Suivre son remplissage avec la Synthèse Ventes et Réservations
La Synthèse Ventes et Réservations donne l'état du remplissage et du potentiel de recettes, séance par séance, à l'instant du téléchargement. C'est le document du point d'équipe sur les semaines à venir : il montre où vous en êtes et où il faut agir.
Télécharger le document
Depuis le menu principal, rubrique Suivi puis Documents exportables, section « Documents les plus téléchargés ». Disponible en Excel et en PDF. Vous pouvez restreindre le document à un événement particulier.
La période s'exprime en dates de séance : vous indiquez la fenêtre de représentations que vous voulez examiner, pas les dates auxquelles les billets ont été vendus.
NOTE
Pour suivre les séances du mois à venir, mettez la date du jour en date de début et la même date le mois suivant en date de fin. Depuis la liste des séances d'un événement, le document Synthèse Ventes et Réservations (futures) vous donne directement toutes les séances à venir, sans saisie de période.
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L'onglet principal présente une ligne par séance, identifiée par sa date, son lieu, son événement et son horaire. Trois familles de colonnes se succèdent.
Les recettes
Le montant déjà acquis, ventilé par canal : Guichet, En ligne, Revendeurs, et le Total. À quoi s'ajoute une colonne En attente, qui relève d'une nature différente.
La colonne « Revendeurs » regroupe tout ce qui n'est ni votre guichet ni votre minisite de billetterie : revendeurs, réseaux de distribution, billets importés. Si vous travaillez avec plusieurs partenaires, le détail partenaire par partenaire se trouve dans un document dédié : Travailler avec des revendeurs et des réseaux de distribution
Les frais de location ne sont pas comptés dans ces montants : la synthèse porte sur la recette des billets.
Les places
Les mêmes canaux, exprimés en nombre de places : Guichet (places), En ligne (places), Revendeurs (places), Total (places), ainsi que dont Exonérations — les billets délivrés à titre gratuit, invitations comprises.
La jauge et le remplissage
Jauge nominale, Surbooking le cas échéant, Places restantes, Places restantes avec surbooking et Taux de remplissage.
Le taux de remplissage se calcule sur la jauge nominale, hors surbooking. Sur la ligne de totaux, il est recalculé à partir des totaux et non moyenné : le chiffre reste donc juste même si vos séances ont des jauges très différentes.
Les réservations en attente
C'est la particularité de ce document par rapport aux autres bilans : il fait apparaître ce qui est posé mais pas encore confirmé. Une option pour un groupe scolaire, une réservation en attente de règlement, un dossier en cours de négociation occupent de la jauge sans avoir généré de recette.
Les colonnes « En attente » et « En attente (places) » les isolent. C'est ce qui permet de répondre à « combien reste-t-il vraiment à vendre » plutôt qu'à « combien ai-je vendu ».
WARNING
Le montant « En attente » est une valeur faciale, celle des tarifs posés sur la réservation. Il indique un potentiel, pas une recette : le montant définitif pourra différer si la réservation est modifiée avant confirmation, et disparaîtra si elle est abandonnée. Ne l'additionnez pas au Total sans le signaler à vos interlocuteurs.
L'onglet Détail contingents
Le second onglet reprend la même analyse en ajoutant un niveau : une ligne par séance et par contingent. Vous y retrouvez la jauge du contingent et ses places restantes.
C'est l'onglet à utiliser pour vérifier qu'un quota réservé à un partenaire, à un abonnement ou à un service interne se remplit comme prévu. Il ne comporte ni surbooking, ni taux de remplissage.
Les totaux des deux onglets ne se recoupent pas nécessairement : le premier raisonne sur la jauge de la séance, le second sur celle de chaque contingent.
Deux points à connaître
Les tarifs qui n'impactent pas la jauge comptent une recette mais zéro place. Un tarif paramétré comme n'occupant pas de siège — une boisson, un repas, une prestation associée — fait monter les colonnes de recettes sans faire bouger les colonnes de places. C'est le comportement attendu, mais il explique qu'un total de recettes puisse progresser sans que le remplissage évolue.
Un zéro s'affiche comme une case vide. Une séance sans aucune vente présente des cellules blanches, non des zéros. De même, les places restantes restent vides sur une séance dont la jauge n'est pas renseignée : sans jauge, il n'y a rien à soustraire.