Les données brutes livrent une ligne par billet ou par article vendu, avec l'ensemble des informations rattachées. Aucun calcul n'est fait pour vous : c'est le document à utiliser quand aucun rapport pré-généré ne répond à votre question.

Choisir la bonne variante¶

Trois variantes existent, qui diffèrent uniquement par la date sur laquelle porte votre période. C'est le choix le plus important, et le plus souvent mal fait.

Ce que vous cherchez	La variante	Exemple
Ce qui a été vendu pendant la période, quelle que soit la date du spectacle	par date de commande	Tous les billets émis pour des commandes passées du 1er au 30 septembre, même pour une séance de décembre
Ce qui concerne les séances de la période, quelle que soit la date d'achat	par date d'événement	Tous les billets des séances de septembre, même vendus en juillet
Ce qui a été contrôlé à l'entrée pendant la période	par date de contrôle	Tous les billets scannés du 1er au 30 septembre

Les deux premières variantes contiennent vos commandes et vos réservations non confirmées. La variante par date de contrôle ne porte que sur des billets émis : une réservation n'ayant pas de billet, elle ne peut pas être scannée.

Vous pouvez restreindre l'export à un événement, et les variantes concernées à une séance. Sur une saison entière, c'est souvent nécessaire pour obtenir un fichier manipulable.

Ces exports n'existent qu'au format Excel : le nombre de colonnes rend le PDF inexploitable.

Ce que contient le fichier¶

Les colonnes se regroupent en familles. Vous n'en utiliserez jamais toutes en même temps.

• Le billet — Son état, son code-barres, son numéro de siège, sa zone, son étage, sa catégorie, le nombre de contrôles autorisés et effectués, la date du dernier contrôle
• La commande ou la réservation — Son numéro, sa date, son état, un lien direct vers votre backoffice, la note éventuelle, les moyens de paiement utilisés
• L'acheteur et le spectateur — Civilité, nom, prénom, email, adresse, code postal, ville, téléphone, pour chacun des deux séparément. Sur une vente à un groupe ou une structure, l'acheteur et le spectateur diffèrent
• L'événement et la séance — Nom, catégorie, saison ou festival, lieu et son adresse, horaire de séance, état de la séance, type de séance
• Le tarif — Nom, groupe, description, typologie de public, taux de TVA, contingent
• Les montants — Valeur faciale du tarif, montant du billet frais inclus et frais exclus, montant des frais
• L'origine de la vente — Canal, minisite concerné, numéro de caisse et compte de caisse pour une vente au guichet
• Les offres — Offre appliquée, code utilisé, code émis
• Vos champs personnalisés — Les informations de fiche client que vous avez définies, et les réponses aux formulaires de vos parcours de réservation, pour l'acheteur comme pour le spectateur

Préparer le fichier pour l'analyse dans Excel¶

1. Sélectionnez tout le tableau en cliquant sur l'angle supérieur gauche de la feuille, à l'intersection des numéros de ligne et des lettres de colonne.
2. Activez les filtres depuis la fonction de filtrage de votre tableur. Chaque en-tête de colonne devient cliquable et vous permet de restreindre l'affichage.
3. Supprimez les colonnes inutiles à votre analyse : clic droit sur la lettre de la colonne, puis Supprimer. Un fichier ramené à dix colonnes se lit infiniment mieux.
4. Insérez un tableau croisé dynamique pour croiser deux dimensions et obtenir vos totaux — un tarif par canal de vente, une ville par séance, un mois par événement.

Trois analyses courantes¶

Connaître l'origine géographique de votre public. Partez de la variante par date de commande, conservez le code postal et la ville du spectateur, et croisez-les avec l'événement. Le guide Analyser l'origine géographique de votre public à partir des données brutes détaille la manipulation.

Mesurer la fréquentation réelle d'une séance. Partez de la variante par date d'événement sur la séance concernée, et comparez le nombre de billets au nombre de contrôles effectués. L'écart vous donne les absents.

Comparer les tarifs entre deux saisons. Partez de la variante par date d'événement sur chaque saison, croisez le nom du tarif avec le canal de vente, et rapprochez les deux tableaux. C'est l'analyse que ne permet aucun rapport pré-généré, puisqu'elle porte sur deux périodes distinctes.

Deux points à connaître¶

Un billet reporté est signalé comme tel. Lorsqu'un remboursement correspond en réalité à un report sur une autre séance, l'état de la réservation indique « reporté » plutôt qu'annulé. Cela vous évite de compter un report comme une perte.