Cinq documents accompagnent les jours de représentation : la liste à l'entrée, le fichier de travail sur les spectateurs attendus, l'approvisionnement du bar, la relance des personnes en liste d'attente et les billets à poster.

Choisir selon ce que vous préparez¶

Ce que vous préparez	Le document	Format
L'émargement à l'entrée	Liste des participants	PDF
Un fichier de travail sur les spectateurs attendus	Liste des participants	Excel
Le contact des groupes et structures d'une séance	Liste des commandes	Excel
Un approvisionnement bar ou restauration	Résumé des articles vendus	PDF
La relance des personnes en attente d'une place	Inscrits en liste d'attente	Excel
L'envoi postal des billets	Commandes à expédier	Excel ou PDF

Les cinq premiers se téléchargent depuis la séance concernée : ouvrez son onglet Participants, puis le bouton Télécharger des rapports et documents. Le dernier se trouve dans le menu principal, rubrique Suivi puis Documents exportables.

La liste des participants¶

Le document le plus utilisé les soirs de représentation. Il existe en deux versions qui n'ont presque rien en commun.

Le PDF : la liste d'émargement¶

Une liste à cocher, conçue pour être imprimée et tenue à l'entrée. Chaque ligne porte le nom du spectateur, son contact, son siège et son billet. Une colonne de cases à cocher permet de pointer les arrivées.

En tête de document, des compteurs indiquent les billets confirmés, les billets non confirmés, et le cas échéant les articles confirmés et non confirmés. C'est le chiffre à retenir avant d'ouvrir les portes.

Les lignes sont regroupées par contingent, avec un bandeau par groupe. Les réservations non confirmées, les articles hors billetterie et les billets provenant d'un réseau de distribution apparaissent chacun sous leur propre bandeau : vous voyez immédiatement ce qui relève d'un partenaire ou d'un dossier non réglé. Sur la provenance de ces billets tiers, voir Travailler avec des revendeurs et des réseaux de distribution

La colonne du siège n'apparaît que si au moins un spectateur en a un. Un billet sans participant nommé est signalé comme non nominatif plutôt que laissé vide.

Le document porte en en-tête la date, l'heure et le compte qui l'a généré. C'est utile quand plusieurs versions circulent au contrôle : vous savez laquelle est la plus récente.

L'Excel : le fichier de travail¶

Une trentaine de colonnes, une ligne par billet, par réservation ou par article. Vous y retrouvez l'événement et la séance, le point de vente, le contingent, le tarif et son prix, le code-barres, les dates d'achat et de scan, le siège, les numéros de commande et de panier, la note éventuelle.

Les coordonnées apparaissent sur deux niveaux distincts : celles du contact et celles de la structure. Sur une vente à un groupe ou à un établissement scolaire, vous disposez donc à la fois de l'interlocuteur et de l'organisation.

Vos champs personnalisés de fiche client s'ajoutent en fin de tableau, sous leur libellé exact. Une colonne n'apparaît que si au moins un spectateur de la séance porte une valeur pour ce champ.

La liste des commandes¶

La même séance vue par commande et non par spectateur : une ligne par commande, avec le contact, la structure, la date d'achat, la note, et trois colonnes de synthèse — les tarifs concernés, les contingents concernés et le nombre de billets.

C'est le document à utiliser pour joindre des acheteurs : prévenir d'un changement d'horaire, relancer un dossier, préparer l'accueil de groupes. Le statut de chaque commande y figure, ce qui vous permet d'isoler les dossiers non réglés ou en attente de paiement.

Il ne contient ni code-barres, ni siège, ni montant : ce n'est pas un document de contrôle d'accès ni de recette.

Le résumé des articles vendus¶

Un PDF consacré aux seules ventes hors billetterie de la séance : boissons, repas, programmes, adhésions. Il les présente par point de vente et par article, avec les quantités et les montants HT, TVA et TTC, suivis d'un détail par taux de TVA.

Les quantités sont nettes des remboursements. En revanche, un article réservé mais non encore réglé n'y figure pas : le document ne connaît que les commandes confirmées. Pour un approvisionnement, ajoutez donc les articles en réservation, visibles dans la liste des participants.

Les inscrits en liste d'attente¶

Un fichier simple, disponible si vous avez activé la liste d'attente : l'adresse email, la date d'inscription et le nombre de places demandées, dans l'ordre chronologique d'inscription.

Cet ordre est ce qui vous permet de traiter les demandes équitablement quand des places se libèrent.

Les commandes à expédier¶

Si vous proposez l'envoi postal des billets, ce document vous donne les commandes de la période concernées : le mode d'envoi retenu — simple ou recommandé — et l'adresse complète du destinataire.

Depuis le menu principal, rubrique Suivi puis Documents exportables, section « Autres documents ». La période s'exprime en dates de commande.

C'est le document à générer avant chaque passage à la poste : il sépare les envois simples des recommandés, qui ne se préparent pas de la même façon.