à l'aide du bouton d'édition.
• Si vous l'avez déjà utilisé précédemment, il vous faut dupliquer le tarif en question à l'aide de l'icône en dédié à cela, puis modifier le montant.

Et refaites la même opération pour tous vos taux de TVA si vous en avez plusieurs.

Passez ensuite sur l'onglet "Vente" et faites une vente du tarif en question (vous pouvez l'attribuer à un compte client dédié si vous le souhaitez, à nouveau pour faciliter votre suivi, "Opération Comptable" par exemple), et vous réglez la commande avec le moyen de paiement "Trop perçus non remboursés".

En conclusion ...¶

Si vous avez bien fait vos calculs et vos opérations, sur la période encadrant les opérations de décaissements en "trop perçus non remboursés" et celles de vente matérialisant ces recettes :

• dans les encaissements, le moyen de paiement "Trop perçus non remboursés" aura une balance nulle
• dans les recettes, vous aurez une ligne "Produits de gestion annexe" du montant attendu, et dans le détail par tarif, des lignes par taux avec la précision qu'il s'agit bien de "Trop perçus - 2,1%" par exemple.