Quatre documents font le bilan des ventes d'un événement, et chacun retient un périmètre différent selon l'usage auquel il est destiné. Les chiffres produits peuvent diverger car les hypothèses de chaque document sont différentes. Explications.

Choisir selon l'usage¶

Votre besoin	Le document
Transmettre un bilan officiel à un tiers, alimenter vos déclarations de taxes	Bordereau de recettes ou bilan des ventes
Archiver ou partager le bilan d'une seule séance, au format PDF	Bilan des ventes
Analyser un événement en profondeur, séance par séance et tarif par tarif	Bilan Spectacle
Comparer toutes les séances d'une période, tous événements confondus	Bilan Représentation
Isoler les ventes hors billetterie (boissons, repas, articles)	Bilan Spectacle
Ventiler les places par contingent	Bilan Représentation
Suivre les billets effectivement contrôlés à l'entrée	Bilan Représentation
Consulter le détail des annulations séance par séance	Bilan Spectacle

Où télécharger ces documents¶

Depuis le menu principal, rubrique Suivi puis Documents exportables, section « Suivi quotidien » : le Bordereau de recettes, le Bilan Spectacle et le Bilan Représentation. Vous y choisissez une période, exprimée en dates de séance pour ces trois documents — et non en dates de vente.

Depuis un événement, via le bouton Télécharger des rapports et documents présent sur la liste des séances : les mêmes trois documents, mais restreints à cet événement et sans saisie de période.

Depuis une séance, deux chemins mènent au Bilan des ventes : la liste d'actions de la séance sur la liste des séances, ou le bouton Télécharger des rapports et documents sur l'onglet Participants.

Ce que contient chaque document¶

Bordereau de recettes¶

C'est le document de référence à produire vers l'extérieur : une collectivité, un organisme de perception, un contrôle. Il est conçu pour l'impression, en portrait, et existe aussi en Excel.

Il contient le comptage des billets payants et gratuits, la ventilation fiscale de vos recettes, le détail par tarif, les frais de location le cas échéant, puis un récapitulatif par séance en recettes HT, TVA et TTC ainsi qu'en nombre de billets avec la jauge.

La ventilation fiscale — droits d'auteur, taxes sur les spectacles, contributions diverses — est propre à votre structure : elle est paramétrée sur votre contrat, et peut être affinée événement par événement. Il n'existe donc pas de liste de lignes universelle, et deux structures n'obtiennent pas la même ventilation sur un même chiffre d'affaires. Les lignes dont le montant est nul n'apparaissent pas.

C'est aussi le document le plus restrictif des quatre : il écarte les séances annulées et les tarifs hors billetterie.

Bilan des ventes¶

Le PDF d'une séance, historiquement le document le plus échangé avec une direction, une production, un tourneur ou des artistes.

Il récapitule le chiffre d'affaires par tarif et par canal de vente, le détail par taux de TVA, et un tableau d'aide aux déclarations Sacem, SACD ou ASTP. Il est particulièrement adapté aux événements à séance unique, et au rattrapage d'une séance oubliée dans une déclaration SIBIL.

Le guide Comprendre le bilan des ventes d'une séance le détaille bloc par bloc.

Bilan Spectacle¶

Le document d'analyse d'un événement, en Excel, avec un onglet par événement lorsque vous le téléchargez depuis le menu Suivi — un seul onglet si vous partez de l'événement lui-même.

Chaque onglet enchaîne :

• Les ventes cumulées de l'événement, par tarif et par prix de vente, ventilées par canal de vente. Un même tarif vendu à deux prix différents selon les séances apparaît sur deux lignes
• Les frais de location associés, dans un tableau distinct
• Un récapitulatif des séances croisant séance et taux de TVA, avec les places payantes, les places gratuites, la part de billets abonnés, et les recettes en HT, TVA et TTC
• Trois tableaux d'aide aux déclarations séparant les billets exonérés, les billets payants de billetterie et les payants hors billetterie
• Puis, séance par séance, la jauge et le taux de remplissage, les recettes par tarif, et les annulations quand il y en a

C'est le seul document qui sépare explicitement les recettes de billetterie des recettes hors billetterie. C'est aussi le seul qui affiche le détail des annulations.

Bilan Représentation¶

La vision transversale : toutes les séances de la période sur un même fichier, tous événements confondus. C'est le document adapté à une salle qui joue beaucoup, quand ouvrir un onglet par spectacle devient impraticable.

Cinq onglets proposent cinq axes de lecture des mêmes ventes : par séance et tarif, par séance, par tarif, par contingent, et une synthèse de TVA. Chaque ligne porte les ventes TTC, le montant des frais, la recette totale, le nombre de billets, les billets contrôlés et le taux de TVA.

C'est le seul des quatre à afficher les billets contrôlés, ce qui permet de rapprocher les ventes de la fréquentation réelle. Attention toutefois : cette colonne totalise les contrôles, si bien qu'un billet scanné plusieurs fois pèse pour plus d'une unité.

Comprendre les écarts entre deux bilans¶

Comparer deux de ces documents sur un même événement peut donner des montants différents. Ce n'est pas une anomalie : chacun répond à une question différente et retient donc un périmètre différent. Voici les quatre causes d'écart, par ordre d'importance.

Les tarifs hors billetterie¶

Boissons, repas, articles, prestations : ces ventes sont enregistrées comme des tarifs, mais ne correspondent pas à des billets.

• Le Bordereau de recettes les exclut entièrement. C'est cohérent avec son usage : on ne déclare pas une consommation de bar comme une recette de billetterie
• Le Bilan Spectacle les compte, mais les isole dans un tableau dédié
• Le Bilan Représentation les compte sans les distinguer. Vos boissons gonflent donc à la fois le nombre de billets et les recettes

C'est de loin la première source d'écart pour les structures qui exploitent un bar ou une restauration.

Les frais de location¶

Lorsque vous prélevez des frais de location sur vos ventes, ils constituent une recette supplémentaire, souvent à un taux de TVA différent de celui des billets.

• Le Bilan Représentation les additionne aux ventes dans une colonne « Recette totale TTC ». Il affiche donc un montant plus élevé
• Le Bordereau de recettes et le Bilan Spectacle les présentent dans un tableau séparé, sans les intégrer aux recettes

Les séances annulées¶

Une séance annulée dont les places n'ont pas encore été toutes remboursées ou reportées reste porteuse de recettes dans votre billetterie.

Le Bordereau de recettes l'écarte, et vous en avertit par un message dans le document. Les autres bilans la conservent, le Bilan Spectacle la signalant par la mention « Séance annulée ». Sur un événement comportant une séance annulée, l'écart peut donc être important.

Les billets remboursés¶

Les quatre documents raisonnent en ventes nettes : un billet remboursé disparaît de l'assiette, il n'apparaît pas en négatif.

La différence porte sur la visibilité : seul le Bilan Spectacle vous montre les annulations, dans un tableau par séance, précédé d'un avertissement rappelant que le tableau précédent ne les prenait pas en compte. Dans les trois autres documents, un billet remboursé est simplement absent — et rien ne vous l'indique.

Deux subtilités de lecture¶

Le nombre de billets du Bilan Représentation change de définition selon l'onglet. Dans l'onglet « Par séance », la colonne « Nb billets » ne compte que les billets qui consomment de la jauge ; une note sous le tableau le rappelle. Dans les onglets « Par séance et tarif », « Par tarif » et « Par contingent », la même colonne compte tous les billets. Les totaux de deux onglets du même fichier peuvent donc différer, sans erreur.

Les recettes HT sont toujours reconstituées à partir du TTC, puisque c'est le prix TTC qui est enregistré à la vente. Selon les documents, vous verrez apparaître un HT « calculé » — la déduction faite sur le total, fiscalement exacte — ou un HT « sommé », arrondi ligne à ligne puis additionné. Un écart de quelques centimes entre les deux est normal et provient uniquement du cumul des arrondis.